Cuidados necessários para um bom encerramento das demonstrações financeiras de 2011

Aproxima-se o final do ano e os departamentos de contabilidade das empresas se preparam para o encerramento do exercício social em 31 de dezembro. Nesse momento diversos processos administrativos e financeiros se afunilam, pois ao mesmo tempo em que os gestores precisam se preocupar com o fechamento do ano é preciso também planejar o 2012. Nesse sentido alguns cuidados são necessários para que se tenha um desfecho tranqüilo evitando turbulências de última hora.

As organizações constituídas no formato de sociedades anônimas (s/a) e as limitadas de grande porte (receita bruta anual acima de R$ 300 milhões ou ativo superior a R$ 240 milhões) precisam publicar suas demonstrações até o final do mês de abril do ano subseqüente, no entanto, quanto mais rápido o fizer, maior transparência estará passando para o mercado, evitando especulações. Isso contribui muito para as decisões de investidores e credores, principalmente, para as empresas listadas em bolsa.

As demonstrações de publicação obrigatórias são: Balanço Patrimonial (BP), Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), Demonstração do Valor Adicionado (DVA) e Demonstração de Mutação do Patrimônio Líquido (DMPL) acompanhados de mais três relatórios: Notas Explicativas, Relatório da Administração e Parecer dos Auditores Independentes.

Os principais cuidados com o Balanço Patrimonial são: a conciliação das contas, principalmente os saldos de Bancos, Aplicações Financeiras, Empréstimos e Financiamentos, Contas a Receber de Clientes e Contas a Pagar a Fornecedores, esse procedimento deve ocorrer no dia-a-dia, pois se acumular para o final do ano, certamente o desgaste para acertar os erros será enorme e tomará muito tempo da equipe de contabilidade. A depreciação é outro aspecto que merece especial atenção. Para isso, é necessário um perfeito controle do Ativo Imobilizado (bens de capital) tanto no aspecto de localização física, como na sua valoração, pois a Lei 11.638/07 exige que se faça periodicamente uma análise do valor justo dos bens e da previsão de recuperação dos valores empregados (impairrment), conforme determina o Pronunciamento Técnico CPC 01. Esse procedimento também é necessário para o Ativo Intangível. Outro aspecto importante é a definição sobre a destinação dos lucros, isso pode impactar as decisões dos investidores, pois quanto maior a distribuição de dividendos, maior será o interesse dos detentores do capital.

Quanto a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) a principal preocupação deve ser com a correta aplicação do Princípio de Competência, que determina que as receitas, os custos e as despesas devem ser registrados no período em que ocorrem, independentemente do recebimento ou do pagamento, ou seja, a contabilização deve ser feita em função do fato gerador e não do efeito financeiro. Portanto, é preciso assegurar que todas as receitas, custos e despesas que se referem ao exercício de 2011 estejam registrados até 31 de dezembro e que não haja elementos de 2012 antecipados no resultado de 2011, por exemplo, supondo que em dezembro a receba um sinal por um serviço que será prestado em janeiro do próximo ano, ao receber deverá ser contabilizado como “Adiantamento de Clientes” (conta do Passivo no Balanço) e não como “Receita de Serviços”, uma vez que o serviço ainda não fora prestado.

As demais demonstrações: Fluxo de Caixa (DFC), Valor Adicionado (DVA) e Mutação do Patrimônio Líquido (DMPL) são elaborados a partir do Balanço e da Demonstração do Resultado, portanto, essas duas bem elaboradas darão subsídios para as demais.

Em relação aos relatórios, deve se ter muita acerácea na preparação das notas explicativas que devem ser claras, objetivas e que realmente expliquem aquilo que os números por si só não são capazes de fazer. Como exemplo, deve-se mencionar as principais práticas contábeis adotadas na elaboração das demonstrações, as taxas de juros dos empréstimos e financiamentos, as taxas de depreciação, a quantidade de ações preferenciais e ordinárias e o percentual mínimo de dividendos a serem distribuídos. Para maiores detalhes recomenda-se a verificação do § 4º do art. 176 da Lei 6.404/76 e do CPC-26.

Quanto ao trabalho dos auditores independentes o ideal é que seja realizado ao longo do ano, pelo menos, no encerramento de cada trimestre, evitando assim, acumulo de trabalho no início do ano. Caso as empresas não tenham iniciado é melhor que já comece nesses últimos dois meses auditando os três primeiros trimestres, ficando apenas o último para ser auditado.

Lembre-se que demonstrações contábeis bem elaboradas e transparentes, geram segurança para o mercado, melhorando o relacionamento com credores e investidores, aumentando, inclusive, o valor de mercado da empresa.

.Por: Itamar Miranda Machado, Coordenador do curso de Ciências Contábeis do Ibmec/MG.