SuperVia Trens Urbanos implementa as soluções

Microsoft Office 365 e Lync online com apoio da Brasoftware.Atualização da plataforma de mensageria diminuiu os chamados de suporte, aumentou o espaço da memória por e-mail, aprimorou a comunicação interna e trouxe mobilidade aos usuários.

Para atender à necessidade de atualização da ferramenta de envio e recebimento de e-mails, a área de Infraestrutura de TI da empresa SuperVia Trens Urbanos adotou as ferramentas Lync online e Office 365 Exchange online, da Microsoft, com o apoio da Brasoftware, empresa provedora de soluções de tecnologia e um dos mais tradicionais parceiros da Microsoft.

Há 15 anos à frente das operações do serviço de trens urbanos da região Metropolitana do Rio de Janeiro, a SuperVia atua em uma malha viária de 270 km em oito ramais com 102 estações. O percurso atravessa o Rio de Janeiro e mais onze municípios da Região Metropolitana (Duque de Caxias, Nova Iguaçu, Nilópolis, Mesquita, Queimados, São João de Meriti, Belford Roxo, Japeri, Magé, Paracambi e Guapimirim). Os trens da SuperVia transportam, em média, 570 mil passageiros por dia útil.

Gilberto Sousa, gerente de TI da SuperVia, explica que há dois anos a empresa foi adquirida pela Odebrecht TransPort, uma empresa do Grupo Odebrecht, com foco em mobilidade urbana, concessões rodoviárias, sistemas integrados de logística e aeroportos. Desde então, a área de TI tem feito uma série de mudanças na infraestrutura, como a criação de um CPD (Centro de Processamentos de Dados) para se adequar à nova controladora. Essas mudanças também incluíam melhorias nos sistemas de envio e recebimento de e-mails e na comunicação interna dos colaboradores.

“Caso não optássemos por uma solução em nuvem, a substituição do antigo sistema de e-mails que utilizávamos demandaria grandes mudanças na infraestrutura e gastos com a compra de servidores e storage. O desempenho da solução Office 365 Exchange online apresentado pela Brasoftware, associado ao custo financeiro fizeram nossa área optar por levar nossos e-mails para a solução em nuvem da Microsoft”, afirma Gilberto.

1100 usuários se beneficiam dos novos recursos do Office 365 – Exchange online e do Lync online

Gilberto Sousa explica que está há sete meses no cargo e que seu antecessor trabalhou na pesquisa da solução no mercado, realizando, de acordo com Gilberto, uma ótima escolha. Logo após assumir a gerência da TI, Gilberto iniciou neste projeto, já na fase de implantação da solução. “A Brasoftware participou do projeto desde o início do trabalho, em janeiro de 2013, com reuniões de planejamento e estratégia de execução. Nesse processo, a Brasoftware realizou a implementação e fez um trabalho de transferência de conhecimento para a equipe de Infraestrutura de TI da SuperVia para que ela pudesse aplicar a ferramenta em cada área da empresa”, conta Gilberto.

Após a decisão pela ferramenta da Microsoft, Tarcísio Carvalho, atual coordenador de TI da Supervia, fez o planejamento de como seria realizada a migração de toda a infraestrutura para e-mails até então utilizada pela companhia. E, no período de maio a agosto de 2013, a equipe de TI da SuperVia fez o trabalho de comunicação interna com os cerca de 1100 usuários da empresa e iniciou a aplicação pontual da ferramenta em cada setor.

A fase de execução do planejamento foi realizada com o especialista em TI da Supervia, Thales Laray. Ele explica que a migração dos usuários foi feita aos poucos, cerca de 15 usuários por dia, para que a equipe de Service Desk tivesse tempo de também comunicar aos usuários as novas funcionalidades da solução Exchange online. Desse modo, a SuperVia conseguiu realizar uma migração de qualidade, com todos os usuários conscientes dos novos recursos disponíveis.

“Parceiro antigo da SuperVia e da Odebrecht, a Brasoftware já havia trabalhado conosco em outros projetos de infraestrutura. Como já conhecíamos sua expertise, foi necessário apenas um profissional de nossa equipe para acompanhar a implementação com o analista da Brasoftware. O resultado foi um trabalho bem planejado, tranquilo e transparente”, comemora Thales.

Enquanto a migração ocorria, o Outlook 2010 foi mantido para que a experiência de atualização não interrompesse a rotina dos usuários. “Antes tínhamos uma infraestrutura muito antiga. Para cada usuário tínhamos apenas 20 MB por caixa postal. Desse valor, passamos para 5, 10 e 25 GB, dependendo da necessidade do usuário”, conta Thales Laray.

Attilia Capella, gerente da Brasoftware que acompanhou o projeto na SuperVia, conta que, agora, os usuários não precisam se conectar à VPN (Virtual Private Network) da companhia para utilizar o Outlook fora da empresa. “Como a solução está na nuvem, ela funciona de qualquer lugar, oferecendo mobilidade para as pessoas acessarem seus e-mails, contatos e calendários por meio de notebooks, tablets e smartphones da empresa”, diz Attilia.

Diminuição dos chamados para suporte Exchange-A área de TI ainda tinha problemas com os e-mails dos colaboradores que frequentemente ficavam na black list do destinatário. Pelo menos duas vezes por semana, a solução de e-mails antiga apresentava problemas. Com as atualizações realizadas, também foi possível aumentar o espaço para anexos por mensagem, que passa agora de apenas 4 MB para 10 e 15 MB.

Gilberto Sousa também aponta outras vantagens das implementações. Com a adoção do Lync online, a comunicação interna foi aprimorada e tem estreitado o relacionamento entre os colaboradores. Agora, as pessoas que antes conversavam apenas pelo telefone conseguem reconhecer seus colegas de trabalho com o sistema de mensageria que traz a imagem dos usuários e também proporciona reuniões por meio de vídeo conferência.

“Somando essas atualizações que também trouxeram novos recursos que melhoram a comunicação entre os colaboradores, os chamados para suporte Exchange praticamente acabaram. Agora, nossa equipe tem fôlego para se dedicar a outras demandas de TI”, afirma o gerente de TI.

Segundo Gilberto Sousa, os próximos passos em aprimoramentos de sua área para esse ano serão a implementação do System Center (um sistema que permite gerenciar o ambiente de TI de forma mais eficiente), e a virtualização dos servidores utilizados pelo Centro de Controle, viabilizando o novo plano de recuperação de desastre (DRP).

A Brasoftware - Fundada em 1987, a Brasoftware é um dos mais tradicionais revendedores de software do mercado brasileiro, comercializando soluções de empresas como Microsoft, Symantec, McAfee, Citrix, Adobe, CA, Corel, Autodesk, entre outras. Em 2002, a empresa criou uma divisão de serviços, a Brasoftware Consulting, com atuação nas áreas de desenvolvimento, implementação e infraestrutura. Nos últimos cinco anos, a companhia registrou crescimento superior a 20% ao ano. BrasilPrev, Petrobrás, Claro, Cielo, Editora Abril, Embratel, Serasa Experian, VIVO, SKY, Policia Militar SP, Eletrobras, TAM, SENAI - SP são alguns dos clientes da empresa.[ www.brasoftware.com.br].