A importância das centrais de compras

Todos nós sabemos que a área de compras de uma pequena empresa é o pulmão do negócio. Temos conhecimento também que uma das principais dificuldades encontradas por essas PMEs é o baixo poder de negociação, tanto em relação ao preço quanto ao prazo de pagamento, já que os grandes fornecedores ainda não aceitam pedidos em pequenas quantidades e o acesso das pequenas empresas se torna reduzido, impactando diretamente no valor final da mercadoria e no próprio lucro das empresas.

Claro que existem muitas questões chave para serem analisadas e que podem impactar no lucro, como o plano de negócios, a cultura da empresa e mesmo os profissionais contratados. O crescimento também depende de capital e investimentos. Mas, na grande maioria das vezes, em se tratando de pequenos negócios, uma das soluções está em reforçar o poder da central de compras. Deste modo, restam duas opções: comprar em grande quantidade ou se unir a uma rede de negócios.

Pensando nisso, levantei alguns pontos que podem ser interessantes para PMEs. A ideia não é classificar qual área é a mais importante nem detalhar processos, mas procurar dar a atenção devida a central de compras.

1.Vamos começar pela cotação. Hoje é fundamental para qualquer empresa ter poder de negociação e é na fase da cotação que isso deve ser utilizado. Quem faz as cotações precisa saber qual o melhor lugar para se comprar, quais as vantagens e desvantagens e principalmente como diminuir os custos. Esses são três fatores essenciais para começarmos uma cotação, ou seja, a escolha pelo produto com melhor preço e qualidade.

2. O perfil do profissional responsável pelas compras também precisa estar em harmonia com o DNA do negócio e fornecedores. Muitas vezes a falta de habilidade, desempenho e até de força de vontade podem estar comprometendo todo o processo de compras, travando o fluxo saudável do negócio. Reveja, se necessário, este profissional ou procure estar mais próximo dele.

3. Hoje também são oferecidas várias plataformas de gestão específicas para centrais de compras. Os programas são focados no processo desde a cotação até o relatório final de desempenho. O interessante é a otimização de tempo e o resultado rápido que a tecnologia oferece, dando maior precisão aos resultados, diminuindo a margem de erro e aumentando os lucros da empresa.

4. Organizações de médio e pequeno porte possuem pouca competitividade com relação às grandes. Isso quer dizer que é preciso explorar alguns aspectos, como a relação com os fornecedores. Neste contato está a possibilidade de redução de valores, análise da qualidade e quantidade, além de garantir menos retrabalho quanto a reposição de material ou atrasos.

5. Depois do processo de compra feito e a entrega realizada é preciso pensar que haverá uma próxima compra. Antes disso acontecer é necessário que haja um relatório estratégico para acompanhamento das compras e que a partir dele se analise se o processo está acima do desejado. Compare os produtos, fornecedores, preço, entrega e tudo que poderá somar para uma melhor compra.

O importante é que as PMEs entendam que fazer parte de uma central de compras traz um conjunto de vantagens para o varejista, não só em relação aos preços, mas também por meio do contato com outros empresários. A sinergia gerada pelo grupo acaba se tornando um fator auxiliador durante os processos. Muitas vezes os empresários são muito competentes na área que atuam, porém precisam da ajuda de outros profissionais e da tecnologia para facilitar a continuidade e crescimento do negócio, principalmente diante de um mercado tão competitivo e de uma economia frágil como a que iremos enfrentar em 2015.

Por fim, há uma certa urgência em mudarmos nosso olhar sobre o setor de compras para sairmos do automático e prestarmos mais atenção no que pode ser melhorado. Muitas vezes pequenos detalhes fazem toda a diferença e a tecnologia está aí para melhorar cada vez mais o desenvolvimento de qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho.

. Por: Jonatan da Costa, Analista de Sistemas, pós-graduado em gestão e desenvolvimento de softwares. Fundador da Área Central, Jonatan trabalha no desenvolvimento do sistema desde 2005, tendo obtido o prêmio Jovem Empreendedor de Destaque em 2014 por conta da inovação que a startup trouxe ao mercado brasileiro.