Nota fiscal eletrônica: exigência que resulta em benefícios às empresas

A exigência da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) desde 2008 vem evoluindo. Agora, em 2011, ganha nova versão, a NF-e 2.0. O documento fiscal permite às Secretárias da Fazenda acessarem os dados no momento em que são gerados. A adoção da emissão de NF-e 2.0 é uma realidade que vai atingir todos os segmentos empresariais,mas não deve ser encarada apenas como uma obrigatoriedade por parte das empresas, e sim como oportunidade de implantar sistemas de gestão empresarial para suas atividades operacionais e gerenciais.Como conseqüência, oportunizará o aumento da qualidade e produtividade.

Na NF-e devem ser digitados todos os dados dos clientes, produtos, impostos e outros. Então, cabe aos gestores, aproveitar para não se limitar a simplesmente atender a exigência legal, instalando um programa simples que se restringe a apenas emitir a NF-e , ou que acrescente poucos recursos. Com um sistema de gestão empresarial abrangente, muito menos esforço, alem de atender a exigência legal, se obtém o controle de estoque, cadstro de clientes, situação financeira, fluxo de caixa, estatísticas de vendas, comissões de vendedores, e um conjunto de controles e informações gerados pelo sistema a partir de uma NF-e emitida pela empresa. E, além do sistema, é importantíssimo avaliar a estrutura do fornecedor, pois sem o serviço de apoio para implantação e suporte as chances de sucesso do projeto são muito pequenas.

A emissão de notas fiscais eletrônicas por parte das empresas faz com que todos tenham que respeitar as mesmas regras tributárias e fiscais, além de facilitar muito o controle por parte dos órgãos fiscalizadores. A consequência disso é o nivelamento dos parâmetros de concorrência das empresas, diminuindo muito as vantagens competitivas que algumas organizações conseguiam, em virtude de não obedecerem corretamente as normas em relação a impostos e procedimentos fiscais. Além disso, estão para ser implementados mais controles e validações de dados na NF-e e em todo o processo, como verificação da alíquota correta do imposto, de acordo com a NCM (nomenclatura comum do Mercosul, que é o código de classificação geral de mercadorias).

Outro benefício que se percebe na Nota Fiscal Eletrônica é que ela pode ser enviada aos clientes após emitida. Dessa forma, já consegue verificar quando o seu pedido foi processado e quais os produtos que efetivamente receberá, mesmo antes da mercadoria ter sido despachada pelo fornecedor. Além disso, não precisa aguardar a chegada dos produtos para processar a nota fiscal de entrada e nem guardar montanhas de papeis relativos à operação durante anos, pois as notas podem ser armazenadas em meio digital.

A maior vantagem em termos operacionais é não precisar digitar a nota fiscal para registrar a operação, pois a NF-e pode ser lida automaticamente pelo sistema de gestão da empresa, fazendo a importação da mesma de forma automática, evitando trabalho e erros. No entanto, isso é possível apenas se o sistema de gestão empresarial tiver essa funcionalidade.

Frente a todo o contexto deve ser aproveitada esta imposição legal como uma valiosa oportunidade por parte das empresas usuárias e das Empresas de Tecnologia da Informação (TI) fornecedoras de sistemas de gestão empresarial (ERP). As primeiras, têm que selecionar muito bem a ferramenta que emitirá suas NF-e para que ela seja abrangente e a partir disso possibilite o controle de toda a empresa. E as empresas de TI não devem se limitar a simplesmente atender exigências legais, têm que pensar, também, em como agregar valor aos seus clientes nas oportunidades que o cenário oferece.

. Por: Ricardo Kurtz, Administrador de Empresas e diretor da Sidicom Software