Sistema ERP com emissão de relatório, por que investir?

A evolução da tecnologia, a globalização dos negócios e o surgimento de novos concorrentes aumentam continuamente a competitividade das empresas. Para se manter no jogo, ou seja, manter ou crescer o seu empreendimento, empresário deve contar com um sistema de gestão com emissão de relatório.

A rotina de qualquer empresa é carregada de números, que vistos de forma isolada continuam sendo apenas números, mas quando relacionados são fundamentais para conhecer e planejar os passos do negócio. Sabe o que pode ajudar a decifrar esses números? Aliar a tecnologia à emissão de relatórios.

Para tirar todas as dúvidas mais comuns das micro, pequenas e médias empresas, mostro abaixo a importância e como um sistema de gestão pode ajudar no gerenciamento de uma empresa:

Por que é importante? Assim como todo empreendedor, você certamente sabe da importância dos processos e acompanhamento dos resultados. No entanto, em virtude da correria diária você acaba perdendo muito tempo e muitas vezes desistindo, o que prejudica a sua receita.

Os sistemas de gestão com relatórios servem justamente para trazer essa facilidade. É por meio dele que é possível ter acesso facilmente aos indicadores de desempenho (KPI) e integrar e otimizar processos, aumentando a produtividade. A emissão de relatórios permite identificar a real situação do negócio e comparar com o seu planejamento ou outras referências, de forma ágil e segura.

Controle de vendas de seu negócio O controle das vendas tem um papel fundamental no sucesso da empresa. É muito difícil relacionar uma empresa de sucesso que não tenha acompanhamento desde os primeiros contatos até a realização da venda e o pós-venda. Confira abaixo a importância de contar com um sistema para acompanhar o processo comercial:

1) Melhor planejamento: você poderá projetar ações de vendas, analisar onde e como expandir, além de estabelecer metas realistas e compatíveis com seu negócio;

2) Previsão financeira: com os relatórios de vendas, você conseguirá uma projeção real dos lucros nos meses à frente, o que vai lhe proporcionar estabilidade financeira e a oportunidade de planejar investimentos futuros;

3) Controle de estoque: prever altas e baixas em seu estoque facilita o equilíbrio e minimiza desperdícios. As vendas estão ligadas ao estoque e utilizando um bom sistema de gestão você vai evitar que seus clientes esperem mais tempo que o necessário pelo produto que desejam.

Controle de ganhos e perdas — Identificar e gerenciar os custos da empresa é essencial para sua competitividade no mercado. A gestão dessas áreas fornece um alicerce para fazer mudanças que vão impactar diretamente os ganhos. Se você é micro ou pequeno empresário, sua empresa está mais vulnerável às mudanças do mercado em virtude do baixo capital para investir. E será justamente essa gestão que vai garantir o aumento constante de seus resultados.

Utilize um sistema de gestão para facilitar o controle e envolva toda a equipe para realizar as análises. Defina metas e crie indicadores para acompanhar os resultados mais importantes. Realize reuniões periódicas para acompanhar os resultados e caso as metas não sejam alcançadas, analise os erros e crie um plano de ação para corrigir imediatamente.

Segurança na tomada de decisões

A tomada de decisões é a principal função do gestor. Diariamente, ele deve decidir assuntos como: qual o melhor momento para expansão? Quando e como mudar para um espaço maior que traga mais conforto aos meus clientes e funcionários?

Apesar de ter o feeling, ou percepção, o empreendedor precisa de informações seguras e ágeis para tomar decisões cada vez mais assertivas.

Antes de tomar uma decisão é fundamental saber a movimentação financeira, como está o estoque, períodos sazonais, além de saber como está o capital. Veja algumas dicas para tornar mais segura a sua tomada de decisões.

1. Utilize um sistema — Imagine ter todas essas informações de forma manual? O tempo desprendido e o risco de erro tornam inviável esse tipo de operação. O ideal é que você faça isso de forma sistematizada, o que facilitará a manipulação dos dados, terá relatórios mais esclarecedores em poucos cliques.

A partir desse ponto, com relatórios exatos em mãos, você poderá planejar e tomar decisões com segurança, tendo maiores probabilidades de acerto em escolhas que irão ter impactos direto sobre o seu negócio. É importante essa base sólida para decisões, pois quanto mais assertivas, melhor será o ano de sua empresa.

2. Segmente o faturamento — Será importante que você conheça o faturamento da sua empresa por segmento, emitindo relatórios de faturamentos em todos eles, o que vai proporcionar um gerenciamento preciso e melhor aproveitamento dos recursos separadamente. Isso é de extrema importância para as micro e pequenas empresas, pois poderão identificar possíveis sucessos ou instabilidades que exigirão mais atenção.

3. Identifique as fugas de dinheiro — Será preciso o uso de relatórios para acompanhar a movimentação e identificar possíveis fugas, problemas que estão consumindo seus recursos financeiros sem que você perceba, às vezes por rotinas mal executada ou falhas na gestão.

Nas pequenas e médias empresas, qualquer recurso faz a diferença. Ao eliminar essas fugas a empresa aumentará o capital e terá maior capacidade para investir em maquinário, pessoal ou expansão.

4. Cruze dados

Cruzar informações faz com que o gestor considere fatores relevantes, mas que antes não eram levados em conta. Ao emitir relatórios de despesas, por exemplo, você pode cruzar dados para verificar qual cliente, categoria ou dia mais frequente ocorre a despesa. Essa análise facilita muito a identificação do problema e as ações para saná-los.

Imagine também que sua equipe de vendas visitará um cliente. Ao cruzar dados ele conseguirá descobrir o que outros clientes semelhantes compraram, que produtos complementares podem ser oferecidos ou se a melhor alternativa é oferecer suporte personalizado. Esses cruzamentos de informações podem ser fundamentais para fechar uma venda, conseguir um desconto ou determinar a necessidade de compra de algum produto.

Nunca desconsidere a importância do sistema de gestão com emissão de relatórios. Juntos eles permitem o controle financeiro, deixa mais ágil a supervisão, otimizam os processos da empresa e se torna a base para tomada de decisões.

. Por: Deivison Alves Elias, diretor executivo com 12 anos de experiência em sistemas de gestão empresarial. Está a frente da Zipline, empresa responsável pelo eGestor — sistema ERP com mais de dez mil micro e pequenas empresas atendidas.