Grupo Randon implanta GKO Frete e ganha acuracidade de dados

Software permite que empresas do Grupo possam verificar valores exatos cobrados nos conhecimentos de frete. Foi eliminada a conferência manual de informações e houve melhoria nos controles internos.

Com sede em Caxias do Sul, RS, e presença em países da América do Sul e do Norte, Europa, África e Ásia, o conglomerado de empresas Randon deu importante passo para ganhar eficiência em sua estrutura de transporte com auxílio do software GKO Frete, desenvolvido pela GKO Informática.

A solução veio proporcionar acuracidade aos valores cobrados nos conhecimentos de frete das transportadoras que prestam serviços ao Grupo, eliminou a conferência manual de documentos, melhorou os controles internos das notas de expedição e de recebimento de matérias-primas e produtos acabados, e possibilitou reduções com os custos dos fretes.

O processo de avaliação do GKO Frete começou há três anos. Na época, a Suspensys, empresa do Grupo que fabrica sistemas de suspensões e componentes, buscou no mercado um sistema para controlar custos de frete e monitorar o número de transportadoras atuando em suas operações. Todo o processo de conferência era feito manualmente com apoio de planilhas eletrônicas, gerando erros no registro de informações dos valores pagos às transportadoras.

O elevado número de transportadoras também implicava em menor poder de barganha na negociação, pois com a falta de um controle preciso e abrangente a empresa não conseguia visualizar quais transportadoras atuavam nas diversas regiões do território nacional.“Precisávamos de um sistema que além dos objetivos propostos permitisse a emissão de relatórios para verificação de dados”, explica Luciane Antonioli, colaboradora da área de compras da Suspensys e usuária do GKO Frete.

Observava-se a mesma situação em outras empresas do Grupo – Randon S.A Implementos e Participações; Randon Implementos para Transporte e Randon Argentina; Randon Veículos; Fras-le; Master; Jost; Castertech e Randon Consórcios. Por essa razão, a implementação do GKO Frete ocorreu de forma simultânea em todas as unidades.

A solução - A premissa para implantação do GKO Frete nas empresas do Grupo era de que o sistema apresentasse uma base de dados para negociações futuras, mantendo históricos para consultas e emitindo relatórios gerenciais para análises e negociações. Com isso, o processo de conferência seria automatizado, impondo confiabilidade às operações relacionadas ao frete.

A GKO Informática realizou rodadas de pesquisa com as empresas do Grupo Randon para identificar possíveis problemas com entrada de dados e para entender como desenhar o tratamento de informações pelo GKO Frete de acordo com as diferentes particularidades de negócios. Isso viria facilitar a integração da solução com o software corporativo (ERP, enterprise resources planning). Algumas particularidades consistiam na implantação da emissão de faturas de frete das transportadoras por todas as empresas, facilitando a conferência, e na realização de uma revisão dos cadastros de clientes (para emissão de notas) e de fornecedores (para registro de entrada de notas) existentes no ERP para evitar pagamento indevido de frete. Antes de integrar o GKO Frete ao ERP do Grupo Randon, também foram revisadas informações relativas ao peso de itens de produtos acabados e matéria-prima para que a conferência tivesse maior exatidão.

Resultados - Considerando apenas o primeiro mês de implantação do GKO Frete, a Suspensys obteve um ganho de 25 mil reais. O valor corresponde a custos com fretes que deixou de pagar indevidamente. Outro resultado positivo relatado pela empresa foi a redução do número de transportadoras em operação, possibilitando maior controle e acuracidade do valor negociado com as transportadoras. Com o tempo reduzido para liberação dos conhecimentos, houve melhor aproveitamento do tempo por parte dos conferentes, tornando o processo mais confiável com a automatização proporcionada pelo GKO Frete.

GKO Informática - Fundada em 1987, a GKO Informática se dedica ao desenvolvimento e ao apoio à implantação de soluções de base tecnológica na área de logística e especializou-se na área de gestão de fretes para embarcadores, segmento no qual atua com seu principal produto, o software de gestão de fretes GKO Frete. A empresa oferece serviços de consultoria e ministra cursos aos embarcadores sobre como contratar e administrar fretes para gerar lucros. O software GKO Frete foi eleito a Marca Líder em software TMS nos anos de 2006, 2007, 2008 e 2009 em premiação promovida pela revista IntraLogística, editada pelo Instituto IMAM. A GKO Informática foi eleita “Protagonista da Logística” pela Aslog em 2009, na comemoração do décimo aniversário da Associação que representa os profissionais de logística.

A GKO estendeu as aplicações do GKO Frete aos segmentos de serviços, varejo e portais da internet que oferecem serviços de cotação de fretes, intensificando também sua atuação junto aos operadores logísticos. A empresa oferece a modalidade de terceirização de infraestrutura (hardware e software) para seus clientes, o que permite aos clientes o acesso ao GKO Frete via internet no modelo Saas. Mais de 200 empresas implementaram a ferramenta para gerenciar seus fretes, entre elas Danone, Mabel, Melitta, Parmalat, Volkswagen, Volvo, Schulz, Chevron, BR Distribuidora, Amanco, Natura, DPaschoal, Mabe, Panasonic, GKS, Novartis, Roche, Mantecorp, Syngenta, BIC, Oi, Teka, Carrefour, WalMart, Coteminas, Record, Saraiva, O Boticário, entre outras.