Google Apps: aproveite ao máximo

Para mostrar as facilidades com o uso do Google Apps, Bruno Dines Emer, Analista de Suporte da IPconnection, integradora de soluções em TI e Telecom, dá dicas para aproveitar os recursos do Google Apps em prol de um saudável e organizado ambiente corporativo.

[ Site:http://www.google.com/apps/intl/pt BR/business/index.html#utm_source=google&utm_medium=ha&utm_campaign=latam-pt-br-bk&utm_content=008&term=google%20apps ].

Emails: Hospede seus emails no Google Apps e veja que quando procurar por alguma mensagem específica, é possível utilizar no campo de busca, expressões que podem auxiliar em resultados muito mais próximos do desejado. Exemplo: from: utilizado para localizar mensagens enviadas por uma pessoa específica; to: utilizado para localizar mensagens enviadas para uma pessoa específica; after / before: localize mensagens enviadas antes ou depois de uma determinada data.

Filtro: Combinar as expressões também ajuda bastante. Exemplo - from: Anderson before: 2009/09/18. Esses mecanismos listarão todas as mensagens enviadas pelo Anderson antes de 18/09/2009.

Agenda e Reuniões: Utilize a agenda do Google para gerenciar salas de reunião de sua empresa. Crie uma agenda com o nome e localidade da sala e compartilhe com todos os usuários, assim todos saberão se a sala estará disponível para receber algum cliente, por exemplo.

Compartilhamento: Precisa que diversas pessoas editem o mesmo documento? Utilize os recursos de compartilhamento do Google Docs. No canto superior da tela clique em "share", será aberta uma nova aba. Selecione "Invite People" e insira os emails das pessoas que precisam ter acesso ao documento. Ao clicar em "send", o Google enviará um email com o link para acesso ao seu documento e, assim, todos conseguirão editar o mesmo documento simultaneamente de uma forma bastante simples, poupando tempo e trabalho.

Pesquisa de conteúdo: Utilize a função "Search The Web" existente nas planilhas do Google Docs (spreadsheets). Quando precisar pesquisar o conteúdo de uma das células na internet, clique com o botão direito na célula desejada e em seguida em "Search The Web". Será aberta uma nova janela de seu navegador com os resultados da pesquisa no Google.

Testes: Não deixe de acessar o Labs. Considerado um campo de testes para novos recursos experimentais, o Labs está sempre cheio de novidades. Habilitar essas facilidades torna a utilização do serviço muito mais fácil e interessante adicionando recursos como tradução de mensagens, detector de anexo esquecido, atalhos de teclado personalizados, entre outros. Lembrando que o Labs está disponível no email e na Agenda. Para acessar o Labs, clique em "configurações", na parte superior direita da tela e depois em "labs".

. Por: Bruno Dines Emer, Analista de Suporte da IPconnection, integradora de soluções em TI e Telecom. | [email protected]