Construindo seu plano diretor de TI baseado Na Teoria das Restrições (TOC)

Parte 1 – Criando Cenário: Por muitos anos tivemos dificuldade de ter uma visão clara dos próximos 5 anos para investimentos em TI (Tecnologia da Informação), até que conhecemos a TOC (Theory Of Constraints)¹. Isso foi em meados de 2007.

Basta entender que uma restrição é qualquer coisa que limita ou o impede de alcançar seus objetivos, seja na vida pessoal ou organizacional. Eu sei que, neste momento, você pensou no seu casamento, mas não é para tanto. A TOC te ajuda a identificar o que está restringindo todo sistema e a entendê-lo. Mas, não é simples aplicá-la ao contexto empresarial ou pessoal, ela exige que você tenha objetivos a serem atingidos. Pense no lucro ou sustentabilidade ou até mesmo o que uma instituição deseja: Aumentar o ganho (G), reduzindo suas despesas operacionais (DO).

Vamos ao cenário de TI. Para grande maioria das instituições existem dois tipos de restrições: física e lógica. As físicas não preciso dizer que são as máquinas, equipamentos necessários para seus sistemas (servidores, switchs, computadores, cabeamentos, etc.). As lógicas certamente são seus sistemas de gestão, os operacionais, de inteligência ou todos aqueles necessários para realizar suas tarefas empresariais.

Até aqui as coisas estão ficando confusas? Então, vamos seguir um framework desenvolvido há alguns anos para nos guiar na aplicação. Veja a figura 1.

Figura 1 – Arquitetura de Tecnologia por David Oliveira: Esta figura nos ajuda a identificar algumas coisas interessantes, como, por exemplo: Não adianta contratar um novo ERP sem verificar se a infraestrutura irá suportá-lo. Meio óbvio, mas o que acontece na grande maioria é comprar um novo equipamento e não se certificar de que sua rede ou até mesmo seus equipamentos de comunicação irão suportar o novo tráfego de dados. Opa! Temos algumas restrições a trabalhar? Imagine: o objetivo da sua instituição nos próximos dois anos é se tornar referência no setor por meio do uso massivo de suas estratégias de tecnologia?

É aqui que começamos a entender que se olharmos para dentro da instituição, sabe que poucas possuem um planejamento estratégico na sua concepção, mas todas elas perseguem alguma meta/objetivo. Olhe para esses objetivos e metas e enxergue tudo que usa TI. Pronto, agora você tem pelo menos uns 20 projetos mapeados nos próximos dois anos. Retorne a figura 1 e procure alocar cada um em seu lugar, de modo que se tenha um desenho lógico e de prioridades, sempre de dentro para fora. A figura 2 mostra como podem ser priorizados na linha do tempo.

Figura 2 – Roadmap. Por David oliveira.: Parte 2 – Entendendo a TOC: Para entender a Teoria das Restrições, recorremos a origem das empresas que já nasceram com restrições. Apenas recentemente surgiu a teoria que ensina como devemos aprender a conviver com as limitações do sistema ou processo.

Existe um modelo decisório para uma restrição, conforme descrito a seguir: . Passo 1: Identificar as restrições do sistema: Na operação, haverá sempre um recurso que limita o seu processo, como uma corrente com um elo mais fraco. Se puxarmos em cada extremidade ela irá arrebentar neste elo mais fraco. Assim, nossa primeira ação é identificar qual processo está sendo limitado pelo uso de TI, pode ser um sistema lento, equipamentos travando ou até mesmo a inexistência de TI em um processo. Não há como aumentar o desempenho do seu processo sem antes identificar seu elo mais fraco. Sempre haverá pelo menos uma restrição a ser explorada.

Uma vez identificada a restrição, devemos tirar o melhor proveito dela, ou seja, não podemos ter desperdícios produtivos. Então, o próximo passo é decidir como explorar da melhor forma possível esta restrição.

Passo 2: Decidir como explorar as restrições do sistema: Aqui a ideia é maximizar o desempenho do processo, considerando sua restrição, ou seja, obter o melhor resultado possível dentro da condição encontrada. Por exemplo, se o recurso que restringe o processo for máquina lenta, deve-se dar prioridade em melhorar seu desempenho o mais rápido possível, pois todo sistema estará na mesma velocidade. Lembre-se do elo mais fraco.

Por se tratar de um recurso que limita o processo, qualquer minuto desperdiçado é perda de horas/homem e causa de filas de espera. Ainda nesta restrição, vale destacar que é necessário sempre ter um backup de segurança para que o processo não pare por falta de recursos. Quem já não foi chamado na sala do diretor para se justificar por algo parecido? Bom, nem tudo é TI, a restrição pode ser pessoas ou até mesmo questões climáticas. Uma vez administrada a restrição, é preciso garantir que os demais recursos não apresentem restrições, o que é quase impossível. As respostas de como administrar estes recursos se dá no próximo passo.

Passo 3: Subordinar qualquer outro evento à decisão anterior: O desempenho do sistema ou processo é definido por suas restrições ou gargalos. Isso implica em dizer que todos os recursos trabalham no ritmo da restrição, nem mais nem menos. É preciso encontrar o equilíbrio do sistema, pois uma vez sanado o gargalo de uma restrição, imediatamente aparecerá outro se este cuidado não for tomado. Neste caso, este passo diz exatamente que devemos subordinar outro evento a decisão anterior. Sempre haverá espaço de aprimoramento para as “não restrições” do sistema. Deve-se buscar o modo de reduzir o impacto de uma restrição não importando seu tipo, elevando-a a outro nível. O próximo passo mostra como fazer isso.

Passo 4: Elevar as restrições do sistema: Se até o passo três ainda permanecer alguma restrição, deve-se elevá-la, acrescentando mais recursos ao sistema ou processo. Neste ponto, investir é necessário. Mais máquinas, pessoas, aumento de turnos, etc. O intuito é rompê-la, erguendo o sistema ou processo ao seu limite, quando encontraremos outro fator. Assim, mudamos a restrição e um novo recurso passa a ser o limitador de desempenho do processo. Então, o último passo é: Passo 5: Se num passo anterior uma restrição foi quebrada, volte à primeira etapa, mas não deixe que a inércia cause uma restrição no sistema.

Se no passo anterior uma restrição foi superada, retorne ao primeiro passo e inicie tudo novamente, pois certamente uma nova restrição estará te esperando para ser quebrada. Entretanto, cuidado! Não deixe a inércia vencer você. Isso ocorre na maioria das empresas, uma vez adquiridas novas máquinas, sistemas e outros, a inércia te encontrará.

Volte a figura 2 e veja que lá você deve sempre retornar a etapa 1, o que implica em reavaliar continuamente seus recursos básicos. Lembre-se: Isso deve ocorrer sempre! Para concluir, aprenda a conviver com as restrições do sistema, nunca as ignore, pois elas podem ser o que faltava para o sucesso de um bom departamento de TI. Conheça todas as restrições em detalhe e explore-as, demonstrando os resultados de alavancagem competitiva com uso massivo de TI.

A Teoria das Restrições, também denominada de TOC (Theory of Constraints) tem sido aplicada na tomada de diversas decisões organizacionais nas quais existem restrições. A TOC foi inicialmente descrita pelo Dr. Eliyahu Goldratt em seu livro, A Meta (The Gol).

. Por: David Oliveira, gerente de TI do Sepaco e presidente da Associação Brasileira de CIO em Saúde (ABCIS).