Gestão do conhecimento com SharePoint 2010

Um dos assuntos mais falados nos últimos anos foi o lançamento da versão 2010 do Microsoft SharePoint. Uma atualização bastante expressiva nas funcionalidades da versão anterior, a 2007, que trouxe uma gama de possibilidades para a implementação de projetos de vários tipos. Entre eles, a gestão do conhecimento.

Entende-se por gestão do conhecimento a capacidade de estruturar o conhecimento tácito, aquele que está presente em cada pessoa, e que não se pode aprender por si só. O processo de transferência do conhecimento – que é único para cada pessoa ou um grupo delas, em algo explícito e que possa ser disseminado – exige a utilização de ferramentas e técnicas que influenciem e facilitem aos detentores do conhecimento a, por si só, descrever e compartilhar essa informação.

Conhecido amplamente como uma ferramenta de portal, que é o seu foco, o SharePoint 2010 traz avanços nas funcionalidades de document management e records management, mas principalmente a inserção de mecanismos de colaboração, como redes sociais, blogs, fóruns, e integração maciça com as ferramentas Office.

Um dos componentes do SharePoint 2010, o User Profile Service, habilita a criação sob demanda dos perfis de usuário, que são páginas pessoais onde o usuário pode armazenar e distribuir informações em documentos e listas. Inclui também a funcionalidade de tagging, que habilita a folksonomia (maneira de indexar informações por meio de tags). Com isso, cada usuário pode rotular todos os conteúdos disponíveis no SharePoint para organização pessoal ou contribuir para a base de conhecimentos. O tagging do SharePoint está atrelado à estrutura de taxonomia, chamada na plataforma de Managed Metadata Service.

Cada página pessoal pode conter bibliotecas de documentos, blogs, fóruns e compartilhar todas as atividades do perfil no SharePoint. Ainda é possível criar um descritivo do usuário, a fim de divulgar suas áreas de conhecimento, especialidades e times de trabalho, para integrar pessoas e facilitar a localização dos especialistas na organização. A utilização de espaços de trabalho, implementação de wikis e centrais de publicação completam a gama de funcionalidades que permitem a instalação de uma base de conhecimentos bastante ativa e expressiva.

Aquelas áreas que o SharePoint não cobre nativamente podem ser implementadas no portal por meio de desenvolvimento, ou ainda integradas à plataforma de algum sistema externo, como e-learnings, bases legadas, bibliotecas eletrônicas etc. Dessa maneira, ainda que tudo não esteja gerenciado pelo SharePoint, a integração e as funcionalidades de busca avançadas presentes nessa versão criam uma porta única para a corporação, que facilita o acesso e a distribuição de conhecimento.

O maior diferencial da solução SharePoint está na facilidade de implementação. Custos com licenciamento, desenvolvimento, capacitação e treinamento são bastante reduzidos, uma vez que tudo está integrado a ferramentas amplamente utilizadas, e ainda a experiência do usuário na versão 2010 espelha toda a família Office.

. Por: Daniel Dias Pinto, com 12 anos de experiência em gestão da informação, é bacharel em Sistemas de Informação, pós-graduado em gestão da informação e do conhecimento, e colaborador da Cast, empresa 100% brasileira de tecnologia.