Cemig aproxima os 462 mil quilômetros de sua rede de distribuição com apoio da vídeo colaboração

A plataforma Polycom® RealPresence® é utilizada para diminuir as distâncias entre os 774 municípios do estado de Minas Gerais que são atendidos pela distribuidora de energia elétrica. Treinamentos, inclusive com os 700 empregados que participam da CIPA, e reuniões para tomada de decisões estratégicas são realizados hoje com maior frequência e menores custos e tempos de deslocamentos por meio da rede composta por 35 pontos, espalhados por Minas Gerais. Somente em 2014, a Cemig estima ter economizado mais de R$ 691 mil com gastos de despesas de viagens e hospedagens dos seus colaboradores

São Paulo - Com 462 mil quilômetros de redes de distribuição, a Cemig é a maior empresa distribuidora de energia da América do Sul, além de atuar nas áreas de geração e transmissão. Atualmente está presente em 774 dos 853 municípios de Minas Gerais e configura-se como uma das maiores empresas do ramo de energia do Brasil, principalmente por atuar na quarta maior área territorial do País. Diante desta grande abrangência, uma de suas principais necessidades era tornar a comunicação entre os diretores, superintendentes e gerentes mais eficiente e, com isso, garantir que todas as obras e manutenções preventivas e corretivas fossem realizadas dentro dos prazos adequados. Para atender essa demanda, há cerca de cinco anos a Cemig iniciou um amplo projeto de vídeo colaboração, baseando sua escolha na plataforma Polycom® RealPresence® .

Utilizando recursos de videoconferência, as gerências responsáveis por cada um dos trechos da rede de distribuição realizam reuniões semanalmente. E as áreas de geração e transmissão de energia aplicam a tecnologia para planejamento estratégico de suas iniciativas. “A comunicação nunca foi tão fácil dentro da empresa. E tampouco contávamos com recursos de apoio, como a possibilidade de compartilhamento de uma tela de computador, por exemplo, viabilizando que dados sejam acompanhados simultaneamente por todos os participantes”, diz Vinícius Farias Fonseca, responsável pela operação da infraestrutura de videoconferência na Cemig.

Hoje são 26 pontos de videoconferência distribuídos nas maiores cidades de Minas Gerais e também nas regiões metropolitanas de Belo Horizonte, capital do estado. Além disso, na sede da empresa, em BH, a Cemig conta com mais sete pontos. Três são equipamentos móveis que podem ser transportados e instalados em qualquer sala de reunião que disponha de um ponto de rede e de energia, e em diversas outras salas, incluindo um auditório com capacidade para 200 pessoas, além de um ponto especialmente dedicado para monitorar e gravar essas reuniões. Outros dois pontos de videoconferência atendem às necessidades dos projetos realizados junto a empresas do grupo Cemig, como a Light, no Rio de Janeiro (RJ), e também com parceiras, como CPFL, localizada em Campinas (SP). Além disso, para reuniões de menor porte, a empresa conta com dois equipamentos portáteis, um instalado na usina de São Simão e um segundo em sua sede. Ao total, são 34 pontos de videoconferência na Cemig, todos cadastrados e gerenciados pelo servidor da empresa, que também controla a demanda e monitora as reuniões.

De acordo com Celio Anderson Macedo da SM (Superintendência dos Serviços de Média e Baixa Tensão da Distribuição), que faz uso dos recursos de vídeo colaboração desde 2009, trata-se de uma excelente ferramenta de gestão que auxilia na aplicação do gerenciamento da rotina diária na Cemig, de forma simples e eficaz. Certamente a sua foi uma das áreas mais beneficiadas com a implementação da solução da Polycom, pois possui 16 gerências espalhadas em todas as regiões de Minas Gerais. “Até meados de 2008, as reuniões similares eram trimestrais e contavam com a participação apenas do gerente da área, afinal devido à grande capilaridade, os encontros semanais eram totalmente inviáveis, não só pelo alto custo, como também pelo desgaste e exposição ao risco dos empregados com os deslocamentos”, diz Macedo. No cenário atual, a superintendência consegue reunir em uma única sessão de videoconferência centenas de pessoas, incluindo gerentes, engenheiros assistentes, supervisores, colaboradores internos e das empresas contratadas, sem que todos deixem seus postos de trabalho. Além disso, também é possível contar com a participação semanal de outras superintendências gestoras de processos e que de alguma forma demandam serviços comerciais e emergências para a expansão e manutenção do sistema elétrico.

