Spam, produtividade e ansiedade

Sou da época que uma ligação telefônica para o Rio de Janeiro era solicitada à telefonista e demorava uma hora para ser completada. A única maneira de mandar textos para outra pessoa era via telex (50 caracteres por segundo). O fax não existia. Os computadores eram mainframes com 4 kilobytes de memória (hoje, falamos tranqüilamente em 4 gigas, isto é um milhão de vezes mais). O trabalho foi do papel e caneta para terminais de mainframes, depois para microcomputadores e, atualmente, para leitura e envio de e-mails. Era possível usar boa parte do tempo pensando a estratégia, formas de implementá-la sem ter a atenção desviada para pequenos problemas do dia-a-dia.

Os e-mails tiveram um efeito interessante sobre a produtividade e as relações pessoais nas empresas. Se por um lado o registro e a velocidade de resposta cresceram vertiginosamente, aumentando a produtividade, por outro, a quantidade de informações irrelevantes que sobem hoje à alta administração da empresa, desvia o foco dos executivos, que passam a reagir ao que é urgente e não ao que é importante.

Este círculo vicioso faz com que os problemas verdadeiramente relevantes não sejam adequadamente pensados e resolvidos, gerando uma sucessão de fatos urgentes, que necessitam de atenção, exatamente por que os problemas importantes não foram resolvidos. Os altos executivos, encarregados de pensar e implementar a estratégia da empresa, são submersos em uma avalanche de e-mails, traduzindo aspectos meramente operacionais.

Eles se comunicam por escrito, por e-mail, em uma linguagem pobre, em que aspectos carismáticos e emocionais da liderança não alcançam os demais colaboradores, tornando difícil implementar a estratégia definida. Some-se aos e-mails "urgentes" da empresa, dos clientes, dos fornecedores, uma quantidade de Spam's, que segundo levantamento da Barracuda podem atingir 90% dos e-mails recebidos. Os Spam geram a ansiedade de "liberar" a caixa postal.

Começa-se o dia com 150 e-mails na caixa postal e mais 150 chegam no correr do dia, duzentos e-mails para ler e eventualmente encaminhar ou responder, sendo que 270 são puro lixo. Não me lembro nos meus tempos de executivo do mercado financeiro de ter que responder a 30 cartas ou memorandos por dia.

A ansiedade de ver a caixa postal ir crescendo, do numero de e-mails não lidos crescendo ainda mais, de o dia acabar e ainda faltarem 30 e-mails para serem lidos, leva a ansiedade que tem como contrapartida a satisfação de ver a caixa postal vazia de e-mails não lidos. Daí a considerar que o trabalho é só ler, encaminhar e responder e-mails, é um pequeno passo.

Basta ver qual é a primeira coisa que se faz ao chegar ao trabalho: ligar o micro, abrir o programa de e-mails e começar a lê-los, como se mais nada interessasse no mundo e na empresa. A produtividade da alta administração cai e quem sofre é a empresa.

Ora, se 90% das mensagens que chegam são spam, a diminuição da ansiedade e o aumento da produtividade passam, necessariamente, pelo combate eficiente a ele. A saída, sem dúvida, é tecnológica. As corporações precisam investir em sistemas eficientes de gestão e soluções de segurança da informação. Só é possível combater tecnologia maliciosa, com tecnologia avançada de baixíssimo delay entre a criação da praga e sua vacina.

. Por: Francisco Camargo, conselheiro da ABES –Associação Brasileira de Empresas de Software, da Aprisco – Associação Profissional do Risco – e presidente da CLM Software, distribuidora especializada em soluções para segurança da informação e risco operacional. | Telefone (11-2125-6256) | Site: www.clm.com.br