Manual mostra como desenvolver e manter o cadastro de produtos sempre atualizado

Varejistas já podem fazer o download, gratuitamente, do documento que os auxilia a criar e manter o cadastro de mercadorias, considerado o “coração” do sistema de gestão.

Trabalho realizado por profissionais da indústria e do varejo apresenta as melhores práticas administrativas de criação e manutenção do cadastro . Elaborado de forma prática e didática, o manual está disponível no site da Associação ECR Brasil, que reúne dezenas de empresas do varejo, atacado e indústria.

Rupturas, estoque virtual, problemas no recebimento, impacto nas vendas, finanças e marketing. São incontáveis os problemas ocasionados por um cadastro de produtos incompleto, com erros ou com informações divergentes. Além disso, é comum o total de itens cadastrados conter o dobro da quantidade das mercadorias ativas, o que sobrecarrega os sistemas e gera erros.

É frequente também a existência de equívocos em campos onde parece ser impossível errar, como as dimensões ou o peso do item. Cada um deles gera uma série de ações de planejamento ou operação e quaisquer erros ou divergências podem ter conseqüências sérias ao longo de toda a cadeia de abastecimento.

Prevalece o entendimento entre varejistas, fabricantes, atacadistas e distribuidores da sua importância para o bom funcionamento das operações e as graves repercussões de sistemas incompletos ou trabalhados em ritmo diferente da dinâmica de introdução e exclusão de mercadoria.

Diante do enorme volume de produtos e do grande número de informações relacionadas às dezenas de milhares de itens presentes em supermercados e hipermercados, a área de cadastro pode ser considerada o “coração” do sistema de gestão. E, como nem sempre esse “órgão vital” funciona de acordo com as necessidades ou traz todas as informações indispensáveis, com total garantia de qualidade, o Grupo Cadastro de Produtos, da Associação ECR Brasil, desenvolveu um manual que apresenta um conjunto de melhores práticas na elaboração e manutenção dos registros. Colaboraram na realização do trabalho profissionais das empresas Carrefour, Colgate-Palmolive, Coop, Danone, FGV, GS1, Kraft Foods, L´Or éal, Makro, Nestlé, Procter & Gamble, Pão de Açúcar, Sadia, Supermercado São Sebastião, Tenda Atacado e 1Sync.

Dirigido a pequenos, médios ou grandes supermercados e fabricantes, o manual trata da estrutura e do funcionamento administrativo de criação e manutenção de cadastro, independentemente da base tecnológica utilizada pela empresa – desde inteiramente manual até totalmente automatizada. O documento apresenta três temas centrais: estrutura (campos obrigatórios do cadastro e conteúdo de cada um deles) transmissão dos dados pela indústria para o varejo (atualização e sincronização de catálogos) e as melhores práticas relacionadas aos processos administrativos de criação e manutenção do cadastro, do lado da indústria e do varejo. Eles são mostrados de forma bastante didática e prática, com organogramas completos de cada estrutura a ser desenvolvida, e podem ser baixados gratuitamente no site da Associação ECR Brasil [http://www.ecrbrasil.com.br/ecrbrasil/page/cadastro-de-produtos.asp].

Associação ECR BrasiL [www.ecrbrasil.com.br] - A entidade sem fins lucrativos, fundada em 1997, reúne dezenas de empresas e tem como missão difundir a Resposta Eficiente ao Consumidor (Efficient Consumer Response, em inglês), ou simplesmente ECR, sigla pela qual é conhecida no mundo inteiro.

Nascido nos Estados Unidos, na década de 1990, representa um movimento global, por meio do qual integrantes de toda a cadeia de abastecimento (varejo, atacado, distribuição e indústria), independentemente de marcas, preços ou participação de mercado, trabalham de forma integrada e colaborativa para reduzir custos excessivos, aumentar a eficiência dos negócios de cada empresa e atender às necessidades e expectativas dos consumidores.

O ECR engloba uma série de tecnologias, processos e métodos e quatro importantes estratégias lhe dão sustentação: Reposição, Sortimento, Promoção e Introdução Eficientes de Produtos.