Cinco pontos-chave a considerar para seu projeto de BPM

Quando uma empresa decide monitorar e gerenciar seus processos é porque tem um objetivo claro: quer identificar e implementar pontos de melhoria e evoluções que efetivamente tragam resultados. O caminho é válido especialmente em um momento onde a busca por vantagem competitiva conflita diretamente com a baixa disponibilidade de recursos. Um projeto de BPM (Business Process Management), quando bem planejado e executado, possibilita uma visão completa do negócio e suporta tomadas de decisão mais assertivas. A seguir, confira cinco pontos-chave para que o seu projeto de BPM seja capaz de apoiá-lo na condução dos negócios e na perenidade de sua organização.

1 - Escolha um processo que seja: Simples, com poucas etapas;

. Relativamente isolado, sem muitas interfaces com outros processos;
. Que possa gerar melhorias e/ou retornos quantificáveis e visíveis quando otimizado;
. Que tenha um “dono” claramente comprometido com a mudança e com “força” na organização para ajudar a empurrar quando a implementação engasgue. E vai engasgar.

2 - Escolha uma ferramenta que possibilite: Desenvolvimento rápido;

. Usabilidade adequada;
. Acessibilidade por qualquer meio que acesse internet;
. Capacidade de incorporar alterações nos processos “on the fly”;
. Escalabilidade transparente - se os seus esforços são bem sucedidos, os volumes crescerão MUITO!

3 - Angarie “cúmplices” para o projeto e o “day after”: Não pode ser um projeto somente da área de TI ou do grupo de Projetos e/ou BP;

Os donos e operadores de cada etapa devem ser convidados, ouvidos e integrados ao esforço desde o início.

4 - Desista da “perfeição” e jogue todas as fichas na adaptabilidade e velocidade de resposta: Entenda que não existe trabalho de especificação perfeito;

Imperfeições e exceções serão descobertas com o processo no ar e o segredo é estar preparado para alterar os novos processos antes que sejam gerados impactos irreversíveis;

Estabeleça “a priori” um plano B para operar em contingência quando Murphy se apresente. E ele vai se apresentar.

5 - “Venda” a implantação para todos os envolvidos: Tanto os usuários como os operadores do processo devem receber informações do por quê esse processo foi escolhido;

. Compartilhe quais os resultados esperados;
. Estabeleça linhas claras e acessíveis de comunicação antes, durante e depois da mudança;
. Escute com atenção todos os retornos que você possa coletar dos envolvidos;
. Demonstre quantitativamente os resultados obtidos;
. Comece imediatamente um novo ciclo de aperfeiçoamento para o processo;

Por último, volte ao primeiro ponto: se você fez o seu dever de casa direitinho, terá voluntários entre os donos de outros processos para obter resultados equivalentes aos que a última rodada forneceu.

. Por: Jorge Ahicart Perlas, diretor da Cervello e especialista em gerenciamento de processos de negócios e serviços. | Perfil —A Cervello provê soluções acessíveis e simples de usar para o Gerenciamento de Help Desk e Serviços de TI (ITSM) e Gestão de Processos de Negócio (BPMS). Com a Cervello, clientes conseguem integrar toda a empresa, tornando-a mais ágil e conectada, promovendo a governança corporativa e a melhoria contínua na prática.