Cadê minha nota?

Desde 2006, com a obrigatoriedade imposta pelo Governo em relação à Nota Fiscal Eletrônica, houve uma corrida frenética das empresas para se adequar às exigências. A adaptação às novas normas impactou bastante a estrutura das empresas, que tiveram de iniciar uma série de investimentos em TI, tais como revisões nos sistemas de faturamento, investimentos em hardwares e softwares, entre outras tecnologias.

Empresas e fornecedores de tecnologia suaram a camisa para implementar os sistemas de emissão e recepção de Nota Fiscal Eletrônica. Hoje, a maioria das empresas já emite e recebe os documentos em arquivos de formato XML. O volume de arquivos transacionados e armazenados tem sido bastante significativo e tudo indica que ele só aumentará com o tempo.

Naquele momento, a preocupação maior era contar com uma solução que possibilitasse o envio e o recebimento dos documentos de forma eletrônica. Devido a essa prioridade, as empresas não se preocuparam em como iam armazenar corretamente as NF-es, para poder localizá-las com facilidade, quando fosse preciso.

Por determinação legal, as notas devem ser validadas e armazenadas pelo receptor. Porém, ainda existe muita confusão sobre o que deve ser armazenado e como armazenar. As empresas são obrigadas a manter arquivados os arquivos XML durante o ano da emissão e mais cinco anos. Estas NF-es só têm validade em formato eletrônico, sendo a DANFE a versão impressa da nota para o transporte da mercadoria.

Arquivar a nota não é a única obrigação do receptor. Validá-la junto à Secretaria de Fazenda também faz parte de suas atribuições. Além disso, até o início de 2012, esta nota pode ser cancelada em até sete dias, o que cria a necessidade de validá-la novamente ao final deste prazo.

Após todas estas obrigações atendidas, ainda persiste um desafio: Como localizar e disponibilizar esta nota de maneira simples e segura para os diferentes tipos de uso que um documento desta natureza pode ter.

A nota fiscal pode ser necessária para diferentes usuários, tanto internos, quanto externos à empresa. Por exemplo, numa situação em que um contador pode precisar visualizar ou mesmo ter acesso ao arquivo XML de uma NF-e, isso pode gerar um enorme fluxo de trabalho para localizar e enviar esta nota.

Outra demanda, pode se dar internamente na empresa, quando departamentos específicos têm a necessidade de acessar informações do documento, de maneira pontual. Novamente, o mesmo problema - localizar e enviar a nota para este usuário demandará que um funcionário interrompa suas atividades para realizar uma complexa busca.

O ideal é que estas informações estejam disponíveis, para que, de forma segura e rastreável, as pessoas possam acessar ou ter visibilidade deste documento com simplicidade, segurança e agilidade. As empresas precisam criar uma classificação dos seus documentos fiscais eletrônicos, dentro de um ambiente da alta-disponibilidade, que cumpra com os níveis segurança mais exigentes do mercado.

Portanto, para que as empresas criem um processo realmente eficaz e é fundamental verificar onde e como as Notas Fiscais Eletrônicas estão sendo arquivadas e se ao receber estes documentos, os responsáveis estão efetuando as verificações e as validações necessárias.

. Por: Lauro Parente é executivo de marketing da CCDE. | CCDE - Criada a partir da união de profissionais com ampla experiência nas áreas de tecnologia da informação e processos de negócios, a CCDE é a primeira empresa do Brasil especializada na convergência e difusão dos documentos fiscais eletrônicos. Oferecendo uma plataforma de serviços voltados à gestão do ciclo de vida dos documentos fiscais eletrônicos – como distribuição, armazenamento, consulta, recuperação, arquivamento e descarte –, a CCDE (Central de Custódia de Documentos Eletrônicos) tem como objetivo atender esta demanda, que, começa agora a ser totalmente percebida por grande parte das empresas, tanto em sua criticidade, quanto no potencial de geração de custos para as empresas.