Empresas terceirizam serviço de arquivo para facilitar a organização e localização

Acondicionamento de documentos facilita a declaração do IR.

Para facilitar a localização de documentos sempre que necessário e também por ocasião da declaração do imposto de renda ou em caso de malha fiscal, muitas empresas estão contratando o serviço terceirizado de organização, acondicionamento e gerenciamento de documentos.

Focadas em sua especialidade ou atividade, as empresas não se concentram em organizar documentos de forma correta, estão mais focadas em seu trabalho e função, porém todo processo gera documento. Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um ‘arquivo morto’ colocado em um local ou sala qualquer, como se atrapalhassem, porém é um centro de informação necessária, que poderá ter dados importantes se um dia faltarem numa regulamentação.

Apesar de toda a evolução tecnológica e informática, o acumulo de documento ainda é muito necessário nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos. Algumas informações de arquivo devem necessariamente ser mantidas na forma original em papel, sem permissão para tê-los apenas digitalizados. Por isso, terceirizar essa tarefa de arquivar garante mais rapidez no acesso a informações e integração entre empresas, ou mesmo dentro delas, fatores que justificam o crescimento desse tipo de prestação de serviços.

Um dado interessante é que hoje as empresas gastam seis vezes o valor da elaboração do documento só para encontrá-lo e onze vezes mais para reproduzir novamente. Mais de 7% dos documentos gerados são perdidos. Profissionais investem entre 5% e 15% lendo informações e gastam mais de 50% do tempo procurando por elas. Nos EUA há cerca de 4 trilhões de papeis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano. No Brasil, ainda não há estatística, mas uma das principais características do nosso sistema é o elevado número de consulta ao mesmo documento.

No Brasil há poucas empresas que prestam este serviço, porém algumas apenas guardam em caixas ou arquivos lacrados. O ideal é buscar um serviço que seja mais completo, que além de acondicionar, organiza e também gerencia. Mas, há também como terceirizar a organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação. É oportuno que este serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia.

De qualquer forma, terceirizar oferece diversas vantagens a pequeno custo: abertura de maior espaço físico na empresa; preservação da integridade do mesmo; acondicionamento adequado, evitando a degradação; agilidade e facilidade na disposição dos documentos sempre que solicitado e necessário; gerenciamento e proteção das informações; tecnologia, experiência e um atendimento especializado.

Documento desorganizado causa prejuízos, além disso, a malha fiscal pode cobrar dentro do período de prescrição, que é de até cinco anos.

.Por: Cristiano Oliveiro – advogado e diretor da C.A.D. |www.metodocad.com.br.

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