Processos para a eficiência corporativa

Não se assuste com o tema. Trata-se de um caminho capaz de permitir a qualquer empresa operar com segurança e elevado padrão de qualidade. A velocidade com que hoje ocorrem mudanças de estratégia dentro do mercado indica que as corporações devem ser cada vez mais flexíveis, leves e ágeis. Mas esse espírito de abertura a mudanças e a constante capacidade de adaptação não podem ser confundidos com superficialidade, desvio de rota ou falta de padrões de comportamento. A essas linhas mestras chamamos de processos.

Nada mais são que uma seqüência lógica de atividades capazes de “enxergar” e atender às necessidades de determinado cliente. Trata-se de um encadeamento de ações com potencial de dar às empresas um padrão de excelência, sem burocratizá-las.

Assim, cada vez mais empresas que dependem de seus canais de distribuição levam em conta a formatação dos negócios quando pensam em mudar estratégias. Resumindo: flexibilidade é importante, mas com processos bem definidos. Pode parecer ilógico que duas realidades, aparentemente antagônicas, estejam sendo analisadas em conjunto. De fato, à primeira vista, parece haver um choque entre flexibilização e formatação, mas não é essa a verdade.

Para que se entenda a formatação de uma rede de negócios como algo positivo e necessário, é importante em primeiro lugar discutir o que é a formatação.

Ao contrário do que é entendido e até praticado por muitas redes, de franquias a grandes indústrias, formatar não é escrever “o que se faz hoje e como se faz”. Isto seria um simples registro da realidade atual, com seus erros estratégicos, vícios culturais e desperdícios operacionais.

A formatação deve se iniciar por outro ponto: o desenho dos melhores processos possíveis. Durante o trabalho de redesenho, a empresa deve passar por uma verdadeira varredura do que é feito, como, onde, quando e, principalmente, por que é feita cada atividade.

Nesse momento, deve prevalecer uma verdadeira reengenharia dos processos, de acordo com o foco estratégico. Com os métodos desenhados em forma de fluxos – antes de se iniciar a elaboração dos manuais de procedimentos –, fica extremamente mais fácil a análise das possíveis melhorias que poderão ser implantadas e a própria avaliação das economias que sempre podem ser feitas em termos de estrutura de pessoal, tempo e recursos, além da melhoria de qualidade que é possível conseguir pela visão de “atender bem os clientes”.

Somente quando cada passo a ser dado estiver bem definido, ou seja, quando os fluxos ganharem desenho final, é que se deve iniciar a elaboração dos manuais. Além de se tornar um trabalho muito mais simples e rápido, a formatação estará impulsionando a implantação de todas as melhorias planejadas.

O passo seguinte é a adequação da estrutura de pessoal aos novos padrões, para que se obtenha o máximo de eficácia.

Este conceito que liga processos a formatação e esta à estratégia da empresa deve ser considerado por qualquer marca que atue em rede, não se limitando o termo em questão apenas às franquias. Um fabricante de produtos que use suas filiais ou distribuidores para fazer chegar seus produtos aos consumidores também é uma rede de negócios. Como tal, deve estar corretamente formatada para obter melhor desempenho e uniformidade de ações estratégicas, controle e gerenciamento.

Com a formatação baseada em desenho de processos, a qualquer mudança estratégica se fazem rápidas mudanças nos desenhos dos fluxos dos processos e aí, muito rapidamente, se reescrevem as novas páginas dos manuais. Tudo muito rápido e bem amarrado, garantindo os procedimentos através de um processo flexível.

* Paulo Ancona Lopez é diretor da Vecchi & Ancona, consultoria especializada em estratégia e gestão. E-mail: [email protected] | Site: www.vecchiancona.com.br