Segurança dos documentos: o "x" da questão das empresas

Armazenar, gerenciar e localizar documentos empresariais, como ficha e cadastro de funcionários, fornecedores, clientes, históricos, relatórios, contas etc., são pontos extremamente essenciais para todas as empresas que desejam ganhar agilidade e destacar-se no mercado. Independente de porte e segmento, as empresas devem manter em dia toda a documentação, pois, além do governo, todo empreendedor presta contas a todos que a empresa mantém relações. E como efetivar essa ação de maneira fácil, ágil e segura? Uma das grandes soluções que já podemos encontrar no mercado é a virtualização de documentos.

Prática comum em grandes e médias empresas, a digitalização e a inserção de documentos em ambiente virtual se transformou em uma ferramenta essencial para a segurança, organização, localização e o melhor manuseio dos documentos nas companhias. A virtualização possibilita que todos os documentos sejam arquivados de maneira extremamente confiável em servidores de alto padrão de segurança. Essa confiabilidade deve ser um dos pontos primordiais e estratégicos em todos os processos administrativos.

Com apenas um computador e um provedor para a conexão de Internet banda larga, até mesmos os pequenos empreendedores poderão acessar todos os arquivos da empresa. Esse portal deve ser de cadastro e uso exclusivo dos funcionários de alta confiança das empresas, que dispõem ainda de um login e senha determinado para o acesso.

Mesmo sabendo que a segurança é essencial para estruturar e desenvolver uma empresa, muitos empresários não realizavam os investimentos necessários. Os custos com segurança, vistos muitas vezes como gastos desnecessários, atualmente recebem uma atenção maior que a esperada, principalmente, com a ocorrência do fenômeno WikiLeaks, onde ocorreram vazamento de inúmeros documentos sigilosos do Pentágono dos Estados Unidos da América.

Esse caso marca a história mundial principalmente por dois pontos que merecem atenção tanto do governo quanto dos empresários: o primeiro é admitir que vivemos a era digital de fácil acesso a enormes quantidades de informações expostas com um simples clique na internet e o segundo são as contradições e os desafios com a segurança que existem nessa era.

Um documento selado como "secreto" pode ser suficiente na era do papel, mas não no mundo digital. É o caso de buscar as ferramentas especificas que garantam essa segurança e apostar nas novas propostas do mercado como, por exemplo, a certificação.

No exemplo da virtualização, podemos analisar também outros pontos importantes dessa ferramenta que são a ampliação da competitividade e a acessibilidade dos documentos digitais. Com os arquivos em ambiente eletrônico, mesmo em uma viagem ao outro lado do mundo, o executivo terá acesso a qualquer dado ou documento desejado. O mesmo ocorrerá com um funcionário que esteja em outra unidade da empresa.

A disponibilidade full time depende, e muito, de pontos como penetração, qualidade e velocidade de conexão. A única barreira é a adoção em massa da Internet banda larga no País. Neste ponto, podemos ficar satisfeitos já que a tendência é que a Internet de boa qualidade seja cada vez mais acessível aos cidadãos brasileiros .

Com a popularização da Internet e maior integração da população aos meios digitais, veremos, consequentemente, outras ferramentas se tornando conhecidas do grande público, como a própria virtualização. A corrida pelo desenvolvimento do país deve ser mantida da mesma maneira que vemos todas as classes da população desfrutando das mesmas condições e melhorias essenciais para o trabalho.

Para as empresas podemos levantar outras duas situações importantes: a localização e a perda de documentos. Para entender facilmente é só lembrar o famoso desespero ao procurar um documento que você não sabe onde colocou e precisará apresentá-lo no dia seguinte. Ou ainda, das varreduras e limpezas anuais de arquivos e armários de onde saem uma série de papéis que são, devida ou indevidamente, descartados no lixo. Perder um documento particular já pode se transformar em um transtorno, imagine, então, a perda de documentos de uma empresa.

Pode parecer falta de responsabilidade, mas esta é uma situação muito fácil e simples de ocorrer. O arquivamento indevido e a não organização de arquivos são comuns em grandes, médias e pequenas empresas. Tanto armazenar os arquivos em ambiente eletrônico seguro como localizá-los com uma ferramenta de busca dentro do portal são soluções práticas que podem evitar procedimentos errôneos.

A necessidade de desenvolvimento e a boa imagem do Brasil nos futuros eventos mundial exigem que as empresas, de todos os segmentos da indústria e serviços, operem em elevado grau de profissionalismo e inovação. A expansão com controle e posicionamento na atuação é o modelo de negócio almejado por todos os empresários do País. Com a resolução de tarefas básicas, podemos assim, nos preocupar com a produtividade, a competitividade e serviços específicos para cada setor.

A virtualização dos documentos é também desejável às companhias, já que além dos pontos citados ela praticamente pode impedir a pirataria e a falsificação de documentos. O modelo de comercialização pode ainda ter base em um modelo de prestação de serviços com cobrança mensal que facilita a rotina e o acompanhamento dos empresários.

. Por: Diego Torres Martins, presidente da Acesso Digital, empresa que visa a popularização da digitalização no Brasil.| Perfil-A Acesso Digital tem como missão popularizar a digitalização de documentos no Brasil. Com este foco, a empresa desenvolveu uma solução específica, que une simplicidade de uso, segurança de armazenagem e custo acessível para empresas de diferentes setores e portes.

A Acesso Digital é comandada pelo jovem empreendedor, Diego Torres Martins, presidente da companhia. Atualmente, possui clientes do segmento de private label, concessão de crédito ao consumidor, concessionárias, contabilidade, recursos humanos, marketing promocional, entre outros. |www.acessodigital.com.br.