A construção do projeto da nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica (NF-e) para mercadorias, hoje, é uma realidade para todos os setores produtivos nos diversos estados brasileiros e representa um dos pilares do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. A sua implantação a partir de 2006 foi gradual, por segmentos, consolidando-se até 2010.

Passado o sofrimento inicial e os percalços do dia a dia, a emissão da NF-e facilitou a comunicação entre as empresas e propiciou a transparência das transações, já que as Secretarias da Fazenda – SEFAZ passaram a ter todas as informações disponibilizadas de forma digital e com fácil acesso para consulta, além de agilizar as transações comerciais entre empresas e eliminar a utilização de papel.

Inicialmente no processo de adaptação à NF-e, a maior dificuldade encontrada pelas empresas na parte de sistemas foi modificar a forma de gerar a informação. A partir de dezembro de 2014 entrará em vigor o novo layout da NF-e, a versão 3.1. Essa será a terceira mudança de layout desde a sua implementação.

Além disso, este ano, o SPED consolida o funcionamento da nota fiscal eletrônica para o consumidor final (NFC-e), o manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e) e também entra em funcionamento a versão 2.0 do conhecimento de transporte eletrônico (CT-e). Já o e-Social que promete revolucionar a gestão dos recursos humanos deve estar funcionando no próximo ano. Por todas essas razões, esse é o momento de buscar praticidade nas soluções de TI compatíveis com os ERPs, sistemas integrados, já instalados nas empresas.

Versão 3.1 - As mudanças necessárias para adequação ao novo layout, a versão 3.1 da NF-e, não é algo complicado, mas requer alterações no sistema e validações. Para fornecer tais informações, as empresas precisam na maioria dos casos, remodelarem as definições e procedimentos dos seus sistemas de faturamento. Tais alterações exigem envolvimento das áreas de negócios, TI e, muitas vezes, serviços de terceiros, o que faz com que a antecedência nesta preparação seja chave, para que as empresas iniciem na nova versão, atendendo a todos os requerimentos legais.

Além das modificações de ordem técnica trazidas pela NF-e 3.1, as empresas precisam estar atentas as alterações ligadas a novas informações fiscais ou ao maior detalhamento das já existentes. Serão requisitadas informações adicionais para o setor de óleo e gás, assim como outras que abrangem a maioria dos setores de negócio, tais como Identificação de Venda ao Consumidor, Imposto Diferido e Controle de Exportação por Item, dentre outras.

O segundo semestre será corrido com as eleições gerais no Brasil, por isso é importante não deixar para a última hora, as adaptações necessárias nos sistemas, pois se a empresa não efetuar a mudança da versão 2.0 para a 3.1 da NF-e ficará inabilitada para faturar e movimentar mercadorias. As duas versões de layout da NF-e podem coexistir até 30/11/2014 e a partir de 01/12/2014 passa a valer apenas o layout da NF-e 3.1.

Hoje, cada vez mais se faz necessário o aprimoramento, a melhoria no processo de recepção e administração das notas fiscais eletrônicas recebidas de fornecedores. Algumas empresas conscientes desse novo cenário já estão adotando boas práticas de gestão.

. Por: Alexandre Auler, CEO da KFBC IT Consulting*, uma empresa do grupo Invoiceware.| Perfil-A KFBC IT Consulting é especializada em soluções de TI para documentos fiscais. Há quase 10 anos atua com eficiência na atualização de sistemas complexos de ERP, em relação às mudanças da legislação fiscal brasileira. Site: [www.kfbc.com.br].