Nota fiscal: eletrônica ou impressa armazenamento seguro é obrigatório

Entre os tantos serviços que não fazem parte do core business das empresas e que estão sendo terceirizados, a guarda e gestão de documentos é um dos mais expressivos. De acordo com estudos da consultoria americana Coopers&Lybrand, quando as empresas gerenciam seus próprios arquivos, os funcionários gastam entre 20% e 40% do seu tempo procurando documentos manualmente, sendo que mais de 7% de todos os documentos gerados são perdidos.

De acordo com Vicente Troiano, diretor comercial da Recall do Brasil, líder mundial no segmento de gestão de documentos, uma das principais características brasileiras é o elevado número de consultas a um mesmo documento. “Esse perfil reforça ainda mais a necessidade de preservação e acesso facilitado a informações. Nossos clientes entram no sistema da Recall, com senhas de segurança, e recebem o documento requisitado em 24 horas – até cinco vezes mais rápido quando comparado a mecanismos tradicionais de gestão interna de arquivos”, diz o executivo.

Com relação às notas fiscais, Troiano explica que, utilizando a solução Review, a Recall armazena digitalmente tanto os documentos impressos, quanto a nota fiscal eletrônica (NF-e). “Enquanto as NF-e já estão em formato digital e vão diretamente para o Review, as notas fiscais impressas são digitalizadas e também passam a integrar o ‘arquivo virtual’ da Recall. Toda informação gerada no Brasil também é armazenada nos data centers de Atlanta (Estados Unidos), Milão (Itália) e Sidney (Austrália)”.

Como funciona a NF-e - A empresa emissora de NF-e deverá gerar um arquivo eletrônico assinado digitalmente contendo informações fiscais da operação comercial, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Esse arquivo, que corresponde à nota fiscal eletrônica, será transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte. Também será transmitido para a Receita Federal e, no caso de operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação. No caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas, também seguirão para a Suframa (Superintendência da Zona Franca de Manaus). As Secretarias de Fazenda e a Receita Federal do Brasil disponibilizarão consulta, através Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.