Elimine as urgências e tenha uma empresa mais produtiva

Entre as inúmeras dificuldades que os empreendedores se deparam ao longo de sua carreira profissional, podemos dizer que o excesso de trabalho e a falta de tempo para as questões pessoais estão entre as mais comuns. Não é fácil administrar seu próprio negócio: controlar a produção e os resultados e ainda achar tempo para fazer com que a empresa cresça – o que exige a busca por parcerias estratégicas e investimentos em novas atividades. Para realizar todas essas tarefas, o empreendedor precisa classificar prioridades e planejar a melhor maneira de executá-las.

Primeiramente, são necessários tempo e espaço para empreender e criar estratégias. Em seguida, ele precisa revisar seu plano de finanças e marketing, pois sem isso o negócio se perde. Porém, não basta investir apenas na parte financeira da empresa e esquecer os funcionários. Com o crescimento da demanda de empregos, os profissionais passam a exigir mais do local de trabalho. Eles não se satisfazem somente com o rendimento financeiro, exigem também respeito, bom tratamento e um ambiente agradável.

Muitas empresas estão investindo na qualidade de vida de seus funcionários e em um ambiente favorável ao melhor desempenho e criação. Essa forma de investir é essencial, mas não é a única. Diferenciar o que é importante e urgente também é vital para o resultado dos negócios. As tarefas importantes têm prazos de execução, mas não chegam à esfera da urgência, que abrange todas as atividades para as quais o tempo está curto ou já se esgotou. Essas, por sua vez, são as exigências que chegam em cima da hora, não podem ser previstas e geralmente causam pressão e estresse.

Profissionais focados em realizar as tarefas que são importantes, trabalham, na maior parte do tempo, com mais motivação e trazem bons resultados para a empresa. Nesse sentido, o papel do líder é fazer com que sua equipe tenha foco no que é importante e evite os compromissos de última hora. Eliminá-los totalmente não é possível, mas existem maneiras de contornar essa situação.

Para começar a reverter esse cenário, sugiro que reúna sua equipe e planeje as atividades futuras. Sente-se com seu time na sexta-feira e faça uma reunião de 20 ou 30 minutos, no máximo, para prevenir as urgências e problemas na semana seguinte. Analisem juntos o que pode acontecer de última hora e as saídas a serem tomadas. Distribua as atividades e faça um planejamento coletivo. Atendo a empresas em que o volume de urgências inicialmente girava em torno de 60% ou 70% do tempo e com medidas simples de planejamento como essa, a porcentagem caiu para 20% ou 30%. O líder corporativo tem que trabalhar o negócio em todos os setores, é isso que o faz crescer junto com sua empresa.

.Por: Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros "A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu Tempo"; e "Estou em Reunião"; co-autor do "Mais Tempo, Mais Dinheiro"; "Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?". Sua mais nova obra: 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo.| www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br