TOTVS aposta em tecnologia como diferencial

Para aumentar a retenção de alunos na educação superior. A proximidade do final do ano letivo é um momento chave para aderir a funcionalidades que apoiam instituições a superarem inadimplência e perda de alunos por causa de crise econômica.

São Paulo — A retração econômica tem impactado fortemente o segmento educacional no Brasil. Uma pesquisa do Sindicato das Mantenedoras de Ensino Superior (Semesp) afirma que, em 2015, o setor contabilizou uma alta de 12,9% na taxa de inadimplência em relação à 2014. A expectativa da entidade, até o final desse ano, é de estabilização. De qualquer forma, o momento inspira atenção e a TOTVS, fornecedora de tecnologia que tem entre seus clientes 6 dos 10 maiores grupos educacionais, com a TOTVS Consulting, consultoria de negócios da TOTVS, estão atentas ao cenário e apoiando as instituições oferecendo soluções pensadas especialmente para esses casos.

O alto índice de desistência do curso é outra questão que vem desafiando o mercado. As informações oficiais mais recentes são dos Censos da Educação Superior do Ministério da Educação (MEC). De acordo com o órgão, em 2014, foram 1 milhão de pessoas formadas, porém, 1,2 milhão de estudantes trancaram a matrícula – os dados são referentes às instituições públicas e privadas, sendo mais acentuados nas instituições privadas.

O panorama geral é desafiador e está pressionando o setor privado a mudar o processo de gestão e investir mais em ferramentas de retenção. As empresas investiram em uma metodologia própria que começa a mostrar resultado de um a dois semestres após iniciada. O processo começa com a mensuração da evasão, entendimento dos motivos que levam os alunos a saírem e, por último, a promoção da retenção. As principais causas são:

Inadimplência/ atrasos: ferramentas para avisar quando um aluno que sempre foi adimplente e pontual, paga a mensalidade com atraso. A partir disso, o financeiro pode contatá-lo para entender o que está acontecendo e propor uma alternativa. Além disso, a tecnologia pode ser aplicada para agilizar o processo de tomada de decisão e o contato com o aluno, solucionando o problema antes que se torne crítico.

Mudanças no padrão de faltas: o estudante deixa de frequentar as aulas e, muitas vezes, isso só é percebido um mês depois. Já que na maioria dos casos, o processo é feito manualmente e depois lançado no sistema. Esse critério é relativo e varia de acordo com a instituição e localização, mas pode sinalizar uma evasão iminente. Por exemplo, se a faculdade está localizada num endereço com múltiplas opções de transporte, se ausentar é sinal de alerta. Já em regiões de difícil acesso, isso não é um agravante. O importante é identificar de forma rápida e tratar o caso com o aluno.

Baixo rendimento: indica que o universitário pode não estar acompanhando o conteúdo pedagógico – devido a insatisfação com o conteúdo ou até mesmo por ter escolhido o curso errado – e tem potencial para abandonar as aulas. O lançamento das notas precisa acontecer em tempo real para que o monitoramento seja efetivo a ponto de possibilitar a tomada de decisões a tempo de reverter a situação.

Insatisfação: o universitário está descontente com o conteúdo acadêmico e/ou estrutura por diversas razões, e isso pode ser medido por meio dos canais de contato ou até mesmo pelas redes sociais. Muitas vezes, uma simples pesquisa pode fornecer indicadores importantes que merecem atenção. O estudo pode ser feito com apoio da tecnologia e utilizar o site e/o portal do aluno da própria instituição, por exemplo.

A tecnologia é uma aliada para estabelecer indicadores de risco e apoiar na retenção. Os parâmetros podem ser customizados de acordo com o perfil de cada instituição. Uma metodologia da TOTVS, aponta o potencial de desistência de acordo com os alertas (causas). Para facilitar a mensuração, foram estabelecidos alguns níveis de risco: . Atenção: um dos alarmes ativados |. Risco: dois alarmes acionados |. Alto risco: três alarmes dispararam.

E como reter? O primeiro esforço deve ser a integração tecnológica em plataformas mais fluidas e ambientes que favorecem a usabilidade, apoiados por processos de retenção bem estruturados. Para a TOTVS, a principal dificuldade desse grupo específico é a famosa colcha de retalhos. Muitas vezes o sistema tem funcionalidades que não estão sendo utilizadas ou hospedadas em ambientes distintos e a responsabilidade sobre a vida do aluno é distribuída. Tudo isso, dificulta a rotina do gestor, que precisa ter a informação a pouco cliques, para tomar as devidas medidas a tempo de segurar o aluno e garantir a sua satisfação.

A retenção do aluno não acontece somente durante seu curso. Para estender essa relação, muitas instituições estão estabelecendo uma relação formal com os estudantes na vida egressa. O objetivo é estimular a troca de experiências e ajudar os universitários a se preparem melhor para as exigências do mercado. Isso permite que elas ainda possam oferecer cursos e disciplinas complementares para que os alunos cheguem ao mercado de trabalho mais competitivos.

“Essas ações já são muito observadas fora do país e ajudam não só na retenção de alunos, como também na percepção de qualidade da marca, trazendo mais valor para a instituição, fator fundamental para a sustentabilidade do negócio”, informa Eduardo Siufi, gerente sênior da TOTVS Consulting, consultoria de negócios da TOTVS. Para o executivo, outra saída identificada por algumas instituições do setor para suplantar esses desafios foi a disponibilização de seguros educacionais ou linhas de financiamento para viabilizar a questão financeira do aluno, principalmente diante da mudança das regras do FIES e ProUni.

“Percebemos que 90% dos nossos clientes começam a se preocupar quando o alarme já está em alto risco. Normalmente, isso acontece porque eles não têm a informação com facilidade e precisam buscar dados em diferentes lugares. A experiência de mais de 20 anos da TOTVS no setor educacional nos ajuda a estar preparado para apoiar as instituições nesse momento”, afirma Marcelo Cosentino, vice-presidente dos segmentos Services da TOTVS. | www.totvs.com. Aluno da UniCarioca garante 1º lugar na competição Cisco Networking Academy NetRiders