Qualidade dos dados é chave para eficiência na área de suprimentos

A área de suprimentos é hoje vital para garantir a lucratividade de uma empresa. A necessidade crescente de adoção de ações estratégicas pela área de suprimentos tais como, Spend Analisys, Strategic Sourcing, Acordo de Fornecimento, Gestão por Categorias de materiais, entre outras, requer a utilização de uma base de dados saneada e padronizada, como pré-requisito para obtenção de sucesso nestas iniciativas. Infelizmente no cenário atual, constatamos que as bases de dados utilizadas são bastante incompletas, despadronizadas, o que as caracterizam como inadequadas para adoção destas iniciativas pela área de suprimentos, impedindo o foco estratégico, tão necessário para garantir as melhores condições comerciais na compra destes materiais.

Este problema acaba sendo um grande gargalo para a identificação dos principais potenciais de ganhos através de negociação de melhores condições de compras com os fornecedores. Como as descrições dos itens acabam sendo feitas de forma incompleta e despadronizada, e exclusivamente pensando em um determinado fornecedor, as alternativas de compras e as negociações de melhores condições comerciais acabam sendo limitadas. A falta de descrições completas, inequívocas e padronizadas não permite que seja feita uma cotação eficiente de determinado insumo ou produto, com diferentes fornecedores, e principalmente o estabelecimento de eficazes acordos de fornecimento.

Tendo em vista solucionar este problema, e também ter um maior controle em relação ao tratamento fiscal das compras de suprimentos, muitas empresas vêm investindo no saneamento e padronização de seus cadastros de produtos e serviços, o que é feito por meio da aplicação de Padrões de Descrição (PD).

Com a utilização de uma linguagem comum e consagrada de mercado, esse trabalho permite a elaboração de descrições completas, padronizadas e inequívocas para cada item do cadastro. Estes PD’s devem conter também as regras de formação das descrições curtas e especificações para compra, as abreviaturas que devem ser adotadas, o tratamento de acentuação e caracteres especiais, bem como, as unidades de medida do Sistema Internacional (SI), para cada família de materiais que compõe o cadastro.

A combinação entre Tecnologia da Informação e mão de obra especializada é fundamental para que a padronização seja feita com sucesso. A utilização de um software especialista, que conte com uma adequada biblioteca de PD’s, sistema de workflow, geração automática das descrições curtas e especificações para compra, além de permitir o rastreamento completo dos processos de padronização, é um diferencial que garante agilidade e eficiência no saneamento.

Para conduzir esse trabalho, integrando a tecnologia com o conhecimento humano, o projeto deve contar com uma equipe multidisciplinar - especialistas em PD’s, padronizadores, coordenadores, gestores de projetos, e analistas de tecnologia da informação, de forma a garantir o correto tratamento dos dados e a devolução dos mesmos, já padronizados, para os sistemas destino (ERP, e-Procurement, etc.).

O sucesso na implantação de projetos de padronização e saneamento de cadastros de materiais e serviços, e a conseqüente obtenção de dados padronizados, saneados e categorizados, acabam gerando um diferencial de suma importância, para que o foco de atuação da área de suprimentos seja estratégico, e não mais operacional. Este diferencial estratégico se reflete em maior lucro, e em um forte elemento de competitividade para o negócio da empresa.

. Por: Paulo Roberto Zampieri Nunes, Diretor de Serviços da Astrein, empresa especializada em soluções de apoio aos negócios e saneamento de cadastros.