Executivos da CPFL Energia aumentam produtividade em 66% com vídeo colaboração

O uso da plataforma Polycom® RealPresence® permite que mais de 250 colaboradores reúnam-se virtualmente a cada evento. Tecnologia apoia inclusive os encontros do Café Filosófico. Com a redução dos deslocamentos, a companhia diminuiu em torno de 14 mil quilos a emissão de CO² na atmosfera. Nesse processo, a CPFL também diminuiu em 50% os carros de sua frota. O ROI do projeto, no qual foram investidos cerca de R$ 500 mil, ocorreu em 36 meses

São Paulo - Ampliar a flexibilidade na realização de reuniões e treinamentos e diminuir a necessidade de deslocamento dos executivos. Estes eram os objetivos principais da CPFL Energia, uma das maiores empresas do setor elétrico brasileiro, que atende quase 20 milhões de consumidores em 570 munícipios brasileiros na área de concessão, além de ser a líder no segmento de energias renováveis no Brasil com uma matriz diversificada: de grandes e pequenas centrais hidrelétricas a parques eólicos, usinas de biomassa, térmicas a óleo combustível e, mais recentemente, a primeira usina solar do Estado de São Paulo. Para atingir tais metas com segurança e confiabilidade, a empresa adotou a plataforma de vídeo colaboração Polycom® RealPresence® para desafiar as barreiras da distância.

Com a disseminação e o intenso uso do sistema de videoconferência dentro da companhia nos últimos seis meses, a CPFL, em média, já aumentou em 66% a produtividade dos executivos, o que foi possível principalmente em função da redução dos deslocamentos. Para atender as demandas do negócio no que diz respeito a vídeo colaboração, contam hoje com 35 pontos de videoconferência. Deste total, 27 estão distribuídos no estado de São Paulo, sendo 16 em Campinas, onde está localizada a sede da empresa, dois na capital e outros nove nos municípios de Bauru, Indaiatuba, Jaguariúna, Jundiaí, Piraju, Ribeirão Preto, Santos, Sorocaba e São José do Rio Preto. As cidades de Recife (PE), Caxias do Sul (RS) e Passo Fundo (RS) também possuem pontos de videoconferência.

Dentro desta infraestrutura, o espaço Café Filosófico, utilizado para palestras e eventos internos, como, por exemplo, lançamento de novos programas e projetos do grupo CPFL, merece destaque. A inovadora tecnologia implementada permite conectar em uma única sessão mais de 250 executivos, independente de sua localização. A Universidade Corporativa também conta com uma sala dedicada para a realização de treinamentos, cursos (interno e externo) e integração de novos colaboradores. Neste ambiente são realizados cerca de 12 a 15 treinamentos por mês.

“No passado nosso ambiente de videoconferência não nos trazia confiança, pois tínhamos equipamentos que estavam com uma vida útil ultrapassada e não possuíamos estrutura de servidores, causando desconfiança e insegurança na utilização em reuniões importantes”, afirma Luiz Faion, analista de Tecnologia da Informação da CPFL Energia.

Mais produtividade e menos riscos e gastos com deslocamentos -Levando em consideração que são realizadas cerca de 700 chamadas por mês e o investimento inicial em toda infraestrutura foi de R$ 500 mil, prevê-se que o retorno do investimento (ROI) neste projeto, que começou em 2011, foi atingido em 36 meses. Antes da plataforma Polycom, os executivos da CPFL tinham que necessariamente deslocar-se para participar de seus compromissos, despendendo horas com viagens, expondo-se aos risco de acidentes e acarretando para a companhia gastos com passagens e hospedagem. De acordo com Faion, atualmente, o projeto de vídeo colaboração encontra-se consolidado, padronizado e estabilizado, o que tem gerado cada vez mais benefícios para a empresa. Entre eles estão a redução dos deslocamentos e aumento da produtividade, que foi uma forte motivadora para melhora da qualidade de vida dos colaboradores. No modelo atual, os executivos da CPFL tem um ganho de duas horas de deslocamento por chamada realizada, o que, fazendo um cálculo, resulta em uma economia média de 700 horas por mês, apenas com o deslocamento.

