Nota Fiscal Eletrônica de entrada é nova ferramenta para empresas automatizarem também o recebimento de notas

Ao se adequarem ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), ferramenta da Receita Federal que obriga empresas a substituir a papelada contábil e fiscal por arquivos eletrônicos, as organizações brasileiras começam a demandar novos serviços para automatizar os processos que envolvem a comercialização de seus produtos.

O que acontece é que automatizar apenas uma parte do processo pode não reduzir custos e otimizar o trabalho, como era de se esperar. Ao contrário, pode gerar tarefas duplicadas e, em alguns casos, a empresa acaba não percebendo o ganho real das mudanças.

É o caso da implantação da Nota Fiscal Eletrônica, que atinge diversos setores da economia e abrange principalmente as grandes empresas brasileiras. Considerando as novas etapas de obrigatoriedade previstas para este ano e segundo a Receita Federal, até o final de 2010 praticamente todas as empresas contribuintes de IPI e de ICMS estarão obrigados à emissão de NF-e.

Mas o que acontece quando a empresa precisa inserir em seu sistema uma nota fiscal recebida por ter adquirido algum produto ou serviço? Hoje não há automatização para esta tarefa e a entrada de notas acaba sendo feita de forma manual, digitando-se, um a um, dados como CNPJ, valor ou vencimento, que estão gravados na Nota Fiscal Eletrônica do fornecedor.

Já era hora de se pensar em uma solução que permitisse a importação automática de dados de um arquivo de nota fiscal eletrônica (chamado de XML) para o sistema das empresas (ERPs, como SAP ou Oracle). E foi isso que a Max Partner fez. Reuniu seu time de especialistas e consultores, criou a nova ferramenta e está lançando no mercado um produto que deve integrar as duas pontas deste processo.

“Nosso produto é pioneiro porque é o primeiro a realmente oferecer a automação completa dos dados. Algumas consultorias oferecem algo similar e na verdade apenas validam o XML na Sefaz e disponibilizam o arquivo em um Datacenter, mas o trabalho de dar entrada na nota fiscal continua a ser feito manualmente pela empresa”, explica Clécius Souza, Gerente de Desenvolvimento de Produtos da Max Partner.

O “pulo do gato” está na forma como o arquivo XML da nota fiscal eletrônica é tratado a partir desta nova ferramenta. O novo produto permite que os dados sejam inseridos automaticamente no sistema, mas, por questões de segurança e para preservar as normas contábeis de cada empresa, a entrada da nota deve ser confirmada eletronicamente por uma pessoa ou responsável pela área contábil, que pode também realizar eventuais ajustes e alterações que forem necessárias, via sistema.

“Para realizar este trabalho é preciso ter conhecimento das regras fiscais e contábeis, não é simplesmente importar de um sistema para outro. Optamos por manter a flexibilidade e o poder de decisão na mão dos nossos clientes. É uma questão de Governança Corporativa e Segurança da Informação”, diz Vinícius de Luca, Diretor da Max Partner.

Agilidade no processo de recebimento de notas, mitigação do risco de erro ao realizar a conciliação manual das NF-e com os respectivos pedidos de compra, otimização de todo o processo de recebimento físico e fiscal/contábil, redução de custos e aumento de margem são alguns dos benefícios apontados com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica de entrada. Segundo Vinícius de Luca, as empresas podem reduzir de 2 a 4 vezes o custo de operação do processo de recebimento das NF-e e a implantação pode ser feita em até dois meses, dependendo do volume de notas processadas e da quantidade de pessoas envolvidas.

Por enquanto, o produto, provisoriamente batizado de “NF-e de Entrada”, oferece a integração apenas com sistema SAP. Mas de Luca antecipa que sua equipe já trabalha na solução integrada ao Oracle para lançamento em breve. “Já estamos oferecendo a versão atualizada, incluindo as mudanças feitas recentemente pela Receita com a segunda geração da NF-e. Nosso produto prevê manutenção e atualizações constantes”, completa de Luca.

O lançamento da NF-e de Entrada será no dia 12 de março (próxima sexta-feira), em um evento no Hotel Tryp Nações Unidas em São Paulo, que deve reunir gestores das áreas Contábil e de Tecnologia da Informação de grandes empresas, além de especialistas do setor.

Perfil da Max Partner Consulting: é uma consultoria de gestão fiscal e tributária, especializada na implantação de soluções fiscais, provendo aos seus clientes a adequação e a conformidade com as obrigações legais, seja em âmbito federal, estadual ou municipal. A empresa conta com uma equipe de profissionais especializados, com atuação em todo o território nacional e escritórios em São Paulo, Ribeirão Preto e Recife.

Nota Fiscal Eletrônica: é um dos três pilares do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), criado em janeiro de 2007. O projeto, que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do governo federal (PAC), tem o objetivo de tornar virtual toda a escrituração fiscal e contábil das empresas. Em 2009, o Brasil superou a marca de 500 milhões de emissões de Notas Fiscais Eletrônicas, o que corresponde a quase R$ 7 trilhões para os cofres públicos.