Tecnologia da informação é caminho para profissionalização de escritórios de advocacia

ADVWin, software para gestão de escritórios, garante processos eficientes e mais rentabilidade nos negócios jurídicos.

A necessidade de profissionalização dos escritórios de advocacia em meio a um mercado competitivo se depara com um elemento estrutural a ser modificado: a deficiência de gestão. Especialistas afirmam que cerca de 10 mil firmas de advocacia no Brasil de pequeno e médio porte ainda trabalham exclusivamente com planilhas do Excel e necessitam profissionalizar a gestão administrativa com o objetivo de tornar o negócio mais rentável. Nesse processo, os principais objetivos passam pela necessidade de maior controle de custos, fortalecimento de marca institucional e foco em diferenciais competitivos. A busca por profissionalização, no entanto, esbarra em um obstáculo: o desconhecimento sobre ferramentas gerenciais ofertadas no mercado.

O aumento de investimento em Tecnologia da Informação em empresas de diversos segmentos aponta justamente para a utilização da tecnologia como caminho para maior produtividade e economia nos negócios. Para o Dr. João Café, que participa de uma pesquisa sobre deficiência de gestão nos escritórios no Centro de Estudos das Sociedades de Advogados (Cesa), o foco nas atividades jurídicas desvia a atenção dos advogados para a necessidade do planejamento e da eficiência organizacional dos escritórios. “Os ganhos de produtividade e organização obtidos com a profissionalização tendem a proporcionar melhoria no atendimento ao cliente, a redução dos custos operacionais e tributários, aumento do campo de atuação da sociedade e, consequentemente, aumento nos ganhos dos profissionais envolvidos”, afirma.

Soluções-Prevendo as mudanças no mercado e a necessidade de uma administração bem estruturada no meio jurídico, o escritório Azevedo Sette adotou o software ADVWin, voltado para gestão jurídica e controle e gerência financeira de empresas de serviços jurídicos, há mais de dez anos. De acordo com o controller do escritório em São Paulo, Adilson Thomaz, o crescimento do escritório e o aumento no volume dos trabalhos foi o principal sinal da necessidade de adotar uma ferramenta de gestão. “Ganhamos controle na área jurídica, o histórico das operações na área e acompanhamento das ações que trouxe, como reflexo, mais segurança da informação e processos financeiros mais eficientes e integrados”, afirma. Segundo Adilson, apesar de todos os benefícios já alcançados, a possibilidade de customizar o software de acordo com as necessidades da empresa é uma oportunidade a ser explorada ainda, principalmente em relação à automatização dos processos internos.

Em tempo, outro grande escritório do país, o Sacha Calmon, também já usufrui dos benefícios de ter um software que auxilie e profissionalize a gestão da empresa. Cerca de 120 funcionários do escritório têm acesso ao ADVWin, tanto na área jurídica quanto financeira. De acordo com o auxiliar financeiro do escritório, Alisson Melo, é clara a melhoria na gestão, já que atualmente é possível verificar processos, andamentos, controle de funcionários e contas pagas há mais tempo. “Com o crescimento do escritório, não tinha como manter o controle de todas as contas no Excel. O controle deixou de ser manual e tornou-se mais apurado”, afirma.

Segundo o diretor da TWT Info, Marco Flávio Neto, o ADVWin é um software completo porque comporta diversos módulos gestores que possibilitam a gestão completa do escritório ou departamento jurídico, enquanto alguns softwares se limitam à gestão de prazos, contratos e processos. “Quando um escritório ou empresa investe em tecnologia por meio de um software de gestão, a empresa terá um faturamento 100% alinhado, as informações estarão disponíveis para todos possibilitando um maior controle e apoio nas tomada de decisões estratégicas”, afirma.

Departamento jurídico -Apesar da profissionalização dos escritórios ainda estar em processo de modificação, grandes empresas de diferentes áreas também acompanham o período e buscam a modernização do departamento jurídico das firmas. É o caso da Cowan, construtora e mineradora com escritórios em Minas Gerais, São Paulo e Rio de Janeiro, que adotou há um ano o software ADVWin, para sistematizar a gestão e facilitar a integração entre diferentes áreas. De acordo com o assessor jurídico da construtora, Dr. Guilherme Machado, a implantação do software colaborou para a melhoria na organização dos processos pertinentes às empresas do grupo. “Os advogados de cada área alimentam o sistema com as definições dos processos judiciais e administrativos, colaborando para a formação de uma base de dados e reunindo informações para os advogados. O software também auxilia a gerar relatórios para a administração da empresa sobre número de processos, valores envolvidos e contingenciamento contábil. Por fim, ele colabora com a gestão da informação como um todo”, afirma.