Banco Fibra aperfeiçoa o processo de requisições de TI

Adoção do ConProject, ferramenta desenvolvida pela Consulters, garante gestão eficiente de solicitações feitas à área de sistemas da instituição.

Quando assumiu a superintendência de TI do Banco Fibra, um dos primeiros desafios da executiva Ana Lúcia Coutinho foi o estabelecimento de uma metodologia para a formalização das requisições encaminhadas à área de TI. Passados alguns meses, a superintendente ressalta os resultados obtidos com o ConProject, software da Consulters que, entre outros benefícios, proporcionou mais eficiência à equipe de desenvolvimento e garantiu a gestão eficaz destas solicitações.

De acordo com Ana Lúcia, a maior parte das requisições dos usuários era feita de maneira informal à área de TI e controlada, como na maioria das empresas, por meio de planilhas. “Precisávamos de uma ferramenta que formalizasse e garantisse o controle preciso para acabarmos, definitivamente, com o processo manual e bastante trabalhoso, existente até então”, explica.

Após analisar algumas soluções apresentadas pelo mercado, o Banco Fibra optou pelo ConProject, considerado o aplicativo que mais atendeu às suas expectativas. “Convidamos a Consulters para adaptar o produto às nossas necessidades, já que esta solução foi criada para áreas de desenvolvimento interno e nós trabalhamos com muitos fornecedores externos. Dessa forma, o principal ponto da customização foi a inclusão de passos para privilegiar estes agentes no processo”, diz.

Na prática, o ConProject foi otimizado para se adaptar à uma área que, hoje, trabalha com 23 softwares houses responsáveis pelo desenvolvimento e entrega de pacotes prontos, além de três fábricas de software e com cinco pessoas focadas no desenvolvimento interno e na integração das soluções disponibilizadas por terceiros. Em fevereiro de 2007, após alguns meses de customizações, o ConProject entrou em operação no Banco Fibra.

Poucos meses depois, todas as solicitações encaminhadas pelas áreas usuárias ao departamento de TI passam pelo sistema, que inclui um workflow de autorizações e permite o acompanhamento de cada projeto. “Isso tornou o processo mais transparente para os usuários e nos deu mais possibilidades de gestão, melhorando consideravelmente o processo”, afirma a superintendente.

Não por acaso, o número de solicitações em backlog caiu de 700, na época da implantação, para 450, atualmente. A queda é resultado da melhoria na administração do processo, que eliminou retrabalhos e garantiu a priorização das solicitações, tornando a equipe mais eficiente.

Obviamente, o surgimento dos resultados dependeu de um forte processo de aculturação dos usuários que, no início, apresentaram certa resistência. “O sistema impôs algumas formalidades às solicitações. Porém, assim que os resultados surgiram e os números foram apresentados, os usuários perceberam que, sem controle, não era mais possível gerenciar as solicitações”, conta Ana Lúcia.

A transparência de todo o processo foi possível graças à criação de um workflow interno, que já permite a todos os usuários o encaminhamento das requisições ao departamento de TI. “Agora, estas requisições passam por um processo de aprovação, que inclui o nível gerencial. E, só depois de aprovadas, seguem para a área de TI”, explica.

Além da eficiência na gestão e no controle das solicitações, o ConProject possibilitou que os executivos tivessem um retrato mais fiel da atuação da área de TI. “A ferramenta nos permitiu perceber que tínhamos dois tipos bastante freqüentes e distintos de solicitações: projetos e manutenção de pequeno porte”, detalha Ana Lúcia. Com base nisto, o banco passará a contar com duas equipes distintas para gerenciamento de projetos e manutenções.

Com tantos resultados positivos, para os próximos meses, Ana Lúcia já planeja melhorias no sistema. “Firmaremos as SLAs e mensuraremos atrasos e a carga horária da equipe”, diz. Os próximos passos serão a implementação de time sheets para os funcionários e sua integração com o cronograma de solicitações.

Perfil do Banco Fibra - O Banco Fibra está posicionado entre os vinte principais bancos atuantes no Brasil, por total de ativos. A vocação da instituição é o atendimento a empresas de médio e grande porte, com entregas pautadas em soluções financeiras para seus clientes. A diversificação de sua atuação inclui operações de Tesouraria nas áreas Internacional e de Mercado de Capitais. Além disso, o Banco Fibra oferece produtos de Crédito e de Varejo, por meio da GVI Promotora de Vendas.

O Banco Fibra destaca-se pela qualificação de seus profissionais, altamente capacitados, e pelo estreito relacionamento que constrói com seus clientes e parceiros ao longo do tempo. Estabeleceu como premissas de atuação, o profissionalismo, a transparência e a ética, aplicando elevados padrões de governança corporativa.

Ao longo de sua trajetória, o Banco Fibra conseguiu atuar com sucesso em diferentes situações e cenários econômicos. O caráter empreendedor herdado de sua origem industrial e a seriedade de seus gestores levam a Instituição a ocupar presença relevante no mercado nacional, fomentando o crescimento e desenvolvimento das empresas no País.

O Banco Fibra pertence ao Grupo Steinbruch, um dos maiores conglomerados do Brasil nos segmentos de siderurgia e indústria têxtil, entre outros. Fundando em 1987 como uma Distribuidora de Valores Mobiliários (DTVM), o Banco Fibra teve, inicialmente, a missão de gerir os recursos financeiros da Família Steinbruch e, dois anos mais tarde, passou a funcionar como Banco Múltiplo.

Perfil da Consulters - Fundada em 1994, a Consulters tem como missão proporcionar atendimento completo e eficaz aos seus clientes, disponibilizando todos os recursos necessários para que usuários de TI alcancem mais agilidade, competitividade e lucratividade em seus negócios.

A Consulters conta com equipe qualificada e completa infra-estrutura nacional para o atendimento às empresas que atuem nos mais diversificados segmentos, focando primordialmente os setores de saúde, bancário, industrial, petroquímico, de seguros e governamental. Destacam-se como clientes parceiros: Banco Fibra, Laboratórios Fleury, M.Officer, Medial Saúde, Pamcary, Sanesul, Unimed, Unipar, Wheaton Brasil, entre outros.

Entre as ofertas de serviços da Consulters, estão soluções de outsourcing de service desk no regime 24x7 e de impressão, manutenção de sistemas legados, diagnósticos de infra-estrutura e, através de sua fábrica e sua equipe técnica, desenvolve uma grande linha de softwares próprios, capazes de atender às diversas necessidades e expectativas de cada cliente.