Os benefícios dos Centros de Serviços Compartilhados

Direcionado a empresas de grande porte, a TOTVS oferece serviço de Consultoria para a avaliação de viabilidade, modelagem e implantação de unidades centralizadas de prestação de serviços.

São Paulo– Criado nos Estados Unidos, na década de 80, o conceito de Centro de Serviço Compartilhado (CSC) vem ganhando força no Brasil, nos últimos anos. Atualmente, são mais de 100 Centros de Serviços Compartilhados existentes no país. O CSC é uma alternativa para que empresas de grande porte possam centralizar suas diversas tarefas administrativas em um mesmo espaço físico, utilizando uma única infraestrutura.

O objetivo, inicialmente, é reduzir custos e dar mais agilidade a serviços que não fazem parte da atividade foco da empresa, como financeiro, contabilidade, suprimentos, folha de pagamento, TI, jurídico e administração geral. Com essa opção, as empresas podem reorganizar e padronizar seus processos que, em muitos casos, estão fragmentados por serem executados em departamentos ou unidades diferentes. Com isso, atualmente o CSC tem desempenhado um papel estratégico como plataforma de crescimento em empresas de rápida expansão, em especial para grupos que participam de fusões e aquisições. A estrutura padronizada de alta performance permite rápida integração entre as empresas com profundo aproveitamento das sinergias administrativas.

A TOTVS, por meio da sua área de Consultoria, oferece em sua carteira de serviços o CSC de duas formas: com consultoria para que a empresa interessada crie internamente um centro de operações administrativas ou diagnosticando oportunidades de melhoria para que as empresas que já possuem CSC possam evoluir sua maturidade. Para as empresas que optem por criar um CSC dentro da própria infraestrutura e não estão seguras quanto a sua viabilidade, a TOTVS consegue estimar, em até dois dias, a viabilidade ou não da implantação.

Para isso, é realizado um diagnóstico rápido, que analisa diversas variáveis como o número necessário de pessoas para operação, a maturidade dos processos, os sistemas atuais, as atividades que podem ser terceirizadas, a disponibilidade do espaço físico e localidade, o número de empresas (matriz e filiais) envolvidas, entre outros tópicos. Esses dados são inseridos em um modelo econômico, chamado NPV@aGlance, que simula as diversas opções de implantação. O resultado é um relatório que esclarece as condições necessárias para uma eventual viabilidade do CSC na empresa.

Escolhida a melhor forma de como adotar um CSC, a empresa passa a focar seus esforços em sua atividade fim e deixa ao CSC as demais atividades operacionais. Com isso, os benefícios são muitos. O fato de centralizar os processos gera um ganho alto de escala, afinal, as atividades passam a ser padronizadas aumentando a eficiência e diminuindo a ociosidade e a dispersão de processos.

Outra vantagem da implantação de um CSC é o redesenho de processos e sistemas, com o uso de scripts e workflows. Essa adoção de melhores práticas gera ganho de produtividade e redução da interferência em atividades de produção continua. Os ganhos se estendem também ao pessoal, com menor proporção de cargos gerenciais, custos mais atrativos e vantagem fiscal.

ALL alcança excelência em CSC com a TOTVS -A América Latina Logística (ALL), maior operadora logística da América Latina, contou com os serviços da TOTVS quando optou por centralizar seus processos de Gente (RH), Compras, Controladoria, Receita e Tesouraria. A partir de um benchmark, a ALL escolheu a Consultoria da TOTVS para fazer a implantação de sua estratégia de gestão empresarial integrada.

Todo o trabalho de consultoria iniciou-se em 2007, com um planejamento que definiu o lugar para centralizar suas atividades administrativas. Nele, ficaram centralizadas atividades essenciais para o suporte ao negócio. A consultoria especializada na migração de processo de áreas descentralizadas para um CSC foi o ponto chave para a redefinição dos processos, sem que fosse necessário que os executivos envolvidos parassem suas atividades do dia-a-dia. Para isso, os profissionais de consultoria da TOTVS acompanharam todo o processo, até o Centro entrar em plena operação.

O sucesso da integração dos primeiros processos ao CSC levou a ALL a aumentar o escopo do projeto, incluindo nele serviços que envolvem atividades ligadas diretamente ao negócio principal da empresa – logística.

Hoje, o Centro é responsável pelos processos de Gente (RH), Contas a Pagar, Contas a Receber, BackOficce de suprimentos, Central de Lançamento de Notas, Controladoria (custos, orçamento, contabilidade e fiscal), e apoio à área de Tecnologia de Informação, além dos BackOffices do Planejamento e Controle de Produção, Via Permanente e Mecânica.

Desde o início em 2008 até hoje, o CSC da ALL cresceu 50% e a companhia foi premiada na categoria “Best New” do Congresso IQPCShared Services Brasil como Melhor Centro de Serviços Compartilhados do país, . Isso com menos de três anos de operação.

A ALL foi fundada em 1997 e, hoje, atende seis Estados brasileiros (Paraná, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Mato Grosso do Sul, Mato Grosso e São Paulo), por meio de mais de 21 mil km de linhas férreas. Sua frota é composta por 1.060 locomotivas e 31 mil vagões de 17 tipos, para transportar os mais variados tipos de carga. São 10 unidades de produção e sete de negócios, espalhadas pelo Brasil.

Denis Del Bianco, diretor de Consultoria da TOTVS, sobre os Centros de Serviços Compartilhados declara: “A TOTVS possui em sua equipe mais de 50 consultores aptos a fazer o melhor diagnóstico paras as empresas que queiram implantar um Centro de Serviço Compartilhado. Além disso, mantemos um grupo de estudo sobre o tema, que se reúne frequentemente, para discutir as melhores práticas em centralizar ou não as atividades transacionais ou não transacionais de uma empresa. Na Europa e Estados Unidos, das 500 maiores empresas, 95% delas possuem um CSC. No Brasil, temos aproximadamente 100, tendo potencial para mais de mil centros”, destaca o diretor.

TOTVS-Líder absoluta no Brasil, com 48,6% de market share*, e também na América Latina com 34,5%, a TOTVS é uma empresa de software, serviços e tecnologia. É a 6ª maior desenvolvedora de sistemas de gestão integrada (ERP) do mundo e a 1ª em países emergentes, sendo líder também no segmento de pequenas e médias empresas (PME) na América Latina. A TOTVS foi a primeira empresa do setor de TI da América Latina a abrir capital e está listada no Novo Mercado da BOVESPA. Suas operações em ERP são complementadas por um amplo portfólio de soluções verticais e por serviços como Consultoria, BPO e Cloud Computing. [www.totvs.com].