Abordagem estratégica da Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um avanço irreversível. Por enquanto voluntária, como aconteceu com a Eurofarma, que está economizando R$ 300 mil/ano com a eliminação de papel, mas paulatinamente compulsória, como será a partir de abril de 2008 para combustíveis e cigarros. Sua implantação demanda investimentos, de R$ 300 mil a 3 milhões, na integração com o fisco, certificação digital e interligação com sistemas internos, como faturamento, escrituração fiscal e contabilidade.

Os valores também refletem o “learning curve” dos envolvidos, como secretarias de Fazenda, empresas emissoras e provedores de solução, e tempo para adaptar a solução. As novas empresas que aderirem, porém, terão menos dificuldades, pois aproveitarão a experiência das pioneiras. A boa notícia é que já existem soluções mais baratas, chegando até a 10% daqueles montantes, acessíveis às pequenas e médias empresas. Assim, é importante um olhar mais abrangente e estratégico sobre a questão, de modo a utilizar a NF-e não só para a melhoria do controle financeiro, fiscal e tributário, mas também como oportunidade de melhorar a interação entre empresas, principalmente nos controles comerciais e logísticos. As secretarias de Fazenda estão dando oportunidades nesse sentido.

A NF-e é o modelo nacional eletrônico que substituirá gradativamente a emissão do documento fiscal em papel, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo fisco. Refere-se a operações e prestações tributadas pelo ICMS e pelo IPI. Facilitará o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias federal, estadual e municipal.

É simples entender o funcionamento: a empresa emite um arquivo eletrônico, que contém informações fiscais da operação comercial. O arquivo será transmitido à Secretaria da Fazenda, que fará pré-validação e devolverá um protocolo, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria. As secretarias de Fazenda e a Receita Federal disponibilizarão consulta da NF-e aos que tiverem a chave de acesso do documento eletrônico.

Para a maioria das empresas, a adoção é voluntária. Portanto, é importante entender os benefícios no relacionamento b2b e na redução de custos operacionais e logísticos, como economia com impressão, espaço físico de armazenamento, eliminação de erros de digitação e diminuição de equívocos de escrituração. Quem sair na frente terá vantagens, estando com tudo pronto e operando com eficácia quando o sistema for compulsório para todos, o que será inevitável.

A GS1 Brasil (Associação Brasileira de Automação), entidade sem fins lucrativos que representa mais de 50 mil empresas usuárias de padrões de código de barras e comércio eletrônico, dá suporte à implantação da NF-e, através de grupos de trabalhos, assessoria técnica, seminários e cursos realizados em sua sede em São Paulo. É a facilitadora no Grupo de Trabalho e-Commerce NF-e, que já realizou diversas reuniões para alcançar o objetivo de harmonizar a NF-e para atender as relações b2b, independentemente do setor, porte ou característica da empresa.

. Por: Ana Paula Maniero, assessora de Soluções de Negócios da GS1 Brasil.