Planilhas e seus desafios

Quem nunca utilizou uma planilha? Muitas vezes as usamos durante o trabalho, para organizar nossas funções domésticas ou para outros diversos tipos de projetos. As planilhas fazem parte do cotidiano corporativo: apenas nas empresas, 75% dos processos de informações internas são feitos com base nessa ferramenta. Nas organizações globais, 80% dos usuários confiam neste programa como parte de processos críticos de negócios. Quando nos referimos às organizações de médio porte, essa porcentagem sobe para 100%, segundo a Forrester Research.

As planilhas estão no mercado desde a década de 1980 e segundo uma estimativa da Microsoft, já são 400 milhões de usuários do Excel pelo mundo. Essa ferramenta se torna essencial para vários tipos de processo, por suas vantagens: as planilhas são fáceis de usar e de acessar, tem múltiplas funcionalidades, são flexíveis, podem ser configuradas para as necessidades do usuário e possuem elevada capacidade de cálculos complexos.

Porém, não existe um tipo de regularização para seu uso: cada usuário modifica a planilha de sua maneira. Seu desenvolvimento se dá conforme necessidade e a lógica do usuário, se tornando em uma evolução independente.

Segundo estudo da Universidade de Dartmouth, 80% dos usuários iniciam o desenvolvimento da ferramenta, sem nenhum tipo de análise prévia. Os usuários têm elevada confiança em suas planilhas: cerca de 68% utilizam “bom senso” como ferramenta. 40% também agregam alguma prática adicional. 50% das organizações não oferecem treinamento, que quando existem, são em nível básico. Menos de 10% das organizações possuem padrões e políticas específicas de ciclo de vida de planilhas.

Como então padronizar as operações e as deixá-las mais seguras? Na maioria das situações a dimensão real de riscos com planilhas é descoberta após uma ocorrência. É seguro dizer que grandes empresas já perderam milhões de dólares por falhas humanas de atualização de planilhas. As taxas de erro em planilhas são superiores a 80% em empresas globais e chegam a 100% quando tratamos de empresas de médio porte. Além da falha não intencional, planilhas críticas são propensas a um uso mal intencionado: células invisíveis, números mágicos, links, pastas e fórmulas ocultas, podem desviar milhões de uma empresa, em apenas um clique.

Além da conscientização dos envolvidos sobre a existência do risco, do planejamento de políticas de uso e da definição de uma metodologia de gestão de riscos, o controle de planilhas pode ser eficaz para minimizar o problema: por meio de um sistema que avalia riscos, se inicia um monitoramento de todas as ações realizadas na ferramenta, alertando o usuário responsável sobre mudanças realizadas e possíveis erros de atualização. Com essa tecnologia, a probabilidade de erro na ferramenta se reduz a praticamente zero, o que garante informações fidedignas e corretas á seus usuários, além de um ambiente mais seguro e confiável para a empresa.

. Por: Bruno Schmidt , presidente da InstiSys, consultoria especializada em soluções para Gestão de Riscos e Trading para instituições financeiras e corporações com elevada complexidade na gestão de recursos.