Proxis reestrutura e gerencia base de dados da Symnetics

Contar com uma base de dados consistente é, atualmente, condição fundamental para se obter os resultados almejados no mundo dos negócios. Conhecer o cliente e o público alvo de forma inequívoca, além de possibilitar o estabelecimento de ações mais focadas e azeitar a estratégia de marketing, traz também outros ganhos para a empresa, como a otimização do tempo de trabalho das equipes e a redução de custos. Foi o que constatou a Symnetics, empresa de consultoria em gestão estratégica, ao contratar a Proxis, especializada na prestação de serviços de alto valor agregado, para limpar, reestruturar e gerenciar sua base de dados. Dos 30 mil registros identificados no início do processo, em março de 2007, passou-se para 26 mil registros mais consistentes em maio, e estima-se que a redução de custos decorrente, até o momento, foi da ordem de 20%.

“Contávamos com grande quantidade de informações, mas que estavam em vários formatos (arquivos em access, planilhas, etc), sem integração e dispersas em várias bases dentro da empresa. Não tínhamos idéia de qual era a relação entre os diferentes dados e se estes estavam ou não atualizados”, lembra Patrícia Pacheco, analista de Marketing da Symnetics. Para colocar, literalmente, ordem na casa, a empresa optou por contratar a Proxis. “Essa empresa nos foi altamente recomendada pela agência de marketing RDois, que integra nosso rol de fornecedores, e ao verificarmos que possuía o know how e a expertise para realizar o trabalho que necessitávamos, decidimos contratá-la”, justifica Patrícia.

Inicialmente foi feita a padronização e reestruturação de toda a base e em seguida partiu-se para uma limpeza dos dados para eliminar a duplicidade de informações. Ron Seagull, vice-presidente da Proxis, explica que também está sendo feito, de forma gradativa, o enriquecimento dos dados. “As pessoas são promovidas, ou mudam de empresa, ou de endereço, entre outras variáveis. Nosso trabalho não se limita a fazer as correções e atualizações, mas também visa a uma complementação”, ressalta Seagull. E completa: “se uma pessoa sai da empresa, por exemplo, vamos obter os dados de quem entrou no lugar dela e corrigir a informação na base de dados, e também acrescentar as informações daquela pessoa que saiu, sua nova ocupação, telefone da nova empresa, entre outras. Com isso além da base estar sempre atualizada e correta, estará também enriquecida”. Esse trabalho, segundo Seagull, será feito de forma continuada.

Na avaliação de Rubens Carvalho, diretor da RDois Serviços de Marketing, parceiro da Proxis e um dos responsáveis pelo projeto, a iniciativa tem objetivos mais amplos. “Demos o primeiro passo para a criação de uma cultura interna que seja capaz de sustentar as práticas de uma empresa costumer-oriented” salienta. Nesse sentido, foram planejadas, para a Symnetics, uma série de campanhas baseadas em informação e conhecimento para ativar ações de comunicação extremamente segmentadas de forma intensa, sistêmica e precisa. “Para isso, manter os dados organizados, confiáveis e prontamente acessíveis representa uma pré-condição necessária para se poder chegar aos níveis de sucesso exigidos nessas ações”, complementa o executivo.

Benefícios - Patrícia Pacheco destaca que uma base de dados única e mais consistente contribui para otimização dos recursos da Symnetics. “Já fizemos três campanhas com o mailing fornecido pela Proxis e pudemos constatar isso na prática. Antes muitas pessoas deixavam de receber nossas mensagens em virtude de termos o endereço errado ou desatualizado, o que se traduzia em desperdício de tempo da nossa equipe e de recursos da empresa”, justifica.

Seagull explica que a Proxis integra, no serviço de atendimento de alto valor agregado, a administração da base de dados. “Desenvolvemos e utilizamos um conceito próprio, denominado iDB - Intelligent DataBase -, com marca registrada, inclusive, que nos permite padronizar e atualizar os dados a partir de um entendimento técnico e estratégico profundos. Com isso, tornamos as bases de dados mais purificadas e funcionais para sua utilização de forma a que possam gerar os melhores resultados em termos de aumento de vendas, diminuição de custos e, conseqüentemente, trazendo maior produtividade para os clientes”, detalha o executivo.