“Fazer uma síntese sobre a vídeo colaboração na Cemig significa dizer que hoje não é mais possível imaginar a gestão de processos em mais de 700 municípios e 10 mil empregados sem o apoio da tecnologia. Além disso, nada melhor do que poder realizar uma reunião virtual com os responsáveis por cada localidade, com a mesma sensação de proximidade de uma reunião presencial, para traçar estratégias capazes de manter a Cemig como uma das maiores empresas do Brasil”, ressalta o Macedo.

Economia de recursos e mais qualidade de vida para os colaboradores -Levando em consideração que, em média, acontecem três reuniões por dia empregando os recursos de vídeo colaboração e que cada uma delas envolve no mínimo cinco pontos diferentes de conexão, estima-se que somente em 2014, a Cemig tenha economizado mais de R$ 691 mil somente evitando esses deslocamentos. É possível ainda mencionar uma redução considerável de custos empregados para viabilizar os treinamentos da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). A utilização da videoconferência evita que os cerca de 700 empregados, que por lei fazem parte desta comissão, tenham que se deslocar até Sete Lagoas para participar do treinamento, que embora seja anual, consumia recursos da ordem de R$ 238 mil em cada edição.

Fora isso, a possibilidade de não ter que viajar e ficar longe da família para realizar uma reunião no interior de Minas Gerais ou mesmo fora do estado ou do País, com certeza é o melhor exemplo de melhoria da qualidade de vida para os colaboradores da Cemig. Hoje a maioria das reuniões beneficia-se da tecnologia de vídeo colaboração, sem nenhum prejuízo na transparência das informações. “Um dos nossos diretores costuma brincar com os empregados que a única coisa que ele perde com as videoconferências é o calor humano, porque todo o resto é possível transmitir com a solução”, enfatiza Farias.

Ampla utilização dos equipamentos e dos seus recursos -Obviamente, algumas prioridades foram definidas para atender as maiores diretorias da empresa, como a DDC (Diretoria de Distribuição e Comercialização) e DGT (Diretoria de Geração e Transmissão). No entanto, a Cemig disponibiliza os recursos da plataforma Polycom® RealPresence® de maneira corporativa, ou seja, qualquer empregado pode solicitar uma reunião através do serviço online. Pela segurança que traz e por eliminar os riscos do deslocamento, independente do meio de transporte, tornou-se uma ferramenta aliada dos empregados. A solução permite a troca de opiniões, tomada de decisões, esclarecimento de dúvidas e inúmeras outras possibilidades, que são fundamentais no gerenciamento de toda a rede elétrica espalhada pelo estado de Minas Gerais. A simplicidade de utilização, assim como a grande similaridade de uma conversa presencial, com a imagem e o áudio com sensação total de realidade, capazes de proporcionar uma experiência tão real como se os participantes estivessem face a face, fizeram da videoconferência uma rede social indispensável para a interação e comunicação de toda a empresa.

A possibilidade de transmitir áudio, vídeo e conteúdo (PowerPoint, Excel e até mesmo compartilhar a tela de um computador) são vantagens apontadas pela Cemig. Além disso, Farias ressalta que o Polycom® RealPresence® Collaboration Server, servidor responsável pelo gerenciamento de toda a infraestrutura, sem dúvida é o recurso da plataforma mais importante. “Sem ele não seria possível conectar todos esses aparelhos em uma só reunião, nem mesmo fazer os agendamentos e deixar as reuniões previamente organizadas já com o layout da tela de acordo com o número de cidades participantes, horário de inicio e recorrências das reuniões. É o servidor que faz todo o gerenciamento, que permite desde conectar e desconectar participantes, mandar mensagens, até alterar as configurações dos aparelhos através do Path Navigator”, finaliza o responsável pela operação da infraestrutura de videoconferência na Cemig.

A Polycom auxilia as empresas a desenvolver o poder da colaboração humana. Mais de 400 mil empresas e instituições ao redor do mundo superam a distância com as soluções seguras de voz, vídeo e conteúdo da Polycom, para aumentar a produtividade, acelerar o tempo de lançamento no mercado, proporcionar um melhor atendimento ao cliente, expandir a educação e salvar vidas. A Polycom e seu ecossistema global de parceiros fornecem soluções de colaboração flexíveis para qualquer ambiente, oferecendo a melhor experiência de usuário, a mais ampla interoperabilidade multi-fornecedores e uma inigualável proteção ao investimento. [www.polycom.com].