Hughes adota iBOLT para integrar workflow com SAP Business One

Resultado foi permitir uma visão precisa do que está acontecendo em cada um dos processos de negócios antes e durante a integração com os sistemas legados e o workflow.

A Hughes Network Systems, LLC (HUGHES), é fornecedora de serviços corporativos de telecomunicações e líder mundial do mercado em comunicação banda larga via satélite, com mais de 56% de participação mundial, de acordo com a consultoria inglesa COMSYS. Com sede em Germantown, no estado do Tennessee, Estados Unidos, a Hughes mantém escritórios de vendas e suporte no mundo inteiro, no Brasil a empresa oferece cobertura em território nacional sem restrições de distância ou condições de relevo.

Para garantir a gestão dos processos de negócios, a empresa identificou a necessidade de se delimitar e automatizar vários procedimentos e tarefas relacionadas aos negócios, o que significava criar e controlar as rotinas operacionais e gerenciais dentro da companhia, para que as equipes pudessem obter os melhores resultados em seus processos. O controle deveria acontecer independente se as rotinas e processos estariam ou não contemplados em aplicações legadas ou no ERP, que no caso da Hughes é o SAP Business One.

Foram relacionados, os seis principais processos que deveriam ser automatizados e controlados, de acordo com as necessidades atuais e, então, buscou-se identificar no mercado a ferramenta de TI que pudesse ser adotada para este trabalho. A solução escolhida foi o Captaris Workflow, da e-Office, que foi adquirida acompanhada da prestação de serviços de implantação e suporte.

“Quando a gente fala em processos significativos para a empresa, isto não significa que estamos lidando com alguma coisa que já esteja em algum sistema. Por exemplo, todo o processo de prospecção de clientes, negociação, montagem de projetos e apresentação de propostas, não estavam contempladas por algum sistema”, conta Luciano Sampaio, Gerente de TI da Hughes.

“Com a solução de workflow montamos os processos e proporcionamos o controle das atividades de modo planejado. Onde o processo já possuía alguma parte sendo feita em sistemas legados, por exemplo, o processo de faturamento por data de corte, os dados de tarifação são providos por um sistema interno. Hoje esta apuração continua a acontecer no sistema de tarifação e a fatura real, por sua vez, acontece no ERPEsta apuração continua a acontecer no sistema de tarifação e a fatura real, por sua vez, acontece no ERP. A única coisa que a gente não tinha controle era a integração de um sistema para o outro. Ou seja, a comunicação entre eles. Esta transação era feita manualmente, sem controle e vulnerável na consistência das informações, o risco de se digitar alguma coisa errada era muito grande”, conta Sampaio.

“Antes, o processo de faturamento tomava três dias de digitação. Hoje este tempo foi reduzido para um dia e meio, pois excluiu totalmente a digitação. Com isso, também conseguimos adicionar passos no processo - para compatibilidade de dados entre sistemas legados - e a capacidade de verificação dupla. O lado bom disso é que a gente não necessita mais fazer a conferência número a número”, exemplifica o gerente de TI da Hughes. “Este é um exemplo, e o ganho varia de acordo com cada processo em andamento, mas já conseguimos observar as vantagens obtidas com a adoção do iBOLT para este processo de integração, além de possibilitar uma visão precisa das etapas de cada execução de processo, da carga de trabalho, dimensionamento de recursos, e tempo em cada etapa”.

Sampaio explica que, mesmo que a ferramenta de workflow também possua funcionalidades de integração, o iBOLT foi utilizado porque já possui todos os conectores prontos para o SAP Business One, e foi oferecido justamente devido às suas funcionalidades prontas para uso. “O iBOLT foi adotado para esta finalidade”, ressalta Sampaio. “Principalmente no caso da Hughes, porque possuímos o SAP Business One e a ferramenta da Magic já é homologada para realizar as integrações necessárias. Com os conectores prontos do iBOLT, não é necessário solicitar ao fabricante do sistema legado, por exemplo, que seja feita a integração ou a customização de várias funcionalidades, como modelo de dados, métodos de acesso, tabelas de open tables. O iBOLT possui toda esta metodologia pronta, mapeado para SAP Business One e ainda permite uma integração com o ERP muito mais fácil”, explica.

“Ficou claro para nós o quanto é complexo se fazer algo dentro da empresa e quão interdependente é a atuação de cada célula dentro da empresa. Esta visão holística pouca gente pode ter dentro dos processos de uma organização, e a adoção das ferramentas de workflow e de integração foi fundamental para garantir um grande salto nas posturas das pessoas envolvidas nestes processos empresariais e seus ritmos”, finaliza Sampaio. | www.hughes.com.br | www.magicsoftware.com.br