Domicílio Tributário Eletrônico impõe novos desafios aos departamentos contábil e fiscal

Em uma era em que o Google tem mais de 20 anos, é difícil fazer os jovens acreditarem que existiu um período em que a atualização legislativa na área tributária era realizada com o imprescindível apoio de publicações periódicas encaminhadas por editoras especializadas. Um pouco mais fácil é explicar que um dia os processos eram todos em papel, ainda que hoje quase todos os tribunais, inclusive diversos órgãos públicos, operem unicamente com sistemas eletrônicos.

São poucos os que criticam a digitalização dos processos e sua tramitação unicamente em meio eletrônico. De fato, reduzimos o custo com a utilização de espaços destinados apenas a servir de arquivo e agora o processo está sempre com suas “cópias” atualizadas no sistema, ou seja, são nítidas as vantagens proporcionadas por essa nova forma de processamentos dos pedidos, sejam eles judiciais ou administrativos. Visualizo a adoção do processo eletrônico como um caminho sem volta.

Com o avanço do processo eletrônico, é possível realizar os mais diversos atos diretamente do local de trabalho, evitando deslocamentos destinados apenas à realização de um simples protocolo.

Atentos às facilidades oportunizadas pela tecnologia, os fiscos, notadamente o Federal e alguns Estaduais, dedicaram-se a desenvolver ambientes eletrônicos nos quais pretendem se relacionar com os contribuintes, reduzindo os custos de administração tributária, encaminhando notificações, intimações, decisões, entre outros comunicados unicamente em meio eletrônico.

Para esse ambiente eletrônico os fiscos atribuíram o nome de Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) ou Domicilio Eletrônico do Contribuinte (DEC), como fez o estado de São Paulo. Inicialmente, o DTE era facultativo – ainda é em alguns estados e para uma gama cada vez menor de contribuintes no âmbito federal – mas muito em breve passará a ser obrigatório para todos os contribuintes tanto na esfera federal quanto na esfera estadual. No estado de Goiás, por exemplo, o DTE é obrigatório desde 2013, sujeitando o contribuinte à multa caso não esteja cadastrado nesse novo ambiente.

Apesar de facilitar a prática de muitos atos perante as Receitas Estadual e Federal, o DTE impõe aos departamentos contábil e fiscal das empresas um grande desafio no que se refere ao acompanhamento das informações que são veiculadas no ambiente eletrônico.

Até bem pouco tempo os contribuintes sabiam que qualquer intimação em um processo administrativo era encaminhada ao endereço cadastrado na Receita devendo estar atentos às correspondências recebidas, sendo que a partir do recebimento iniciavam os prazos para manifestação. Atualmente, caso o contribuinte esteja sujeito ou tenha optado pelo DTE toda e qualquer intimação passa a ser encaminhada por meio eletrônico e, ainda que exista a possibilidade de receber informações via e-mail, é indispensável acessar pelo menos semanalmente o DTE para verificar a existência de intimações, autuações, notificações, dentre outros comunicados.

Apesar de simples, é preciso reconhecer que essa rotina nunca esteve inserida nos departamentos contábil e fiscal, tanto que não raro os contribuintes tomam ciência de autuações já próximo do final do prazo para manifestação ou, em alguns casos, com o prazo já transcorrido.

Contribuintes que possuem operações em diversos estados da federação devem estar extremamente atentos à sua submissão obrigatória e algumas vezes automática ao DTE, designando um responsável por acessar periodicamente o ambiente eletrônico, mantendo todos informados sobre o andamento dos processos administrativos em trâmite, sob pena de um débito ser constituído definitivamente sem a chance de discussão integral na esfera administrativa ou, ainda, ser excluído de um programa de parcelamento de débitos.

Tanto quanto ocorreu com o processamento eletrônico dos processos judiciais, entendo que o Domicílio Tributário Eletrônico é um caminho sem volta, sendo extremamente necessário que os Departamentos Contábil e Fiscal estejam atentos a todas as implicações decorrentes da submissão ao DTE.

. Por: Carlos Dutra, advogado da área tributária do escritório Marins Bertoldi Sociedade de Advogados.