Tecnologia e legalização - Sim, elas podem andar juntas

O mercado de legalização é conhecido por ser muito baseado em processos em papel e e-mails. No entanto, esse cenário pode mudar com algumas tecnologias que estão surgindo para auxiliar na gestão desses milhares de processos, como a armazenagem em nuvem, que garante uma cópia segura de processos e registros.

Quando falamos em armazenagem em nuvem, a primeira insegurança do possível usuário que escutamos é: Onde os meus arquivos vão estar? Diferentemente do que muitos pensam, os documentos em nuvem ficam sim em um servidor físico, mas que fica ligado a você via internet.

Ou seja, você não tem os gastos de ter um servidor só seu, que exigirá manutenção e mão de obra, e passa a deixar isso com uma empresa que é especializada no assunto.

Inúmeras são as vantagens desse tipo de armazenagem que mitiga o risco de se “perder” arquivos na pasta, especialmente quando um colaborador deixa de atuar na companhia; diminui custos com servidor, mão de obra e memória; sem contar que evita o armazenamento de cópias em redundância – prática comum no dia a dia de muitas empresas.

Vale mencionar que é importante garantir qual é a disponibilidade e segurança do servidor da empresa que você está contratando, para assegurar que não terá nenhum tipo de problema em acessar seus arquivos futuramente. E, principalmente, prever em contrato que, no caso de cancelamento, eles te devolvam todos os seus arquivos.

Mas o que legalização tem a ver com isso? Por muito tempo as empresas têm controlado as suas licenças e alvarás com intermináveis planilhas em seus servidores, em que duas pessoas não podem mexer ao mesmo tempo ou, se tem várias cópias, as informações se perdem. Além de ter o fator humano, quantas vezes documentos não se perderam pela saída de alguém da empresa? Ou prazos por falta de colocar o aviso na agenda?

Pensando nessa demanda, criamos um software cloud que não apenas guarda a sua documentação, mas que permite a gestão de tarefas e de status. A ferramenta evita a perda de prazos de documentos, além de lhe oferecer uma visão 360 da sua carteira! Você recebe avisos semanais no seu e-mail das licenças a vencer/vencidas e de suas tarefas.

O Safety Docs simplifica a gestão de licenças, para que a sua empresa consiga trabalhar com mais planejamento e não apenas “apagando incêndios” que, volta e meia, trazem inúmeros prejuízos no dia a dia corporativo.

. Por: Ingrid Polini, diretora da SafetyDocs.