eSocial: os desafios da implantação e adesão

Há algum tempo, o chamado eSocial - Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhis­tas - tem sido, não apenas destaque na mídia, mas um dos temas mais abordados nas conversas de profissionais da área trabalhista, recursos humanos e tecnologia.

O eSocial, que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), é um projeto do governo federal que pretende unificar o envio pelo empregador de todas as informações de seus empregados. Trata-se da escrituração digital das informações sobre vínculo trabalhista e exigirá a prestação de contas de mais de 40 tipos de eventos.

Entre as informações que precisarão ser disponibilizadas ao governo de forma eletrônica estão as admissões, afastamentos temporários, aviso prévio, férias, folha de pagamento, ações trabalhistas, impostos, retenções de contribuição previdenciária, entre outras.

O desafio não está apenas na necessidade de unificação dessas informações, mas sim no fato desse conteúdo ter que ser fornecido em tempo real. Esta exigência faz com que os empresários precisem investir tanto em software como em treinamento para capacitar os seus colaboradores para o correto envio destas informações.

Considerando o grande volume de dados, o eSocial transformou-se em sinônimo de temor para empresários, Microempreendedores Individuais (MEI) e também para empregadores pessoas físicas. As dúvidas são tantas que a implantação do eSocial tem sido postergada seguidamente. Neste momento, o mês de outubro é o prazo vigente para o início da prestação das informações por empresas que operem sob o regime de lucro real e o mês de janeiro de 2015 o prazo final para adesão de todas as empresas.

Com o tempo passando rápido e com a consolidação do eSocial como caminho sem volta, as empresas precisam definir alguns passos a serem seguidos e começar um movimento de adequação.

Acredito que o primeiro passo seja enxergar as exigências do eSocial como oportunidade de aprendizado, alinhamento e integração das informações trabalhistas das empresas. Essas informações já fazem parte da rotina das empresas. O que se faz necessário é investimento de tempo e energia para unir o que está espalhado em vários departamento ou setores, em um só local. Uma revisão dos processos internos (reengenharia) será mandatória nesta fase.

Mas como todo o processo de unificação tem nos ensinado, qualquer novidade implica em um árduo aprendizado até que o sistema entre em regime.

Neste momento, o recomendado é checar se os processos vigentes nas empresas são capazes de atender as exigências do eSocial para verificar o tamanho do ajuste a ser considerado. Também é necessário treinar a equipe para que todos se ambientem com o sistema e saibam como incluir as informações necessárias. [www.esocial.gov.br].

O eSocial é um sistema que irá integrar informações dos funcionários e pretende reduzir a burocracia. Assim, quanto mais organizado estiver o banco de dados e informações cadastrais nas empresas, mais tranquila será a transição.

Já as empresas que terceirizam suas informações e procedimentos trabalhistas precisam se certificar se seus fornecedores de serviços contábeis estão atuando em sintonia com as exigências do eSocial e se estão preparadas nos aspectos tecnológicos e operacionais para tratar e enviar as informações aos órgãos do governo no tempo exigido.

Enquanto o eSocial não entra em vigor, a dica aos empresários é que se preparem para este momento e antecipem-se aos eventuais problemas e dificuldades. Organizem-se internamente, busquem informações, promovam treinamentos e fiquem prontos para esta nova fase.

.Por: Marcos Sakamoto, Presidente da Assespro-SP. | Perfil-A Assespro é uma associação empresarial que congrega as empresas de TIC (Tecnologia de Informação e Comunicação) e tem como objetivo ser a interlocutora do setor na busca e defesa de seus interesses diante do mercado e das autoridades. A Assespro-SP é a regional da entidade no Estado de São Paulo. [www.assespro-sp.org.br].