Itaipu Binacional aprimora seus processos de compras nacionais, binacionais e internacionais

Com solução baseada na plataforma Paradigma WBC.

A usina hidrelétrica adotou a solução para compras eletrônicas que atende as peculiaridades da companhia binacional, levou eficiência e transparência aos processos e uma economia estimada em 80 mil dólares, por ano, em correspondências para fornecedores.

Concebida a partir da integração de duas nações, a Usina Hidrelétrica de Itaipu localizada em território brasileiro e paraguaio, contou com a solução da empresa catarinense Paradigma Business Solutions, por meio de um consórcio binacional com a empresa paraguaia Excelsis, para o desenvolvimento de seu Portal de Compras Eletrônicas, compras.itaipu.gov.br no Brasil e compras.itaipu.gov.py no Paraguai, criado para garantir maior transparência e agilidade aos processos de aquisições da companhia.

Entidade de direito internacional público, a Itaipu foi instituída por um tratado entre o Brasil e o Paraguai em 1973. Rosimeri Martins, Superintendente de Compras da companhia, explica que por ser uma empresa binacional, a hidrelétrica tem o desafio constante de atender as necessidades específicas de cada país, garantindo sempre a isonomia na participação.

“O desenvolvimento de um Portal de Compras Eletrônicas teve uma especial complexidade, pois trazia a necessidade de seguir a Norma Geral de Licitação da companhia, que contempla elementos dos sócios Paraguai e Brasil, enquanto se relaciona com fornecedores regionais e globais”, explica Rosimeri.

Integração da Diretoria Financeira -A necessidade da integração de compras começou em 2006, quando a diretoria Financeira da Itaipu decidiu adotar a ferramenta de ERP SAP como solução de Gestão Empresarial para integrar as informações de suas superintendências que atuavam com sistemas distintos. Com a diretoria integrada, a empresa desenvolveu internamente um Portal de Cadastro e um sistema de avaliação online para aprimorar sua relação com os fornecedores, além de desenvolver novos fornecedores nos dois países, que trouxe aumento de produtividade com a diminuição do tempo para concluir os cadastros e economia com papel.

Com esses dois projetos concluídos, a empresa decidiu partir para a modernização de seus mais de 2.600 processos de compras anuais. Economista da Itaipu Binacional, Fluvio Ricardo Nascimento, explica que, os processos de compras eram realizados de forma manual, por envio de email e fax para responder cotações e envio de cartas convite pelos correios para fornecedores do Brasil e Paraguai. “Temos um trânsito muito grande de papéis entre os fornecedores em nossas compras de pequeno valor e nas licitações nas modalidades de Coleta de Preços e Pregão. Com a consolidação deste projeto, teremos considerável redução”, conta Fluvio.

A binacional possui um volume de compras de 152 milhões e dólares por ano, 80% são para serviços como limpeza, vigilância, copa e transporte e os outros 20% são para sobressalentes, manutenção preventiva e materiais de consumo diverso. Fluvio explica que a necessidade da implementação premente dessa solução surgiu com o abandono, em 2009, do Pregão Eletrônico Binacional, devido a problemas técnicos de utilização da ferramenta antiga. A partir disso, os pregões binacionais precisavam ser feitos de forma presencial, o que muitas vezes se tornava inviável, pois os fornecedores participantes localizados em diversas regionais do Brasil e do Paraguai precisavam se deslocar de seus Estados para Itaipu.

Diferente do projeto realizado internamente para o desenvolvimento do cadastro de fornecedor, neste trabalho para a criação de um Portal de Compras, a empresa avaliou a complexidade e todas as necessidades para os diversos tipos de compras e a de integração com o ERP e o Portal de Cadastro, então, decidiu especificar a solução e licitar um produto. Visando a participação igualitária, em 2013, a companhia publicou a licitação, que teve como vencedor o consórcio Paradigma-Excelsis, cuja oferta baseava-se na plataforma Paradigma WBC Public, pioneira em compras públicas no Brasil, e na experiência da empresa brasileira no atendimento de projetos de negociação eletrônica de grande porte e na integração com a tecnologia SAP.

“No Brasil, a Paradigma Business Solutions demonstrou atender as demandas desse trabalho que exigiu a customização de todos os procedimentos em relação às moedas utilizadas: o Guarani, moeda do Paraguai; o Real, moeda brasileira e o dólar americano, moeda balizadora das negociações da companhia. Além da necessidade de se manter o sistema multi-idiomas (português, espanhol e inglês), totalmente integrado ao ERP SAP”, afirma Rosimeri Martins, superintendente de compras da Itaipu Binacional.

