MXM-BPMS oferece visibilidade sobre processos das empresas

E auxilia gestores na tomada de decisões estratégicas.

Em busca de melhores resultados e eficiência nos processos organizacionais, cada vez mais empresas estão aderindo às soluções de gestão responsáveis pelo mapeamento dos processos de toda a cadeia de negócios. Esses softwares recebem o nome de BPMS (Business Process Management Suite), e são uma poderosa ferramenta de gerenciamento para garantir que os processos sejam executados, contribuindo para os objetivos da organização, o que inclui desenho dos fluxos e formulários eletrônicos, definição de workflow, regras de negócio, integradores, monitoramento em tempo real das atividades e alertas.

Atenta às necessidades de mercado, a MXM Sistemas buscou na França um dos melhores softwares de BPMS do mundo, o Bonita BPM. Presente em mais de 120 países, com uma base de usuários superior a dois milhões, ele é atualmente um dos líderes mundiais de fornecimento de soluções no segmento. Desta parceria, nasceu o MXM-BPMS alinhando a qualidade na prestação de serviço da MXM com a tecnologia de ponta do Bonita BPM.

Sem uma visão clara dos processos em curso, os gestores muitas vezes precisam tomar decisões sem saber se o caminho escolhido é viável. Sem conseguir medir a performance de um processo fica difícil tentar melhorá-lo. É neste momento que o MXM-BPMS atua como ferramenta de gestão que auxilia na resolução dos problemas mais comuns dentro de uma empresa, gerando aumento de produtividade, melhores controles, redução de custos, conformidade entre processos e operação, e melhor capacidade de planejamento operacional.

O MXM-BPMS permite integrar um processo modelado para outros sistemas, bem como o desenho de formulários web, envio de avisos e alertas de forma automática pelo sistema, quando um evento específico ocorre no processo, ou quando uma condição pré-determinada é atingida. Além disso, podem ser criados indicadores-chaves de performance, monitorados através de dashboards, que possibilitam aos gestores uma análise constante de seus processos em execução e histórico.

Todas essas ferramentas despertaram há um ano atrás o interesse da Critério Contabilidade, empresa prestadora de serviços nas áreas de auditoria contábil, perícia, consultoria e assessoria contábil, fiscal, de departamento. “Somos essencialmente um escritório de contabilidade e, como tal, estamos sujeitos a altíssimas multas caso obrigações não sejam entregues ou enviadas com erros. A mitigação destes riscos é fator fundamental para nosso negócio e a implantação de uma ferramenta BPMS apresentou-se como uma alternativa bastante interessante para aprimorar nossos controles e, consequentemente, diminuir nossos riscos”, explicou Anderson Mendonça, consultor de TI da Critério Contabilidade.

O processo de implantação do MXM-BPMS ocorreu em duas etapas: uma preliminar de definição da solução e implementação da estrutura central do projeto, e outra voltada para a operacionalização em massa. Elas duraram cerca de um ano e, hoje, a ferramenta encontra-se em fase de utilização em praticamente todas as atividades diretamente ligadas ao atendimento dos clientes, sendo gradativamente utilizada também em processos financeiros e de RH.

Segundo Anderson Mendonça, hoje é possível garantir que os processos definidos na Critério Contabilidade sejam respeitados em sua essência. Através da ferramenta os gestores recebem, periódica e automaticamente, painéis de bordo que espelham a situação de cada setor, facilitando o controle e a tomada de decisões. “A integração entre as áreas também foi beneficiada, pois os processos vem gradativamente se responsabilizando pelo tráfego de informações entre os departamentos, otimizando consideravelmente a operação. Por último, a qualidade dos serviços também foi melhorada através da criação de pontos de controle explícitos e obrigatórios nos processos operacionais”, revelou.