Atualmente apenas a área de marketing da Symnetics está se beneficiando com esse projeto. Toda a base de dados foi transferida para a Proxis, que também se encarrega de fazer a filtragem das informações. “Além da consultoria, a Symnetics também realiza o Balanced Scorecard Summit, uma conferência anual sobre novas tendências em gestão da estratégia, assim como seminários e cerca de 15 cursos de capacitação, voltados para executivos de todos os níveis hierárquicos. Por isso, cada vez que fazemos uma campanha dirigida a um público específico, solicitamos à Proxis que faça a devida filtragem na base de dados e nos envie apenas a parcela dos registros que poderá se interessar pelo evento que estamos promovendo”, detalha Patrícia. Portal - O próximo passo do projeto será o desenvolvimento de um Portal para permitir que outras áreas da empresa, como a administrativa, financeira, comercial e a diretoria tenham acesso direto e compartilhem a base de dados. A Proxis já iniciou esse trabalho que deverá estar operacional a partir do final de junho deste ano. “O Portal possibilitará também a cada setor da empresa fazer a filtragem das informações para obter apenas aquilo que necessita, o que atualmente ainda está sendo feito pela equipe da Proxis apenas para a área de marketing, mediante solicitação”, finaliza Patrícia.

Proxis - Dedicada a facilitar os negócios e a atender as necessidades específicas de cada cliente, a Proxis foi projetada para oferecer um atendimento especializado e personalizado, contando com infra-estrutura moderna e uma equipe de profissionais altamente qualificados. Localizada na região do Brooklin em São Paulo – um dos bairros que mais crescem no cenário empresarial brasileiro -, a Proxis atua há cinco anos na área que classificou de boutique de telesserviços, desenvolvendo trabalhos específicos para clientes de diferentes setores, com atenção personalizada e know-how de classe mundial.

Na área de Contact Center, a empresa desenvolve campanhas tanto para regiões específicas, quanto nas que abrangem todo o Brasil. No rol de serviços prestados, incluem-se: implantação e administração de SAC (Serviço de Atendimento ao Consumidor), televendas, geração de leads/ agendamento de visitas, pesquisas, gestão de banco de dados, marketing de relacionamento, ações de fidelização/ retenção e recuperação de clientes, ações integradas de cobrança, web call center, fulfillment e help desk, entre outros.

A Proxis também possui expertise para prestação de serviços estratégicos, entre os quais se incluem trabalhos de reestruturação, higienização, padronização, operação e gerenciamento da base de dados dos clientes, empregando para isso soluções de Business Intelligence e ferramentas inovadoras, algumas das quais desenvolvidas internamente. | www.proxis.com.br.

Perfil da Symnetics - A Symnetics é uma consultoria especializada em gestão da estratégia cujo objetivo principal, desde a sua fundação, em 1989, é o de assegurar aos seus clientes ganhos substanciais de competitividade no curto e longo prazo. Customização, agilidade, qualidade e compromisso com resultados são algumas das premissas que regem a atuação da Symnetics, que busca apoiar as organizações na criação, implementação e gestão de suas estratégias.

A Symnetics trabalha com padrões mundiais, desenvolvendo cada projeto de maneira única e customizada, identificando as necessidades do cliente e trabalhando para solucionar suas dificuldades e aprimorar sua estratégia. O posicionamento da Symnetics no mercado latino-americano foi consolidado através de parcerias exclusivas, como a Balanced Scorecard Collaborative, consultoria de David Norton e Robert Kaplan, os renomados criadores do Balanced Scorecard, e a Experience Co-Creation Partnership, consultoria norte-americana dos professores da Universidade de Michigan, Venkat Ramaswamy (autor do livro O futuro da competição, escrito junto com C.K. Prahalad) e Francis Gouillart.| Site www.symnetics.com.br