Ponto neutro entre os dois países -Um dos pontos determinantes do projeto ficou a cargo da área de TI da Usina que teve o desafio de definir um local como ponto neutro entre os dois países para instalação de uma infraestrutura de data center para a solução. Para manter as condições iguais aos dois países, foi realizada uma análise para cruzamento de pontos, que garantisse que se algum fornecedor não conseguisse realizar uma operação por um provedor do Brasil, a operação seria concluída por um provedor paraguaio e vice-versa. Essa solução também atua com dois firewalls e dois IPs públicos separados, quatro máquinas web, replicados no banco de dados, além de estar integrada ao sistema de gestão empresarial SAP e sincronizado com o cadastro de fornecedores online.

Economia estimada de 80 mil dólares, por ano, em gastos com correspondência: “As peculiaridades do negócio da Itaipu não param por aí. A solução desenvolvida pelo consórcio, baseada na tecnologia Paradigma WBC, atendeu as nossas particularidades de empresa Binacional, permitindo uma customização adequada”, diz Fluvio, explicando que a área de compras possui quatro unidades compradoras localizadas no Brasil e no Paraguai, que atuam em dupla nos processos binacionais: Curitiba (PR), Foz do Iguaçu (PR), Cidade Del Este (Paraguai) e Assumpção (Paraguai).

Dentro de todas as modalidades de compras, ainda existe a separação por processos nacionais do Paraguai, onde os fornecedores negociam com o Guarani e em espanhol; processos nacionais Brasil, com o Real e em português; processos binacionais: com fornecedores dos dois países, em português e espanhol, com o dólar como moeda balizadora e os processos de compras internacionais que envolvem fornecedores dos demais países, com o portal todo em inglês e negociado em dólar.

A solução está sendo utilizada desde setembro de 2014, com os processos de compras de pequeno valor e coleta de preços e, logo, será publicado um piloto para o pregão. “Estimamos uma economia anual de 128 mil folhas de papel e de 80 mil dólares com gastos em correspondências, por ano, com o fim do envio das cartas convite e da troca de correspondência com os fornecedores”, afirma Rosimeri.

A Itaipu estima que terá economia para os fornecedores em termos de logística, evitando milhares de deslocamentos binacionais e internacionais, com grande impacto em mobilidade urbana e evitando a contribuição na emissão de poluentes decorrentes do uso de transporte. A facilidade de acesso remoto também poderá promover uma maior inclusão digital das empresas e profissionais de influência da Itaipu Binacional.

Avaliação do comprador aprimorada -Com o fim da troca de correspondências via correio, a conclusão de um processo de compra que era feita em 60 dias deve passar para 20 dias. Mas o intuito da companhia não é somente diminuir o tempo. “Nossos compradores estão envolvidos diariamente com muitas normas e procedimentos inerentes ao negócio e acabam se preocupando mais com o meio do que com o resultado. Essa solução está trazendo condições favoráveis para melhorar a análise dos compradores sobre as propostas dos fornecedores. Além disso, graças a essa tecnologia, temos um portal totalmente aberto e transparente onde fornecedores dos dois países podem acessar”, comenta Rosimeri.

Rosimeri comenta que o próximo passo será a gestão das informações oferecidas por esses sistemas. “Também adotamos o módulo de Gestão e Controle da plataforma de compras da Paradigma conhecido no mercado como Analytic Dashboard para termos fácil acesso a todas as informações sobre uma ordem de compra, desde o tempo para efetivar até os custos. Esses dados e dos demais sistemas utilizados pela Diretoria Financeira serão tratados em um ambiente de BI com recursos de geração de visões, relatórios gerenciais e KPIs, que ajudarão na tomada de decisão da companhia em projetos como o Compras Sustentáveis, usando como princípio que nossas aquisições e projetos devem estar baseados no tripé de sustentabilidade econômica, social e ambiental”, conta Rosimeri.

“Avaliando todo o caminho percorrido para termos hoje nossas áreas integradas, com eficiência em nossos processos e ainda gerando informação para tomada de decisão, temos a certeza de que não podemos deixar de cumprir o nosso papel de sempre melhorar a eficiência dos processos públicos para economia de recursos e transparência para a população, e não vejo como, em um processo de logística, não abraçar soluções de tecnologia”, finaliza Rosimeri.