Low Cost oferece ferramenta que gerencia o tempo gasto na produção de documentos.

Gastos desnecessários podem ser eliminados gerando grandes economias.

A Low Cost, multinacional paulistana líder em outsourcing de impressão, inova mais uma vez com uma ferramenta que gerencia o tempo gasto na produção de documentos.

Através dela é possível saber quanto tempo é gasto com cada documento e, portanto é possível corrigir, controlar e medir problemas relacionados á baixa produtividade documental.

Poucas empresas conseguem ter esse controle de quanto tempo de sua mão de obra é consumida com produção de documentos. E uma nova geração de ferramentas para gestão dá aos clientes da Low Cost esta capacidade, permitindo inventariar documentos e monitorar o que acontece com eles dentro de um sistema fechado de compartilhamento.

É interessante ressaltar que até pouco tempo atrás, o conceito de inventário documental era focado em documentos físicos e na maioria das vezes no passivo documental. Mas esquecia que os documentos ativos e digitais, produzidos diariamente numa empresa, também precisam ser controlados, pois sem controle, não há produtividade.

A partir do processo de inventariamento de documentos ativos, pode-se trabalhar variáveis interessantes como: . O funcionário X produz N documentos mensalmente. |. Tais documentos tomam 60% do tempo dele (hipoteticamente falando). |. Porém somente um desses documentos consome 40% deste tempo. |. O motivo disso é que se trata de um relatório diário. |. O custo mensal total deste funcionário é de R$ 10.000,00. |. O custo de gerar o documento diariamente é de R$ 4.000,00 ao mês. |.Se o documento passar a ser gerado semanalmente, o impacto na operação não é significativo, e será possível economizar R$ 3.200,00 ao mês. A avaliação do impacto da redução de freqüência para a produção do documento em questão é fornecida com base em parâmetros fornecidos pela própria ferramenta da Low Cost.

. Por outro lado, o tempo extra que este funcionário terá vai permitir que ele desempenhe atividades extras que irão economizar mais R$ 2.000,00 ao mês (hipoteticamente falando).

“Mas por que o próprio funcionário não expôs o problema do tempo excessivo que gastava com aquele documento? Porque ele era cobrado por isso, e então a produção daquele relatório tinha acabado por se tornar um fim, esquecendo-se que na verdade era apenas um meio de gestão.” – comenta Francis Safi – da Low Cost.

Graças à medição e controle, esta empresa hipotética conseguiu economizar quase R$ 50 mil por ano, apenas com um único documento.

Isto hoje em dia, já não é mais hipótese. A Low Cost já começa a desenvolver seus primeiros casos de aplicação deste conceito tão simples e óbvio, mas também tão novo e impactante. [www.smartlowcost.com].