Falhas no armazenamento de XML da NF-e põem em risco segurança de informações empresariais

Segundo a legislação vigente, devem ser guardados os arquivos digitais emitidos nos últimos cinco anos mais os do ano corrente.

Se por um lado a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) deu mais agilidade, transparência e segurança ao vaivém das informações entre as empresas e o fisco, por outro trouxe também um problema complexo – parte considerável de emitentes e destinatários desses documentos virtuais está se descuidando da guarda digital dos arquivos XML de entrada e saída.

O alerta é do gerente de produtos da Wolters Kluwer Prosoft, Heverton Gentilim. Segundo ele, as empresas estão realizando essas tarefas de forma incorreta e insegura. “Isso independe do tamanho da companhia, pois os equívocos estão mais relacionados a processos e a ferramentas do que propriamente ao tamanho da empresa”, explica.

De acordo com a legislação tributária vigente, o emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade e em local seguro, permitindo que seja colocado à disposição para a administração tributária quando solicitado. Devem ser guardados os arquivos emitidos nos cinco últimos anos mais os do ano vigente. O prazo pode variar segundo cada estado.

Os arquivos de NF-e ficam armazenados por um determinado período nos servidores oficiais da Fazenda estadual e federal, porém esse tempo não atende à determinação legal dos cinco anos fiscais mais o ano vigente, por uma questão de volume.

“Considerando que a fiscalização pode ocorrer sempre dos últimos cinco anos, surge a necessidade de armazenar não apenas as notas, mas todos os documentos fiscais da empresa. No caso da NF-e, isso se torna mais difícil, pois são vários arquivos, processados por sistemas que precisam ser corretamente gerenciados e armazenados”, pondera Gentilim.

Atualmente, o mercado de tecnologia da informação está em constante movimento na busca por ferramentas cada vez mais robustas para aumentar o nível de confiança e segurança do armazenamento dos arquivos digitais, explica o executivo.

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