Transportadora americana já emite 95% de seus Conhecimentos de Transporte no modelo eletrônico

Dois anos após a emissão do primeiro CT-e, empresa tem economia 60% maior do que a prevista no início do projeto, que está sendo desenvolvido em parceria com o Governo Federal e a empresa Synchro Solução Fiscal Brasil.

Além da economia, sistema digital simplifica a elaboração do Conhecimento de Transporte, facilita o acompanhamento por parte da empresa e do fisco e reduz o tempo de parada nos postos fiscais para conferência de documentos.

A Transportadora Americana (TA), uma das empresas selecionadas para participar do projeto piloto do Ministério da Fazenda para implementação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), já emite 95% de seus Conhecimentos de Transporte no modelo digital. Apesar de ser obrigatório apenas no estado do Mato Grosso, o CT-e vem trazendo bons resultados para a empresa, como redução de riscos e de tempo de serviço, além de uma economia de cerca de R$ 50 mil mensais somente com eliminação de impressão e armazenagem de formulários e gastos com postagens.

A gerente de Sistemas de Informação da TA, Shirley Cristina Rosseto, explica que a transportadora optou por participar do projeto por identificar na digitalização de documentos fiscais uma tendência que pode facilitar os processos empresariais. “Atualmente cerca de 90% das notas fiscais enviadas junto com as mercadorias já vêm no formato de NF-e, e o CT-e é gerado justamente com base nos principais dados das NFs. Sendo assim, como o documento original já nasce eletrônico, apenas damos continuidade ao processo, eliminando a necessidade de digitar tudo novamente”, diz. Além disso, Shirley explica que o sistema digital também elimina o risco de encontrar dados inválidos nas notas, pois eles já são conferidos eletronicamente antes de chegarem à transportadora. “Isso diminui os fatores de risco e desburocratiza o processo”, completa.

No início de 2009, quando o sistema começou a ser utilizado pela empresa, a TA estimava uma economia de R$ 20 mil mensais, uma vez que deixaria de emitir 100 mil Conhecimentos de Transporte em papel por mês e eliminaria a necessidade de aquisição de formulários contínuos e de segurança, além de seu manuseio e arquivamento. “Porém, nossa economia cresceu na medida em que aumentamos a quantidade de emissões de Conhecimentos de Transporte, que subiu de 100 para 150 mil por mês. Além disso, também implementamos o sistema nas demais empresas do grupo e reduzimos nossas despesas com correio, pois hoje enviamos as faturas e o CT-e pela internet para os clientes. Com tudo isso nossa economia já está em R$ 50 mil mensais, o que representa 60% a mais do que o previsto inicialmente”, explica Shirley.

A implementação do sistema- A Transportadora Americana participa do projeto piloto desde 2006 e, em março do ano passado, emitiu os primeiros CT-e’s do Brasil, registrados no Rio Grande do Sul. Para implementar o sistema, a TA firmou uma parceria com a empresa Synchro Solução Fiscal Brasil, que desenvolveu o software DF-e Manager. Com isso, ao longo do primeiro ano de utilização do modelo eletrônico a TA emitiu um milhão de conhecimentos, consolidando-se como a maior emissora do país.

Shirley explica que, apesar de sua complexidade, o processo de elaboração e validação do CT-e é bastante rápido. “O CT-e nasce no nosso TMS (Transportation Management System), onde é gerado um arquivo XML com os dados do conhecimento. Este arquivo é enviado para o software fiscal da Synchro, que gera lotes e os valida junto à Secretaria da Fazenda, obtendo a autorização para a impressão dos DACTEs (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) e para o início do transporte. Todo este processo leva menos de cinco segundos”, afirma.

Além de rápido, o sistema eletrônico permitiu que a TA substituísse a impressão de, no mínimo, cinco vias de formulário para cada encomenda transportada, por apenas uma página de papel sulfite. “Nós fomos os primeiros a realizar a impressão de CTRCs (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) em formulários de segurança em impressoras a laser. Fizemos isto por meio de um regime especial concedido pela SEFAZ-SP e percebemos muitas vantagens no processo, como a redução de papel e um maior controle sobre o processo. Hoje, com o CT-e, no caso do extravio do DACTE, por exemplo, não precisamos refazer todo o procedimento, basta reimprimir uma cópia”, diz.

Para minimizar o impacto da implementação sobre os usuários, a TA, com base no suporte oferecido pela Synchro, desenvolveu estratégias para garantir que a interface para emissão do Conhecimento de Transporte continuasse a mesma, além de investir em políticas informativas. “A Synchro amparou nossa estratégia de não interferir no processo habitual da empresa, de modo que o software não alterou em nada a rotina de nossos funcionários. Enquanto isso, trabalhamos junto aos clientes para avisá-los com antecedência sobre as mudanças, afinal, eles deixaram de receber um formulário controlado e, no lugar, passaram a receber um papel simples, diz.

A TA registrou um faturamento de R$ 175 mil em 2009 (R$ 210 milhões em 2010) e foi a primeira a emitir o CT-e em São Paulo, Rio de Janeiro, Espírito Santo, Santa Catarina, e a segunda em Minas Gerais e no Rio Grande do Sul. Desde março de 2009 já foram emitidos mais de dois milhões e meio de CT-es, que hoje contabilizam cerca de 95% dos mais de 150 mil Conhecimentos de Transporte mensais emitidos pela empresa. A emissão de CT-e já foi adotada por todas as empresas do grupo, sendo a TA, a TA Express, a TA Logística e a Wind Express.

Perfil da Synchro Solução Fiscal Brasil – Com mais de 18 anos de experiência em soluções tributárias e fiscais, a Synchro tem sua trajetória marcada pelo pioneirismo e constante investimento em evolução tecnológica. Possui em seu portfólio produtos de inteligência tributária e uma família de módulos que atendem ao projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), como o SPED Audit, SPED Fiscal, SPED Contábil, NFe (nota fiscal eletrônica) e CT-e (conhecimento de transporte eletrônico). A empresa atende a mais de 350 clientes, 14 mil usuários e 44 mil estabelecimentos dos mais diversos segmentos de negócios, graças ao alto grau de aderência de seu portfólio à legislação brasileira. Com operações em São Paulo, Rio de Janeiro, Curitiba e Recife, além de canais de negócios que implementam as soluções em todo o Brasil, a Synchro possui um centro de desenvolvimento em Campinas e conta atualmente com mais de 230 colaboradores. Suas soluções são integradas aos principais ERPs do mercado, como Oracle, Infor, SAP, entre outros. Em 2009, a Synchro registrou um crescimento de mais de 40%.