Especialista em produtividade ensina como se livrar do excesso de e-mail no dia a dia

Especialista em produtividade ensina como se livrar do excesso de e-mail no dia a dia do trabalho.

Verificar a caixa de entrada a toda hora; mandar textos longos e pouco objetivos; copiar pessoas que não estão diretamente relacionadas ao assunto abordado. Estes são alguns dos principais erros cometidos por profissionais no uso do e-mail no trabalho. Essas atitudes acabam resultando em um número excessivo de mensagens, minando todo o esforço para melhoria da produtividade nas empresas.

“A percepção de que o uso incorreto de e-mails prejudica o desempenho dos colaboradores está fazendo com que as empresas busquem formas mais eficientes de troca de informações durante o expediente. Algumas têm usado ferramentas colaborativas como solução”, destaca o CEO e co-fundador do Runrun.it, Antonio Carlos Soares, especialista em produtividade.

De acordo com o relatório econômico global da consultoria empresarial McKinsey, profissionais que utilizam e-mail gastam mais de 25% da jornada de trabalho apenas com essa atividade. E uma ferramenta que apresenta como benefício a redução do volume e do tempo gasto com e-mails é o Runrun.it. “Com a ferramenta também é possível verificar rapidamente as evoluções ocorridas nas tarefas que foram abertas por cada colaborador, evitando o tempo perdido percorrendo e-mails apenas para saber se eles necessitam de alguma ajuda ou não”, ressalta o executivo.

O especialista deixa algumas dicas para o uso do e-mail de forma eficiente nas empresas: .Use tags ou pastas para separar os e-mails: classificando “coisas que eu preciso fazer”, “coisas que eu pedi para alguém fazer”, “me copiaram e me interessa” e, por fim, “me copiaram e eu não tenho nada a ver com isso” (deletar);

. Guarde apenas uma tela de e-mail: isso significa não sair do escritório antes de ver o primeiro e o último e-mail de sua caixa de entrada na mesma tela;

. Faça parte de grupos com cautela: eles são uma ótima fonte de informação, mas podem lotar sua caixa de e-mail. Por isso, crie filtros ou saia dos grupos que tiverem mais te atrapalhando que beneficiando. Além disso, use o link de “unsubscribe” de newsletters de temas ou produtos que não te interessam;

. Estabeleça horários específicos para a verificação da caixa de entrada: dessa forma, o fluxo de trabalho não será interrompido a cada novo e-mail;

. Desabilite alertas sobre novas mensagens no computador ou celular: assim ficará mais fácil seguir os horários estabelecidos;

. Para assuntos mais complexos, realize reuniões ou converse por telefone: essa atitude simples evita listas intermináveis de e-mails sem que haja uma definição para o assunto;

. Opte por mandar mensagens com textos curtos e objetivos: para isso, é necessário obedecer à regra anterior, evitando discussões complexas por e-mail.| Blog http://blog.runrun.it.

O Runrun.it: Software brasileiro de gestão de tarefas, tempo e desempenho, usado em 107 países por mais de 100 mil empresas, como: Netshoes, Honda, NET, TIM, Amil, Embratel, Banco Votorantim S/A, FIESP, Saraiva, Infoglobo, FastShop, entre outras de diversos segmentos. Lançado comercialmente em abril de 2013, o Runrun.it auxilia gestores a aumentar a produtividade de suas equipes. À frente da empresa está o CEO Antonio Carlos Soares (AC Soares), que trabalha na gestão de organizações de alto crescimento há 20 anos.