PUC Minas agiliza tomada de decisão com BI

Plataforma da MicroStrategy permitiu à área de TI da instituição dar autonomia aos usuários, que passaram a obter relatórios de maneira mais rápida, eficiente, e com informações mais confiáveis. Redução do custo e do tempo de extração também foram resultados obtidos pelo DATAPUC.

São Paulo – A PUC Minas, uma das cinco maiores universidades particulares em número de alunos, investiu em uma solução de business intelligente (BI) da MicroStrategy, para tornar mais independente, ágil e flexível a obtenção de informações. Além de garantir a consistência dos relatórios e gráficos gerados e oferecer amplas possibilidades de análise e apresentação dos dados, com a plataforma, a diretoria de tecnologia da informação da universidade (DATAPUC) conseguiu imprimir mais rapidez à tomada de decisão e reduziu os custos pertinentes à obtenção de informações.

Segundo Humberto Torres Marques Neto, diretor do DATAPUC, antes do BI todas as informações eram solicitadas pelos usuários à área de informática. Estes dados eram gerados em paralelo a outros processos, por meio de uma leitura das bases de dados transacionais, transformados em arquivos e manipulados em ferramentas gráficas (Excel) e pequenos bancos de dados, como o Access. As necessidades adicionais ou relatórios diferenciados demandavam uma programação especial para extração, em novos formatos ou níveis de sumarização diferentes dos existentes até então. Além da dependência excessiva e demora na obtenção, a pulverização das informações contribuía para a inconsistência e falta de padronização.

“O BI possibilitou uma análise mais elaborada e aumento da credibilidade da informação, agregando valor e trazendo mais qualidade ao serviço prestado pela área de TI para as outras áreas. Muitas vezes a extração manual dos dados causava estresse. O cotidiano dos assessores da alta gestão e dos coordenadores dos mais de 60 cursos da instituição mudou de forma brusca, pois passaram a ter acesso a dados importantes, como perfil do aluno, matrícula e evasão, dos cerca dos 45 mil alunos, de forma mais rápida e independente. A área financeira consegue acessar suas informações estratégicas com confiabilidade. Antes, o grau de dificuldade era alto e o trabalho dispendioso, as planilhas davam resultados inconsistentes e as fórmulas comprometiam, algumas vezes, a análise da competitividade, por conta de possíveis erros”, ressalta Neto.

O projeto foi implantado inicialmente nas áreas responsáveis pela gestão acadêmica dos cursos de graduação da instituição (Pró-reitoria de Graduação, Centro de Registro Acadêmico, coordenações dos cursos) e nas áreas responsáveis pela compilação de dados anuais sobre a instituição (Pró-reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional e Secretaria Geral), que por manipular grande volume de dados e demandavam uma quantidade excessiva de relatórios. Com o sucesso da primeira etapa, iniciada em 2001, além das informações acadêmicas sobre os cursos de graduação, são armazenadas informações sobre pós-graduação (Stricto e Lato Sensu), seqüenciais e de tecnologia (fontes internas e externas). A área financeira é atendida pelo BI desde 2003, quando foi criado um data warehouse com informações sobre receitas e despesas da instituição. As informações relativas aos funcionários também são contempladas, assim como os colégios administrados pela mesma mantenedora da PUC Minas (Colégio Santa Maria), que passaram a ter as suas informações acadêmicas e financeiras consolidadas.

De acordo com o executivo, o projeto também está em desenvolvimento na clínica de apoio às atividades práticas dos cursos da área de saúde. Neste DW serão gerados indicadores clínicos que farão a ponte do atendimento à comunidade. Atualmente, mais ou menos 400 usuários, de coordenadores de curso até pró-reitores, utilizam o BI MicroStrategy. Nem todos acessam ao mesmo tempo o banco de dados com aproximadamente 120Gb. Foram definidas, por questões de segurança, algumas políticas para garantir que cada usuário acesse apenas as informações compatíveis com o seu perfil.

“O projeto inicial foi desenvolvido em parceria com empresa de consultoria, podendo ser considerado de média complexidade por não envolver a instituição como um todo. O processo, desde a avaliação até o início da implementação, também foi bastante simplificado - não houve tempo hábil para realização de piloto ou provas de conceito - e durou cerca de dois meses. Levamos em consideração a experiência da empresa parceira e a tecnologia da plataforma em relação às outras empresas que visitamos. Os produtos e a arquitetura MicroStrategy apresentaram a avaliação mais positiva”, explica.

Perfil da MicroStrategy - Fundada em 1989, a MicroStrategy é líder global em tecnologia de business intelligence (BI). A MicroStrategy disponibiliza software para relatórios integrados, análises e monitoramento, que auxiliam as organizações líderes de todo o mundo a tomarem melhores decisões de negócios, todos os dias. A escolha pela tecnologia MicroStrategy se dá por suas habilidades técnicas avançadas, capacidade de análise sofisticada e superior escalabilidade de dados e de usuários. Site www.microstrategy.com. *MicroStrategy e MicroStrategy Business Intelligence são marcas registradas da MicroStrategy Incorporated nos Estados Unidos e em diversos países. Outros nomes de produtos e companhias mencionados aqui podem ser marcas registradas de seus respectivos proprietários.