CEL-LEP aumenta em 40% o número de unidades e mira forte expansão com apoio tecnológico da TOTVS

Redução de custos, mobilidade, menor tempo de processamento de informações e agilidade na implementação trouxeram aumento de matrículas e rentabilidade.

São Paulo— Focado em inovação para o ensino de idiomas, o CEL-LEP, escola com mais de 45 anos de tradição, adquirida, em 2012, pelo fundo de investimento americano, HIG Capital, identificou a necessidade de reestruturar os seus processos perante a arrojada expansão planejada até 2017. O crescimento sustentado da empresa viria, inclusive, do apoio tecnológico para integrar as suas informações e, assim, promover um qualificado e maior nível de gestão à companhia. Após pesquisas de mercado para definir o parceiro de TI, a escolha foi pela TOTVS, que apresentou fortes diferenciais competitivos, com equipe qualificada no setor educacional e rapidez na implementação, por meio do modelo de oferta TOTVS Eficaz.

O projeto teve duração de seis meses e contempla todo o Back Office, incluindo a gestão de folha de pagamentos, o controle financeiro e a integração com outros sistemas utilizados pelo CEL-LEP. Com isso, todas as funções foram centralizadas no ERP TOTVS, reduzindo significativamente o prazo para a consolidação de dados e permitindo aos executivos da empresa acesso às informações em tempo real. O report financeiro, por exemplo, que antes ocorria em 30 a 35 dias, hoje fica pronto no 3º dia útil e é entregue até o dia dez, com todas as conciliações realizadas e analisadas, viabilizando tomadas de decisões estratégicas para conduzir os negócios da empresa.

Com a integração de todas as informações, não há mais retrabalho na transcrição dos dados, nem a necessidade de uma equipe dedicada para a consolidação dos resultados. O benefício direto foi a redução de 20% nos custos com profissionais, que puderam ser realocados para outras áreas internas. Além disso, a companhia tem a segurança de que todos os processos adotados são fielmente replicados para todas as unidades, que somam 500 colaboradores, mais de 12 mil alunos e 80 usuários da solução. O crescimento já pode ser mensurado, visto que o CEL-LEP elevou a sua rentabilidade e o número de unidades em mais de 40%.

“Podemos afirmar que a tecnologia apoia e impulsiona a expansão dos nossos negócios. Sem um ERP robusto e especializado, precisaríamos engajar mais tempo, recursos financeiros e profissionais. O software da TOTVS nos permitiu focar nossos esforços para identificarmos as melhores práticas internas, bem como, a solução dos gargalos, nos dedicando às análises críticas e estratégicas da empresa”, explica Alexandre Velilla Garcia, CFO do CEL-LEP.

A companhia passou a contar com o workflow de compras diretamente no dispositivo móvel. O sistema envia um e-mail com o link do pedido que precisa ser aprovado. Assim, de qualquer lugar e hora, o gestor pode validar a operação que, automaticamente remete ao comprador com a autorização imediata. Além disso, a folha de pagamento passou a atender às rotinas específicas do segmento educacional, se adaptando, por exemplo, à remuneração por hora/aula dos professores. Hoje, o processamento da folha leva 50% a menos de tempo, permitindo uma análise gerencial dos dados para otimizar os recursos e a atuação dos profissionais.

O software também é responsável pela emissão de diferentes modelos de relatórios sobre as informações financeiras e operacionais do CEL-LEP, como, por exemplo: a comparação de resultados mês a mês, ou com anos anteriores, a rentabilidade por unidade, recebimentos e débitos pendentes, dentre outros. O objetivo é, de forma rápida e segura, gerar informações qualitativas, que viabilizem identificar áreas que podem ganhar maior eficiência, bem como corrigir problemas com antecedência e, até mesmo, empregar resultados positivos como modelo estratégico para outras unidades.

“O projeto foi uma parceria entre as equipes da TOTVS e do CEL-LEP, que se empenharam árdua e mutuamente para o desenvolvimento de um trabalho rigoroso e cheio de desafios. Os resultados selam as expectativas que tínhamos em relação ao software, tanto no que se refere à qualidade de escopo, quanto ao curto prazo para finalizar a implementação”, ressalta Garcia.

A companhia utiliza ainda o Data Center da TOTVS, que, além de garantir total segurança sobre as informações, também dispensa investimentos em hardware e margem de redundância dos dados. Para 2015, o CEL-LEP pretende adotar o BI da TOTVS e o módulo de orçamento. Além disso, está prevista uma nova rodada de treinamento para engajar as equipes a utilizarem ainda mais os recursos disponíveis na ferramenta.

“Nosso objetivo é entender de perto as necessidades dos nossos clientes para oferecermos um atendimento especialista, que agregue benefícios às rotinas e processos. Dessa forma, tornam-se possíveis resultados positivos como no CEL-LEP, garantindo uma solução completa, integrada e flexível”, finaliza Gustavo Bastos, diretor do segmento Educacional da TOTVS. [www.totvs.com].