O futuro da Governança da Informação está em nuvens

Nos últimos dois anos, houve um aumento expressivo da adoção de tecnologia em nuvem no universo corporativo. Segundo a empresa global de pesquisa Forrester Research, o mercado de computação em nuvem tende a crescer $ 241 bilhões até 2020. O crescimento se deve especialmente à variedade de benefícios oferecidos pelos serviços em nuvem combinada ao forte desenvolvimento dos atuais fornecedores, entre eles, agilidade, flexibilidade e redução de custos.

Em relação a tecnologias de governança da informação (GI), o cenário não é diferente. A tendência é que cresça a demanda por serviços capazes de implantar recursos em nuvem. As empresas querem enterrar por completo a necessidade de sistemas próprios de armazenamento. Entre as que já têm plataformas baseadas em nuvem, os benefícios percebidos em um curto período de tempo incluem implantação rápida, experiência amigável, mínima infraestrutura de apoio de TI, upgrades automáticos, entre outros.

Para lidar com os desafios resultantes do crescente volume de informação em diferentes formatos gerados tanto no sistema tradicional de TI como no armazenamento em nuvens, é necessária uma abordagem nova e avançadas tecnologias. Organizações devem controlar toda a informação que geram e que fica distribuída em sistemas de gestão de conteúdo, base de dados, depósitos físicos, desktops, compartilhamentos de rede, arquivos de backup, nuvens e, até mesmo, nos computadores e celulares particulares de funcionários. Tecnologias com uma política central flexível, capazes de gerenciar os muitos desafios de complexos ambientes de governança associados, serão aquelas que permitirão às empresas usarem suas informações de maneira estratégica.

Governança da Informação como serviço -Programas de governança da informação são muitas vezes instalados internamente nas empresas, pois demandam infraestrutura de TI dedicada. Acabam quase sempre competindo com outros importantes projetos de TI, que são as mídias sociais e móveis. Ao implantar a governança da informação como serviço, a empresa pode acessar recursos implantados na nuvem e a cobrança se dá em forma de assinatura. A governança da informação como serviço elimina a dependência de recursos de TI e permite governança consistente em todos os tipos de repositórios, presenciais ou em nuvem.

Analistas da indústria aconselham que a implantação de programas de governança da informação deve começar com a definição de uma política. Políticas refletem exigências jurídicas e de negócios para que a informação seja automaticamente gerenciada e usada de forma apropriada. Não há mais necessidade de ter políticas espalhadas por toda a empresa. Um mecanismo único de política deve oferecer suporte a todos os controles de governança da organização – privacidade de dados, retenção legal, segurança, etc. As empresas são capazes de rapidamente criar um hub digital de todas as políticas de governança entre as jurisdições e locais de armazenamento de informações desde arquivos físicos até sistemas de e-mails, plataforma de mídias sociais repositório com base em nuvem, desktops, etc.

Mas gerenciamento de políticas não são eventos pontuais. As políticas constantemente se alteram devido a novas exigências comerciais, normas regulatórias, mudanças de preços, enfim. As empresas se manterão competitivas se tiverem capacidade de rapidamente atualizar e implantar essas políticas por meio de apenas um navegador comum. Não há necessidade de infraestrutura de TI ou configuração prévias. Os projetos podem ser realizados como uma despesa operacional (opex) em vez de capital (capex).

Além disso, com a governança da informação como serviço, as empresas finalmente têm um processo e plataforma reproduzíveis que ajudam a atualizar, validar, implantar e reforçar políticas. Mudanças de políticas são sistematicamente distribuídas aos repositórios sem impactar negativamente usuários e operações. As empresas capazes de realizar isso são mais competitivas e bem-sucedidas.

Redução de custos -Existem inúmeros estudos em como a implantação da tecnologia em nuvem acarreta economia para muitos negócios e equipes de TI. Quando as empresas delegam a um fornecedor com comprovadas infraestrutura e tecnologia, o desenvolvimento da solução se torna menos arriscada. O tempo de implantação é bastante reduzido sem as exigências de TI e sem a manutenção contínua.

