Digitalização de documentos: agilidade e segurança para o setor imobiliário

O Brasil vive atualmente um crescimento imobiliário sem precedentes. O desenvolvimento econômico do País, a maior capacidade de consumo dos brasileiros e as facilidades para a disponibilidade nas linhas de crédito por parte dos bancos são alguns dos fatores que contribuíram com o aumento de compra e venda de imóveis. No último ano, o setor, composto por imobiliárias, construtoras e incorporadoras, recebeu 80% a mais de clientes e interessados em fazer negócios.

Inserido nesta nova realidade, este grupo de empresas buscou se adaptar para garantir qualidade no serviço e segurança nos processos. Uma das soluções encontradas é a digitalização distribuída de documentos, que começa a despontar no setor imobiliário como uma grande tendência.

Esta ferramenta vem sendo utilizada principalmente nos lançamentos de novos empreendimentos, auxiliando na captação da documentação física do cliente, que pode ser feita pelo próprio atendente ou consultor imobiliário. E são exatamente nos estandes, espalhados pelo Brasil, que ocorre o maior número de vendas de imóveis. De acordo com dados da Associação Brasileira de Entidades de Crédito Imobiliário e de Poupança (Abecip), a preferência do consumidor brasileiro vem sendo a compra de empreendimentos na planta, pagando de 20 a 30% do valor total durante a construção.

Outro benefício está na otimização do espaço físico dos pontos de vendas, pois com a digitalização e transmissão online de documentos, a equipe administrativa de vendas, que antes ficava no local para a análise documental, pode ser feita de forma centralizada em um escritório da incorporadora. Assim, as companhias reduzem os custos com a gestão, logística de pessoas e de equipamentos.

A digitalização também possibilita o acesso simultâneo aos documentos por diversas áreas, facilitando os acertos finais realizados pela área jurídica, e a guarda segura desses documentos, assim como a melhor logística e diminuição de possíveis erros. No final do processo, o único documento físico será o contrato do cliente e termos acessórios.

A digitalização distribuída de documentos proporciona também uma solução para a área de saída de recursos financeiros, ou seja, o pagamento de fornecedores, de forma mais rápida e segura. Algo que pode ser considerado corriqueiro para muitos outros segmentos é um problema para o imobiliário.

É comum, em obras de construtoras, que notas fiscais ou os boletos não cheguem à pessoa responsável ou extraviem pelo caminho. Por isso, as grandes incorporadoras criaram centrais fiscais espalhadas em diversas regiões pelo país. Com a digitalização, todo o trâmite é feito via web e as notas fiscais e boletos chegam em tempo real aos responsáveis pelos pagamentos de materiais de construção, por exemplo. Além disso, os documentos podem ser armazenados de forma íntegra até o lançamento financeiro, assegurando todo o processo.

Com tantos benefícios para o setor imobiliário, rapidamente a digitalização de documentos por construtoras, incorporadoras e imobiliárias passará de tendência para uma prática de mercado.

.Por: Tiago Musachi, consultor da Acesso Digital |. A Acesso Digital tem como missão popularizar a digitalização de documentos no Brasil. Com este foco, a empresa desenvolveu uma solução específica, que une simplicidade de uso, segurança de armazenagem e custo acessível para empresas de diferentes setores e portes.

Há cinco anos no mercado e comandada pelo jovem empreendedor Diego Torres Martins, a empresa já acumula diversas conquistas. Além de ingressar para o grupo de Empreendedores da Endeavor Brasil, nos últimos dois anos, a Acesso conquistou o 8º lugar no ranking das PME que mais cresceram no País em 2010, de acordo com dados da consultoria Deloitte; o 3º lugar entre as 95 “Melhores Empresas para se Trabalhar em TI e Telecom do Brasil” e 13ª posição entre as 50 Melhores Empresas para se Trabalhar da América Latina, segundo, respectivamente, os rankings anuais, 2011 e 2012, elaborados pelo instituto Great Place to Work Institute.

Atualmente, a Acesso Digital possui clientes do segmento de private label, concessão de crédito ao consumidor, bancos, concessionárias de veículos, contabilidade, recursos humanos, indústrias, entre outros. [www.acessodigital.com.br].