“As reuniões executivas tiveram um grande ganho com essa nova estruturação. As apresentações podem ser compartilhadas através do próprio sistema, no qual todas as interações são realizadas de forma remota, mas com uma qualidade de detalhes igual a de uma presença física. A tecnologia também possibilita que as reuniões sejam agendadas com menor antecedência, pois não dependem de alocação de carro ou compra de passagens área e reservas de hotéis”, explica Faion.

Outro fator relevante foi que a redução de custos com viagens rendeu mais recursos para a ampliação do ambiente de videoconferência, realizando mais investimentos em vídeo colaboração. Neste processo, a CPFL conseguiu retirar em torno de 50% dos carros da sua frota de veículos, sem impactar o dia a dia de seus colaboradores na participação de reuniões e treinamentos. O que acabou impactando também positivamente o meio ambiente, afinal deixou-se de emitir cerca de 14 mil quilos de CO² na atmosfera.

A facilidade de operação dos equipamentos, principalmente devido à criação de salas virtuais e números de ramais próprios para uso do equipamento, possibilita a operação pelo próprio colaborador. Com isso, o número de chamados no help desk e solicitações de equipes técnicas para acompanhamento de reuniões foi reduzido. A CPFL ainda criou um grupo de multiplicadores, que visa estimular as assistentes das áreas a disseminar o uso da vídeo colaboração na empresa.

Outras aplicações -A companhia de energia também faz uso de um rack móvel junto ao equipamento de videoconferência, que pode ser deslocado entre os blocos da sede. Dessa forma, passou a atender diversas salas que não possuem um equipamento fixo e não requerem muitas horas de utilização. Essa iniciativa rendeu mais mobilidade e flexibilidade para atender pontos que não suportam uma câmera fixa ou que sejam pouco utilizados.

Nas cidades de Campinas e Caxias do Sul, a empresa também realizou a montagem de duas salas, sendo uma em cada site, para realização de um projeto com duração estimada de 18 meses. Em determinadas etapas do projeto, os equipamentos eram mantidos conectados 24 horas por dia. De acordo com Faion, o projeto teve um retorno bastante positivo por parte das equipes de desenvolvimento/funcionais, que aprovaram com inúmeros elogios a facilidade, integração e ganho de tempo proporcionados pela vídeo colaboração.

Ampliação da estrutura - Ao longo dos últimos três anos, a CPFL cresceu de quatro equipamentos para um total de 35, demonstrando o sucesso da implantação da vídeo colaboração. Por isso, para o ano de 2014 foi decidido a contratação de um projeto de ampliação, em que foram adquiridos novos equipamentos para facilitar a experiência do usuário, acelerar a adoção das comunicações em vídeo e reduzir os custos de suporte para os administradores e com isso, habilitar 12 novas salas no Grupo CPFL; também serão implementados novos recursos que permitem a realização de maior número de conexões simultâneas. Já para atender às solicitações de participação de parceiros que não possuem um sistema de videoconferência a companhia está adotando o Polycom® RealPresence® CloudAXIS™ Suite, que permitirá conectar qualquer usuário com um navegador de internet com qualidade, segurança, interoperabilidade e confiabilidade. Também existem planos de expandir a utilização da videoconferência para notebooks e dispositivos móveis.

A Polycom auxilia as empresas a desenvolver o poder da colaboração humana. Mais de 400 mil empresas e instituições ao redor do mundo superam a distância com as soluções seguras de voz, vídeo e conteúdo da Polycom, para aumentar a produtividade, acelerar o tempo de lançamento no mercado, proporcionar um melhor atendimento ao cliente, expandir a educação e salvar vidas. A Polycom e seu ecossistema global de parceiros fornecem soluções de colaboração flexíveis para qualquer ambiente, oferecendo a melhor experiência de usuário, a mais ampla interoperabilidade multi-fornecedores e uma inigualável proteção ao investimento. [www.polycom.com].