Governança da Informação como serviço tem preço mais acessível, oferece redução de custos com armazenamento e, no caso de ações legais, advogados poupam tempo significativo em pesquisas de documentos, o que também acarreta redução de custos. Esses sistemas de armazenagem em nuvem tem cobrança por usuário e são expansíveis de acordo com a necessidade de armazenagem do cliente. São bastante acessíveis em termos de custo e representam uma alternativa eficiente para o armazenamento de terabytes de arquivos que precisam ser guardados por décadas em razão de conformidade a normas, mas que não são frequentemente acessados.

Hoje em dia, a maioria das soluções de armazenamento baseados em nuvem não oferecem capacidade de gerenciamento de registros. À medida que conteúdo vai sendo migrado para esses novos depósitos em nuvem, a governança da informação deve ser aplicada de uma forma automatizada, auditada, efetiva em termos de custo e não invasiva.

TI mais estratégica -Quando os serviços de TI relacionados aos programas de governança da informação são liberados, políticas são gerenciadas e impostas de forma consistente sobre todos os repositórios e jurisdições. Isso permite que os recursos de TI possam ser desenvolvidos de forma mais estratégica. Eles tornam-se capazes de atender a mandatos legais e a negócios com mínimo recurso e investimento. Tarefas manuais e redundantes são eliminadas.

O gerenciamento de informações de negócios fica simplificado para toda a organização e a TI fica liberada para melhorar seus serviços para as unidades de negócios por meio da otimização de mídia de armazenamento e soluções de arquivamento corporativos. O papel da TI na organização é aprimorado porque vai gastar menos tempo em tarefas manuais e de manutenção e vai ter mais tempo para aprimorar processos.

Inovar para ter vantagem competitiva -Inovações significativas continuam no campo das tecnologias e práticas da governança da informação. Os principais fatores que impulsionam essas inovações são a explosão do volume, velocidade e variedade de informações e o gigantesco valor – e potencial responsabilidade – por trás de toda essa informação mal administrada. Essas crescentes mudanças estão exigindo que as tecnologias e disciplinas de gestão de informação continuem a desafiar os pressupostos tradicionais.

De acordo com a empresa de pesquisa e consultoria Gartner, computação em nuvem, comunicação móvel, redes sociais e uso estratégico de informação (identificado como o “Nexus of Forces”) estão remodelando empresas e indústrias inteiras. Combinadas, elas estão mudando a natureza de negócios e até como indivíduos pensam negócios, finanças e riscos. É imperativo que organizações considerem implantações em nuvem para a governança da informação se quiserem manter-se à frente de seus concorrentes.

. Por: Pierre Van Beneden, executivo da empresa RSD, com mais de 25 anos de experiência em empresas de softwares.| Perfil-RSD: fundada em 1973, em Genebra, com escritórios na América do Norte (Nova York e Boston), na Europa (Genebra, Paris, Londres e Madrid), e na Ásia (Cingapura e Sydney), a RSD é o fornecedor líder de soluções em Governança da Informação (GI) para empresas, distribuída no Brasil exclusivamente pela Poly IT Solutions.

Poly IT Solutions -Há quase 20 anos no mercado brasileiro, a Poly IT Solutions oferece soluções em Tecnologia da Informação, tendo como especialidade o tratamento de documentos. Como representante de destacadas desenvolvedoras globais de softwares, entre elas, a RSD, a Poly IT Solutions dispõe de um conjunto de soluções consagradas mundialmente que viabilizam a Governança da Informação, Distribuição Eletrônica, Armazenamento e Recuperação de Documentos, Relatórios e Imagens, Design de Documentos e Transformação de Dados em Conteúdo para Web. [www.polyitsolutions.com.br].