Votorantim Energia investe em sistema de automação de processos da Iteris

E aumenta agilidade e assertividade no pagamento de notas. O CAP Workflow foi implementado há oito meses, a expectativa é que o investimento seja todo pago no segundo semestre de 2016.

São Paulo — A Votorantim Energia, uma das principais empresas do setor energético do Brasil, aposta no investimento em tecnologia como aliado na busca por produtividade da equipe e do sistema de pagamentos. Nesta direção, a empresa implementou a solução CAP Workflow, da Iteris, com o objetivo de acompanhar e monitorar a entrada e pagamento de notas fiscais de fornecedores. A empresa identificou a necessidade de automatizar o processo da área de Back Office Financeiro existente e implementar uma aplicação web que suportasse esta área e controlasse o fluxo desta operação abrangendo todos os setores da VE.

“Antes de implementarmos o CAP Workflow, as notas eram recebidas pelas áreas, era controlado por uma caixa de e-mail corporativa, o que gerava dificuldade no controle/processamento. Além disto, não contávamos com todas as informações necessárias e, muitas vezes, nem o número do pedido de compra, o que fazia com que a área de recebimento não tivesse 100% de controle nas entradas das notas fiscais e consequentemente, dos pagamentos”, explica Anselmo Garcia, gerente de TI da Votorantim Energia.

Todos os meses, a Votorantim Energia registra a entrada média de 2.500 notas fiscais, sendo que o índice de atrasos no processamento do recebimento das mesmas era alto. Com a implementação do CAP Workflow, em oito meses a empresa já registrou uma redução significativa no atraso do processamento das notas fiscais recebidas, além de uma redução drástica no pagamento de multas em função desse atraso.

Utilizado nas 17 unidades da Votorantim Energia para pagamento de todos os fornecedores – materiais de escritório, MRO, máquinas e equipamentos, entre outros –, o CAP Workflow atende todas as áreas da empresa -, Recursos Humanos, Comunicação, Vendas, Marketing, TI, etc. - gerando maior controle no processo de recebimento de notas fiscais.

“Com a automação desse processo, hoje, conseguimos pagar dentro dos prazos estipulados, além de monitorar possíveis problemas. Com o CAP

Workflow é possível acompanhar o que deixou de ser pago, por quanto tempo e em que momento o problema aconteceu e com isso, tomar as medidas cabíveis, a fim de sanar o problema”, avalia Anselmo Garcia.

Resultados — A partir da implantação do CAP Workflow, foi possível otimizar o tempo da equipe de contas a pagar, o que permitiu que os profissionais aumentassem a produtividade e assertividade no processo de recebimento de notas fiscais e do contas a pagar.

Outro importante resultado obtido foi a drástica redução no pagamento de multas por atraso de pagamento, pois a execução do trabalho passou a ser mais assertivo.

Diante dos resultados obtidos até o momento, a Votorantim Energia estuda ampliar o uso do CAP Workflow para a área de Facilities e Utilities (manutenção de frota, predial, entre outras atividades), para controle e monitoramento de abertura e encerramento de chamados dessa área.

O CAP workflow — A plataforma funciona como uma Central de Automação de Processos, o que permite a construção de workflows de aprovação sequencial em minutos, com colaboração social, gestão dos processos e agilidade.

Todas as tarefas do CAP Workflow podem ser visualizadas em dispositivos móveis, com design responsivo, que se adequa a diferentes equipamentos como tablets e smartphones, e a possibilidade de notificações via SMS.

A Votorantim Energia: • Com um portfólio sustentável e oferecendo as melhores soluções do mercado, a Votorantim Energia é a maior autoprodutora privada do país, com 2.586 MW de capacidade instalada e um portfólio de 32 hidrelétricas, entre próprias e consorciadas e cinco termoelétricas.

. A empresa conta com 168 clientes de diversos setores do país.

. Administra 8,2% do consumo industrial e 3% do consumo total do Brasil equivalente ao consumo do estado da Bahia. (dados de 2015).

. Está entre as maiores comercializadoras do país.

. Registrou R$ 3,4 bilhões de receita líquida em 2015.

. A Votorantim Energia investe em projetos parar diversificar sua matriz energética e acaba de apostar em um projeto eólico com investimento de R$ 1 bilhão na construção de sete parques eólicos no interior do Piauí, com capacidade instalada total de 206 MW. Esses parques começarão a gerar energia no início de 2018.

Perfil —A Iteris é uma empresa provedora de serviços de tecnologia da informação fundada há mais de seis anos, em São Paulo. Com uma carteira formada por empresas de médio e grande portes, é especialista no desenvolvimento de sistemas, automação de processos de negócio (BPM/BPA), entrega de informação gerencial (BI) e soluções para intranet e internet, além de possuir um portfólio de produtos próprios. A Iteris tem como objetivo ajudar as empresas a tornarem seus processos mais eficientes e suas equipes mais competitivas, funcionando como uma extensão da TI de seus clientes. | www.iteris.com.br.