Furukawa adquire GKO Frete através de novo serviço GKO Informática

Mapeamento de processos anterior à implementação de solução fez toda a diferença para a tomada de decisão e melhor aderência do GKO Frete aos negócios da empresa.

Rio de Janeiro — Após anos lidando com dificuldades na gestão de fretes, a Furukawa (www.furukawa.com.br), fabricante de soluções completas para infraestrutura de redes para os setores de TI , Telecom e Energia, implantou, no final de 2015, o GKO Frete, sistema desenvolvido pela GKO Informática. Transcorridos alguns meses, hoje a empresa comemora bons resultados, graças – em grande parte – à etapa de Pré-projeto, fase decisiva para alcançar um menor tempo de implantação com menos conflitos e problemas de mau dimensionamento.

O Pré-projeto é um conceito utilizado pela GKO Informática no qual a empresa trabalhará fortemente ao longo de 2016, com objetivo de promover uma mudança cultural, uma verdadeira quebra de paradigma na visão que as empresas têm quanto ao processo de avaliação e contratação de softwares. Trata-se de um serviço independente da aquisição do GKO Frete, desenvolvido por consultores experientes e com total compromisso para que o cliente tenha um cenário real de seus processos e consiga perceber claramente suas demandas: “O Pré-projeto vem sendo muito bem recebido pelo mercado, pois as empresas aumentam seu grau de satisfação com os resultados alcançados”, esclarece Ândria Guimarães, gerente Comercial da GKO que atua na linha de frente na apresentação do novo serviço.

A necessidade de criar este conceito como algo independente de consultorias utilizadas durante a execução do projeto surgiu com as experiências dos consultores nos trabalhos de implantação. Baseado neste esforço de campo, se avaliou que os resultados são melhor qualificados quando duas etapas prévias são cumpridas: o levantamento e o plano de projeto, que mesmo as melhores empresas de Tecnologia da Informação acabam por executar apenas depois que um sistema é adquirido.

“Neste serviço, entregamos ao cliente um Plano de Projeto detalhando o cronograma da implantação, bem como o cenário futuro com a nova solução, apontando ajustes e necessidades para desenhar o projeto, horas de consultoria e demais aspectos relacionados à tomada de decisão”, afirma Ricardo Gorodovits, diretor Comercial da GKO.

O executivo explica que o conhecimento das empresas sobre as nuances de seus negócios varia muito e isso pode interferir no correto dimensionamento de uma implantação de software. Tal desconhecimento acaba tornando-se um problema ainda mais complexo quando se trata de licitações, nas quais as informações têm caráter mais geral e, em alguns casos, podem mascarar o real cenário para adoção de um novo sistema.

“Com o Pré-projeto, os consultores da GKO realizam uma imersão nos negócios da empresa e podem oferecer maior segurança na tomada de decisão sobre a adoção do software”, explica Gorodovits. “Além disso, com este serviço, evitamos mau dimensionamento da solução, ocorrência de conflitos e tempo demasiado de implantação. Ainda é possível apontar situações às quais o cliente precisa se ajustar para que o processo seja mais efetivo e promovemos maior interatividade entre os integrantes das equipes da GKO e da empresa”, detalha.

A experiência da Furukawa —A Furukawa foi uma das primeiras empresas a contratar o Pré-projeto da GKO Informática para seu processo de transporte, seguida pela implantação recente do GKO Frete. Lea Pires, PMO (Project Manager Officer - gestora do Escritório de Projetos) da GKO, foi a gerente que comandou todo o projeto e comenta que abrir mão desta etapa para enxugar custos pode se mostrar improdutivo por duas razões principais: gerar horas de consultoria extra na implantação do sistema, pois o esforço dimensionado no princípio do projeto se direciona ao mapeamento de informações pós-compra de software e já é feito pressionado pelo prazo de entrega, e aumentar custos com indicação de soluções ou infraestrutura para suportar a implantação. “O Pré-projeto nos permite ser mais focados e assertivos nas necessidades, no tempo de duração e nos custos do processo como um todo, proporcionando ao cliente um detalhado escopo que viabiliza a tomada de decisão sem pontos cegos”, analisa Lea.

Para Michelle J. Shimabukuro Zanolla, chefe do setor de Faturamento, Logística e Entrega da Furukawa, um dos três departamentos usuários do GKO Frete, com o Pré-projeto as necessidades reais foram mapeadas e ajustadas para comportar a implantação com sucesso. “Alguns processos, como os de cálculos e análises de desempenho de transportadoras, chegavam a levar mais de uma semana para serem totalmente processados”, conta.

A profissional destaca três processos identificados no Pré-projeto e que, na implantação do GKO Frete, tiveram bons resultados: redespacho, entrega às Operadoras de Telefonia Fixa e Móvel e fretes CIF. Os parâmetros de Redespacho de produtos, no qual são utilizados fretes CIF, FOB ou uma combinação de ambos dependendo do caso, sofreu algumas alterações internas e outras no GKO Frete para que fosse possível extrair dados da solução de gestão empresarial da empresa. O GKO Frete também teve de ser adaptado para atender ao cálculo do frete de entrega de material de Telefonia nos canteiros de obra em vez do local de faturamento e isso pode ser verificado e planejado ainda antes da contratação do sistema. Por fim, os transportadores cadastrados para Frete CIF obrigatoriamente passaram a ser homologados no GKO Frete para cálculos corretos.

“Com o Pré-projeto, a implantação foi mais rápida e houve uma redução nos problemas normalmente enfrentados. O perfil do consultor que nos atendeu, com ampla maturidade em projetos, também foi determinante, aliado à visão holística dada pelo Pré-projeto, para uma implantação segura. Foi um diferencial ter feito o mapeamento dos processos previamente para assegurar o que desfrutamos hoje do GKO Frete”, finaliza Michelle.