A importância do Certificado Digital na emissão de notas fiscais eletrônicas

Uma nota fiscal eletrônica só é válida juridicamente, quando está garantida pela Assinatura Digital - processo que verifica a integridade e autoria de um arquivo eletrônico, comprovando a sua autenticidade. Ou seja, somente por meio deste tipo de assinatura, é possível provar quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado.

As Assinaturas Digitais devem constar em um Certificado Digital, uma credencial que identifica uma entidade, seja ela empresa, pessoa física, ou um site na web, que permite aos seus usuários se comunicar e efetuar transações via Internet, de forma rápida, sigilosa e com validade jurídica.

Por isso, é de extrema importância que as empresas obrigadas a emitirem notas fiscais eletronicamente e outros documentos digitais, saibam como manter o total controle deste certificado, garantindo, somente por meio de sua posse e guarda, que apenas os seus documentos serão assinados por meio do Certificado Digital e que as informações enviadas às Secretarias de Fazenda e outros órgãos do governo, não sofram nenhuma adulteração, interceptação ou outros tipos de fraude, através do uso do seu Certificado Digital por terceiros ou fraudadores.

Para que o envio desses dados seja feito de forma segura, primeiramente, o certificado digital utilizado deverá ser adquirido junto a uma das Autoridades Certificadoras credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. Só assim é possível transmitir o documento e recuperar a resposta com a autorização de uso, rejeição ou denegação da NF-e e outros documentos digitais.

O segundo passo, considerado fundamental para garantir a segurança do envio das notas fiscais eletrônicas é verificar as opções oferecidas pelas fornecedoras de soluções de NF-e em relação à proteção das informações contidas no certificado digital do cliente

A grande maioria delas não oferece modelos que mantenham o Certificado Digital internamente na empresa, seguindo apenas os padrões já existentes: Tipo A3, em que os dados são gerados, armazenados e processados em um cartão inteligente ou token, com senhas de acesso e o Tipo A1, no qual as informações são geradas e armazenadas em um computador pessoal.

Quando a fornecedora propõe a possibilidade de o certificado digital ficar na posse do cliente é muito mais vantajoso e seguro. Neste caso, apenas pessoas autorizadas, de dentro da empresa do cliente poderão ter acesso ao uso deste certificado digital. Para que isso seja viável, a empresa fornecedora da solução deve estar apta tecnologicamente com aplicativos executáveis, capazes de armazenar o certificado de forma segura, sem que ele saia da “casa” do cliente.

Acredito que o mercado de tecnologia e soluções de NF-e TI ainda tem muito a amadurecer neste sentido. Até pela obrigatoriedade de uso de NF-e ser um tema relativamente novo, muitas fornecedoras de soluções de nota fiscal eletrônica não chegaram a pensar neste nível de detalhe e não se prepararam para os problemas que poderiam surgir no pós-venda, entre eles o de manter o certificado digital na posse do cliente, manter os documentos eletrônicos armazenadis em infraestrutura segura e durante período decadencial, ou ainda, os mais básicos como garantir que documentos emitidos no modelo de emissão em contingência sejam assinados eletronicamente antes da impressão dos DANFE correspondentes e posterior envio às SEFAZ.

É preciso um investimento maciço em tecnologia e inovação para acompanhar o crescimento e as mudanças deste setor, impostas pelo mercado ou pelo governo.

. Por: Alberto Freitas, diretor geral da Signature South Consulting no Brasil | Signature South Consulting - Fundada em 2001, a Signature South Consulting é uma multinacional líder no fornecimento de soluções para troca eletrônica de documentos baseada em Assinatura Digital, como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e outros tipos de documentos tributários, sendo a única empresa presente em todos os países da América Latina em que se adota a regulamentação da Nota Fiscal Eletrônica - Chile, México, Argentina, Brasil, Costa Rica, Guatemala e Colômbia. As soluções da Signature são adaptadas aos respectivos modelos tributários e legais exigidos em cada país, além de ter características funcionais às necessidades operacionais das empresas que a implementam.