Prolink Contábil desvenda as novas regras contábeis em vigor no Brasil

A partir de janeiro de 2010, o mercado brasileiro passou a conviver com as novas regras contábeis, que promovem transparência e uma nova etapa na vida dos empresários. E esta nova convergência digital possibilita a atuação integrada do Fisco Federal com os Estaduais e Municipais, com foco nas empresas enquadradas no sistema de Lucro Real e as sujeitas a acompanhamento econômico e tributário diferenciado.

Porém, o mercado ainda precisa se adequar à implementação da NFE – Nota Fiscal Eletrônica, que segue cronograma definido em cada Estado por suas respectivas secretarias de Fazenda.

No caso de São Paulo, caso não haja prorrogação, todos os contribuintes estarão obrigados a emitir a NFE até outubro de 2010. Dessa forma, com o novo formato da nota, será possível melhorar o processo de controle fiscal, o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.

A partir do momento em que o SPED estiver totalmente implementado em todo o território nacional, o benefício será de todos, pois fará com que as empresas passem a concorrer com custo de mercadorias adquiridas e serviços tomados formados, dentro de cada tipo e/ou categoria, com a mesma incidência tributária. Isso porque todas as empresas deverão ser transparentes, sem a prática da deslealdade por meio da evasão fiscal, o que possibilitará a cada empresário demonstrar suas competências para a conquista de seu mercado.

Além disso, com o desdobramento da implementação do SPED e da maior eficácia arrecadatória por parte dos Fiscos (federal, estadual e municipal), há a expectativa de que a carga tributária se torne menor e proporcione a diminuição do Custo Brasil que, por fim, representará crescimento econômico.

Assim, a palavra de ordem para as empresas é organização, que implica em conhecimento, portanto, a primeira ação é se informar sobre as novas regras, além de melhorar os processos e controles internos para atender a todas as exigências do SPED, além de ser fundamental buscar apoio de especialistas na área para a realização deste processo.

As empresas também precisam ficar muito atentas à consistência das informações prestadas ao Fisco. Para isso, devem adotar sistemas que unifiquem todos os dados emitidos, folha de pagamento, fiscal, contábil, contas a receber e pagar, compras, movimentação de mercadorias, etc.

É muito importante verificar os processos internos, dar formação adequada aos colaboradores de tal modo que as formalidades e prazos sejam cumpridos, pois uma eventual multa por descumprimento de prazo é de R$ 5 mil.

Passos para seguir as novas regras: Conheça os principais passos para estar em dia com as novas regras: Fazer, com a ajuda de especialista, um diagnóstico, ou seja, conhecer todos os processos, avaliá-los e verificar o nível de aderência ao SPED; Identificar, entre os seus empregados, os que provavelmente se envolverão com a implementação das mudanças necessários versus os que procurarão permanecer em sua "zona de conforto". O real comprometimento de todos é indispensável; Levantados todos os processos e sistemas da empresa, verificando a aderência destes ao SPED e identificando quais facilidades ou dificuldades serão encontradas junto aos seus colaboradores é momento de se traçar um plano de ações;

Definir a estratégia para implementação do plano - Em todo planejamento é muito importante que haja o estabelecimento de um cronograma - tudo tem que ter inicio, meio e fim com prazo determinado -,lembrando que no caso de perda de prazo ao cumprimento de obrigações do SPED a multa é de R$ 5.000,00 por cada um dos períodos (mensal);

Capacitar todos os empregados - Adequação e/ou implementação de sistemas. Deve haver consistência das informações de tal sorte que não ocorram dissabores junto ao fisco. A integração dos processos por meio dos sistemas de informática é praticamente imprescindível. Assim, com a utilização de ERPs adequados, será possível minimizar erros e consequentes ônus fiscais;

Acompanhamento, por especialista, da execução do Plano de Ações e Cronograma;

Revisão e validação dos processos de coleta, geração e envio das informações.

E vale ainda destacar alguns pontos, como: . Movimentação financeira, ingressos e desembolsos, necessariamente devem ter "origem" e "destinação" certa e determinada sob pena de ter que prestar esclarecimentos que, se não forem satisfatórios, certamente provocarão dissabores;

. O SPED torna mais vulnerável o contribuinte em virtude das muitas mudanças tributárias;

. Especial atenção deve ser dada ao controle das mercadorias (estoque), pois este tem que ser individualizado e, se por ventura emitir NF-e de item que não conste da base ou em quantidade maior do que a nela existente, não haverá a validação e, conseqüentemente, não se poderá emitir a NF-e, por outra, pois para poder vender por NF-e as compras devem ser individualizadas - item a item. Ou seja, para venda tem que haver a "existência" do estoque;

. Implementado o SPED boa parte dos lançamentos serão automáticos, na compra de mercadoria por NF-e esta se integrará automaticamente aos sistemas dos fiscos e ao da própria empresa, isto tudo graças ao padrão adotado "XML".

. Por: Carlos Cuevas, sócio diretor da PLK Consulting, empresa do grupo Prolink (www.grupoprolink.com.br) que oferece consultoria personalizada e inovadora no mercado, por meio de ferramentas práticas de auxílio em gestão corporativa.