Soluções de gestão: fatores que influenciam o sucesso da implantação

Na grande maioria dos casos, a implantação de um sistema integrado de gestão empresarial, ou ERP, costuma ser um grande desafio para as empresas. Seu sucesso depende diretamente da dedicação, organização, e envolvimento dos usuários e gestores, da aderência do sistema aos requisitos do cliente e também da metodologia utilizada pelo fornecedor da solução, em todo o processo. Sem a união desses fatores, mesmo projetos simples podem se complicar e não ter data para acabar.

Mas, sob a ótica do cliente, qual a expectativa para considerar um sistema implantado? Do ponto de vista do usuário, o sistema está implantado quando a equipe da empresa já está fazendo uso dele nas operações e processos desejados. Por exemplo, está faturando pelo sistema, pagando, recebendo, extraindo informações gerenciais, etc.

Para chegar a este ponto, algumas etapas precisam estar concluídas: o escopo deve estar bem definido, ou seja, os processos e as funcionalidades a serem atendidas devem estar claros; o sistema deve ser instalado (ou disponibilizado o acesso em caso de Data Center – SaaS), parametrizado e configurado de acordo com as particularidades e necessidades dos processos; os cadastros como os de clientes, fornecedores, produtos, regras fiscais, alíquotas, precificação, custos, etc., devem estar prontos; os usuários devem ser treinados e fazer uso do sistema lançando as movimentações.

Existem metodologias para direcionar e monitorar este processo de implantação, que são bastante úteis, pois, desmembram e detalham cada etapa necessária. Elas são fundamentais para gerenciar o processo e para construir uma implantação de sucesso.

A implantação de um ERP é um trabalho feito a “quatro mãos”, ou seja, envolve compromissos e responsabilidades tanto do fornecedor, quanto do cliente. Podemos comparar esta situação com a de um curso superior: uma faculdade tem o dever de prover bons professores, materiais, salas, recursos didáticos e metodologia de ensino, enquanto o aluno tem que freqüentar as aulas, estudar, aprender e colocar o conhecimento em prática.

Podemos fazer a melhor faculdade do País, mas os resultados vão variar de pessoa a pessoa em função da participação do aluno no processo, e de vários outros fatores, como maturidade, competência, aptidão, empenho, etc. Da mesma forma, a implantação de um ERP deverá ter resultados diferentes em cada empresa.

Isso acontece pelo fato de a implantação de um ERP ser uma ação estratégica para o negócio. Podemos perceber a diferença mais claramente quando terceirizamos outro tipo de serviço como, por exemplo, o de limpeza. A responsabilidade do contratante pode ser simplesmente a de pagar e de dar o acesso às suas instalações ao fornecedor, enquanto este terá que assegurar o local limpo.

Devemos ter consciência de que o ERP é um meio para melhorar a gestão da empresa. Ele, por si só, não é suficiente, é necessário também revisar os processos com base nas melhores práticas do mercado, aplicar efetivamente os conceitos da administração para que a evolução e o sucesso sejam continuamente atingidos.

Cientes disso, uma vez que a escolha do ERP tenha sido criteriosa, atendendo o escopo, necessidades e realidades da empresa, associado a um fornecedor que agregue os serviços necessários e a equipe do cliente assuma as responsabilidades que lhe compete para realizar as transformações necessárias dentro da empresa, então certamente teremos deste conjunto uma solução de gestão.

. Por: Fabio Túlio, diretor da Jiva Gestão de Negócios especializada em soluções de gestão para pequenas empresas.