Vantagens e desvantagens da Portaria 1.510 para empresas e trabalhadores

É importante esclarecer as dúvidas do mercado quanto ao novo processo para o controle do ponto dos funcionários.

Nas duas últimas décadas, a utilização de sistemas informatizados para o gerenciamento do controle de ponto dos funcionários tornou-se, paulatinamente, uma das principais necessidades dentro das empresas. O conjunto relógio eletrônico e software de ponto substituiu a função do tradicional apontador, praticamente extinta nas empresas. Na esteira de todo esse movimento de mudanças, surgiu no mercado uma infinidade de softwares, com as mais variadas funcionalidades, inclusive com rotinas algumas vezes em desacordo com a legislação trabalhista. Por essa razão, a ferramenta, que tem exatamente a finalidade de garantir a integridade dos dados referente à frequência dos trabalhadores, começou a perder a confiabilidade, inclusive prejudicando a imagem de empresas reconhecidas e idôneas nesse segmento.

Para disciplinar de maneira definitiva os equipamentos de controle de ponto dos trabalhadores, o Ministério do Trabalho e Emprego editou a Portaria nº 1.510, de 21 de agosto de 2009. Ela disciplina o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) previsto no artigo 74, parágrafo 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). De acordo com a nova norma, os fabricantes desses equipamentos são obrigados a seguir rigorosamente as especificações e também submetê-los à homologação.

A síntese das especificações é a seguinte. A partir de 21 de agosto de 2010, será obrigatório hardware denominado REP (Registrador Eletrônico de Ponto). Sua homologação deverá ser feita por Institutos devidamente credenciados pelo Ministério do Trabalho e Emprego para esse fim. O equipamento precisará ser exclusivo para a finalidade e deverá emitir um recibo impresso para cada marcação de ponto registrada. Poderá ser conectado on-line com o programa de tratamento, desde que toda marcação contida em sua memória do REP também esteja no software de tratamento de ponto. É permitida a marcação de ponto via teclado, crachá, cartão de proximidade ou biometria, desde que sejam feitas diretamente no equipamento.

Quanto Software obrigatório desde novembro de 2009, ele deve ser capaz de importar o Arquivo-Fonte de Dados - gerado pelo REP, tratar os dados (incluindo ou desconsiderando marcações) e gerenciar escalas de folgas, abonar faltas e atrasos, calcular horas-extras e atualizar banco de horas. Além disso, precisa ser capaz de gerar relatórios de Arquivo-Fonte de Dados Tratados, Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais e Espelho de Ponto.

Como todo processo novo, a portaria 1.510 implica vantagens e desvantagens. Quanto às vantagens, para o empregador haverá mais confiabilidade dos dados, uma vez que uma das especificações do REP é possuir memória protegida e lacres que impeçam o acesso interno. Além disso, os dados poderão ser utilizados como elementos comprobatórios da jornada de trabalho em eventual ação judicial. O novo equipamento também a ajuda a disciplinar a marcação do ponto e amplia a confiabilidade por parte dos funcionários, uma vez que estes terão a seu dispor o “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”. E este é um ganho importante para os trabalhadores.

Quanto às desvantagens, para o empregador haverá um custo na implantação, devido à substituição dos equipamentos. Os softwares de tratamento de ponto terão de ser atualizado para uma versão que contemple as especificações da portaria. Os relógios de ponto terão de ser substituídos fisicamente por modelos que também estejam de acordo com a nova norma. Além disso, o uso do REP é restrito por empresa. Portanto, nas organizações nas quais estão alocados fisicamente funcionários de mais de uma empresa do grupo, será necessário um equipamento para cada uma delas. A troca de bobinas de papel e os custos de impressão também representam ônus.

Para atenuar as desvantagens e potencializar as vantagens, é importante que as empresas escolham produtos de fornecedores conceituados, que, independentemente da normas do poder público, sempre primaram pela produção de equipamentos e processos respeitosos às leis trabalhistas. Também é importante que o fornecedor tenha ampla rede de serviços, visto que a manutenção do produto só poderá ser executada por profissionais credenciados pelo fabricantes.

Quanto ao equipamento, de modo específico, é importante observar o tempo de impressão e o tamanho da bobina. No caso do Software de Tratamento de Ponto, observar a funcionalidade que permite incluir e desconsiderar marcações. E, no caso dos Arquivo-Fonte de Dados Tratados, Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais e Espelho de Ponto, é crucial que estejam em conformidade com as especificações da portaria. Vale lembrar que os software de tratamento de ponto não estão sujeitos à homologação. O próprio fabricante emite um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”.

Como sugestões complementares para a melhor adequação à portaria 1.520, é importante realizar o treinamento dos funcionários para a marcação do ponto de maneira correta. Isto implica um processo eficaz de comunicação interna. Outro procedimento importante é apurar as exceções diariamente, de modo a evitar acúmulos. Finalmente, as empresas precisam estar conscientes de que os arquivos Fonte de Dados Tratados, Controle de Jornada para Efeitos Fiscais e Espelho de Ponto deverão estar disponíveis sempre que solicitados pelo auditor fiscal. Com a escolha de hardware e software adequados, bom treinamento dos funcionários e operadores do sistema, as empresas poderão adequar-se em traumas à novas normas para os equipamento se controle de ponto.

. Por: Dimas de Melo Pimenta III é vice-presidente da Dimep Sistemas de Acesso, Segurança e Ponto.